Накладна форма ос 2. Внутрішнє переміщення основних засобів – документообіг. Ремонт основних засобів

Продовжуємо серію статей щодо роботи з основними засобами у програмі «1С: Бухгалтерія державної установи 8, редакція 2.0» та публікуємо чергову статтю про переміщення основних засобів. Найпопулярніша операція руху ОС всередині організації – це переміщення між матеріально-відповідальними особами. У таких ситуаціях основний засіб до певного моменту перебуває у підзвіті в однієї матеріально-відповідальної особи, а потім необхідно відобразити в обліку операцію зі зміни МОЛ.

У програмі 1С: БДУ 8 ред. 2.0 для відображення внутрішнього переміщення призначено два документи:

1. «Відомість видачу ОС потреби установи» - призначений для переміщення всередині організації основних засобів вартістю до 3000 рублів.
2. «Внутрішнє переміщення об'єктів ОС» - призначений для переміщення всередині організації основних засобів вартістю понад 3000 рублів (як на балансових, так і на позабалансових рахунках).
У цій статті розглянемо внутрішнє переміщення нашого основного засобу – «Шафа», яке ми благополучно купили, прийняли до обліку та ввели в експлуатацію у минулих статтях (Покупка основних засобів у 1С: Бухгалтерії державної установи 8 та Прийняття до обліку основних засобів у 1С: Бухгалтерії державної установи 8 редакції 2.0). Так як вартість цього ОС вище 3000 рублів, скористаємося документом:

У формі списку документів створимо новий:

У шапці документа є поле «Вигляд операції», для якого передбачено перелік можливих варіантів:

Види операцій поділяються на операції з основними засобами, які числяться на балансових і позабалансових рахунках. У разі виберемо перший вид операції.
Також у шапці документа необхідно заповнити інші поля:

Поля «Підстава», «Дата» та «Номер» належать до даних про первинні документи, які є підставою для відображення в обліку факту переміщення.
Нижче у шапці потрібно заповнити матеріально-відповідальних осіб, які виступають відправником та одержувачем. Зверніть увагу, що окрім МОЛ можна вказати і підрозділ. Це поле заповнюється, якщо під час прийняття до обліку основного кошти також було зазначено підрозділ. У прикладі підрозділ не вказувалося.

У табличну частину підбираємо основний засіб, який має бути переміщений. Всі дані заповнюються автоматично, якщо інформація в шапці була введена правильно:

Також хотілося б окремо розповісти про зручну можливість підбору основних засобів у таблицю, якщо їх більше за один. Для цього скористаємось спеціальною кнопкою:

Відкривається окрема форма:

Причому в цій формі відображатимуться лише ті основні засоби, які відповідають заданим параметрам відбору: це вид операції (якщо обрано вид операції за балансовими рахунками – то основні засоби, які числяться на балансових рахунках, якщо за позабалансовими – то відповідно, на забалансових) матеріально-відповідальна особа, яка виступає відправником (тільки кошти, що числяться за ним). На мій погляд, дуже зручний механізм, що максимально скорочує ймовірність помилки.
Після того, як таблицю заповнено необхідними основними засобами, переходимо на вкладку «Бухгалтерська операція»:

У списку типових операцій здійснюється відбір за видом обраної операції:

У нашому випадку є єдиний можливий варіант. У разі використання бухгалтерської операції «Внутрішнє переміщення» додаткових реквізитів для заповнення немає. Поясню чому: за внутрішнього переміщення бухгалтерські облікові дані основного засобу не змінюються, змінюється лише матеріально-відповідальна особа.

Після проведення документ формує наступні рухи за рахунками (вся аналітика, крім МОЛу, залишається незмінною):

Також хотілося б відзначити важливу річ: крім обліку в журналі операцій з бухгалтерських рахунках, у програмі «1С: Бухгалтерія державної установи 8, редакція 2.0» облік у розділі «Основні кошти» ведеться також у спеціальних регістрах (регістри – це збирачі зведеної інформації) . На даний момент за основними засобами їх порядку 8. У цих регістрах зберігається інформація про місце зберігання, вартість основного засобу, суму нарахованої амортизації, історія переміщень та багато іншої важливої ​​інформації. Простіше кажучи: вся історія щодо кожного об'єкта ОС.
Ця інформація використовується у звітах (наприклад, звіт «Відомість залишків ОЗ, НМА, НПА») та багатьох друкованих форм (наприклад, інвентарна картка основного засобу). Тому важливо мати коректну інформацію у проводках і ОСВ, а й у різних регістрах. У зв'язку з цим фактом рекомендую відображати операції з основними засобами в програмі лише за допомогою спеціалізованих документів (як можна рідше використовувати бухгалтерські довідки).
Ми вже розглянули проводки, які сформував створений нами документ. Давайте також подивимося, які рухи регістрів були відображені цим документом. Знайти їх можна:

Відкривається форма звіту з інформацією про регістри, за якими документ здійснив зміни (реєстри представлені поіменно):

Розкривши угруповання, можна проаналізувати та перевірити дані:

У висновку хотілося б відзначити важливий нюанс: якщо будь-які звіти чи друковані форми за основними засобами формуються неправильно або мають незаповнені поля (при цьому в оборотно-сальдовій відомості інформація є вірною) – проблему потрібно шукати саме у спеціальних регістрах.

Накладна на внутрішнє переміщення об'єктів основних засобів форма ОС-2 заповнюється у разі передачі майна, що належить до основних засобів між підрозділами однієї організації. Завантажити бланк накладної ОС-2 та заповнений зразок ОС-2 можна внизу статті.

На кожен об'єкт основних засобів, що переміщується між відділами та структурними підрозділами всередині організації, складається окрема накладна форма ОС-2. Відповідальним за оформлення форми ОС-2 є особа, яка передає об'єкт до іншого підрозділу. Необхідно заповнити три екземпляри накладної ОС-2. Перший примірник за підписом приймаючої сторони залишиться у матеріально відповідальної особи, яка здійснила передачу. Другий екземпляр з відміткою передавальної сторони передається разом з об'єктом основних засобів представнику сторони, що приймає. Третій екземпляр з відмітками обох сторін буде передано до бухгалтерії, працівник якої внесе необхідні відомості до .

Зразок заповнення накладної на внутрішнє переміщення основних засобів

Форма ОС-2 заповнюється з обох боків. На лицьовій стороні бланка ОС-2 слід зазначити назву організації – власника об'єкта основних засобів, а також найменування структурних підрозділів, між якими відбувається переміщення.

Накладній надається номер, ставиться дата здійснення операції.

У таблиці вказується найменування об'єкта основних засобів, що підлягає внутрішньому переміщенню. Також вказує дата його придбання (випуску або споруди), кількість об'єктів, що переміщуються, та їх вартість.

Під таблицею наводиться коротка характеристика стану основного засобу, що передається.

Заповнений бланк накладної ОС-2 підписують представники сторін, що здає та приймає. Представники кожної із сторін зазначають свою посаду, ПІБ, підпис, табельний номер, а також дату.

Бухгалтер, зробивши позначку інвентарної картці, ставить свій підпис внизу бланка ОС-2.

Якщо об'єкт підлягає списанню, необхідно заповнити акт списання: форма ОС-4 — , форма ОС-4а для транспортних засобів — .

Приймання нових об'єктів до обліку виконується на підставі

На підприємствах, що мають відокремлені підрозділи, часто виникають такі ситуації, коли потрібне переміщення майна між цими підрозділами. Ще частіше на підприємствах відбувається зміна матеріально-відповідальних осіб. Отже, неминуче перенесення активів, які вважаються за попереднім матеріально відповідальним працівником нового співробітника. Будь-яка господарська дія обов'язково закріплюється документально. З метою фіксування руху об'єктів основних фондів усередині фірми та подальшого відображення у бухгалтерському обліку цієї операції використовують накладну на внутрішнє переміщення об'єктів основних засобів.

Для цієї накладної існує уніфікована форма – № ОС-2, затверджена Постановою Держкомстату РФ № 7 від 21.01.2003 р. У 2013 року було прийнято Федеральний закон «Про бухгалтерський облік» № 402-ФЗ. Із введенням цього закону в дію використання уніфікованих форм стало необов'язковим. Бухгалтерський відділ підприємства може сам підготувати документ, який фіксує факт переміщення майна. Оптимальною основою цього документи є бланк уніфікованої форми ОС-2. Фундаментальна вимога до підготовленої форми: до неї мають бути включені всі реквізити, перелічені у Федеральному законі № 402-ФЗ.

Коли застосовується накладна ОС-2

Розглянемо, коли потрібно застосовувати накладну на внутрішнє переміщення основних засобів.

• По-перше, як було зазначено вище, під час руху майна між підрозділами, т. е. всередині підприємства;
• По-друге, за зміни матеріально відповідальної особи;
• По-третє, під час передачі майна на ремонт, на доопрацювання, реконструкцію чи модернізацію до спеціалізованого відділу організації.

Правила оформлення форми ОС-2

• Складанням накладної займається матеріально відповідальна особа того відділу, в якому зберігається майно, що віддається;
• Видається три екземпляри накладної: перший для відповідального за збереження майна співробітника сторони, що передає, другий видається відповідальному співробітнику приймаючої сторони, третій здається до бухгалтерської служби для своєчасного фіксування факту господарської операції;
• У всіх трьох примірниках накладної ставиться підписи осіб обох сторін, які беруть участь у переміщенні (здавача та одержувача);
• Накладну необхідно оформлювати за кожним фактом внутрішнього руху основних засобів.

Накладна формою ОС-2 використовується лише за внутрішньої передачі цінностей, т. е. у межах організації.

Як заповнювати накладну ОС-2

Якщо ви використовуєте форму ОС-2, то майте на увазі, що уніфіковані форми не можна вносити зміни, і обов'язкові до заповнення всі передбачені поля. Накладна ОС-2 – двостороння. У шапці лицьового боку прописується найменування фірми. По рядку «здавач» вказується той підрозділ підприємства, на балансі якого зберігається майно, що передається. По рядку «одержувач» прописується підрозділ, який приймає майно себе баланс. Крім цього, необхідно заповнити код форми за ОКУД (0306032) та код організації з ОКПО. Обов'язковими реквізитами є номер та дата документа.

Накладна за формою ОС-2 складається з 7 граф:

1. Номер по порядку. При одночасному пересуванні кількох різних цінностей, дані про них прописуються рядково один за одним;
2. Найменування об'єкта основних засобів. Прописується назва майна згідно з записом в інвентарній картці;
3. Дата придбання (рік випуску, побудови) об'єкта основних засобів;
4. Інвентарний номер об'єкта основних засобів;
5. Кількість. Прописується кількість майна, що здається;
6. Вартість одиниці. Прописується вартість однієї одиниці основного кошти на рублях;
7. Вартість всього. Прописується загальна вартість активів у рублях.

Обов'язково прокреслюйте незаповнені рядки!

По рядку «примітка» на зворотному боці форми треба охарактеризувати об'єкти основних фондів, що переміщуються (зовнішній вигляд, комплектація обладнання, його фактичний знос та інше).

У полі «Сдав» розписується матеріально відповідальний співробітник сторони, що дає, у полі «Прийняв» – матеріально відповідальний співробітник сторони, що набуває. Обов'язково прописуються посади та табельні номери співробітників, що підписують відповідно до штатного розпису.

Як відомо, головний бухгалтерський регістр за основними фондами – інвентарна картка. Туди заносяться усі відомості про об'єкт основного фонду. Дані про внутрішні переміщення зазначаються виходячи з накладної на внутрішнє переміщення об'єктів основних засобів.

В інвентарній картці обов'язково прописуються:

• Дата;
• Номер накладної, згідно з якою зроблено відмітку.

У свою чергу, у накладній ставиться позначка, що всі необхідні записи у картці виконані.

Рух усередині фірми основних засобів – це суттєвий факт господарську діяльність, який підлягає неодмінної документальної фіксації. Застосування накладної формою ОС-2 помітно спрощує облік руху активів підприємства. Крім того, забезпечується збереження майна.

Іноді фірмі потрібно переміщення товарів чи матеріальних цінностей від однієї структури до іншої, і навіть такі незначні рухи мають бути збережені у документах у тому, ніж пошкодити звітність.

У будь-якому разі, для внутрішніх переміщень складається документ, який є гарантом того, що товар був переданий та прийнятий іншою стороною. Залежно від товару, що передається, існують різні форми накладних. Давайте докладніше розберемося у цьому питанні.

Що таке внутрішнє рух?

Внутрішнє переміщення – це рух певних товарів чи послуг, що відбувається всередині однієї юридичної особи. Воно може здійснюватися між різними матеріально відповідальними особами або структурними підрозділами.

Передаватися можуть товари, матеріали, основні цінності і т. д. Але незалежно від того, що саме передається, необхідно заповнення певної уніфікованої форми, яка служить звітністю для складів і бухгалтерії. Залежно від товарів розрізняють форми ТОРГ-13 та ОС-2. Крім того, дані про внутрішні переміщення вносяться до документів самої організації.

Що це за документ?

Для відстеження рухів товарів, матеріалів та основних засобів усередині організації існують спеціальні накладні, які мають бути оформлені під час самої передачі товарів. Цей документ є доказом того, що матеріальні цінності були передані та прийняті.

Після того, як товар буде врахований з двох сторін, накладну необхідно здати до бухгалтерії для повного звіту про переміщення. Окремо слід зазначити, що ставити підпис на документі можуть лише матеріально відповідальні особи.

Варіанти переміщення

Залежно від того, які саме товари чи цінності ви передаєте, розрізняють дві уніфіковані форми: ТОРГ-13 та ОС-2. Так, перша використовується, коли йдеться про звичайні товари або матеріали фірми. ОС-2 використовують у тому випадку, коли необхідно передати об'єкт основних засобів.

Щоб скласти документ на передачу основних засобів фірми, вам потрібно звернутися до форми ОС-2, документ слід складати у трьох примірниках. Перший залишиться у того, хто надає об'єкт, надалі він послужить для списання його зі складу. Другий документ відходить тому, кому ви передали об'єкт – він також служить для звітності та підтвердження того, скільки товару було передано, та який він. Третій екземпляр повинен залишитися у того, хто вписував дані до цієї форми.

Саме на ньому мають бути підписи обох сторін, а пізніше і підпис головного бухгалтера як підтвердження дійсності угоди.

Накладна ТОРГ-13 потребує дві копії та не такої суворої форми заповнення. Її можна використовувати, тільки якщо йдеться про товари, тару та матеріали. Вона також застосовується, коли йдеться про перевезення транспортом організації. Документ буде дієвим при передачі між будь-якими матеріально відповідальними особами (МОЛ) або підрозділами:

• головним та окремим;
• відокремленими підрозділами;
• цехами чи відповідальними особами.

Заповнювати форму слід у двох примірниках, причому зазвичай це робить матеріально відповідальна особа цього товару або складу, підрозділи і т. д. Форма служить гарантом того, що він передав товари іншій особі. Зазвичай заповнення такого документа відбувається до передачі або під час, якщо виникнуть якісь питання.

Про те, як оформляється переміщення між складами у програмі 1С, дивіться на наступному відео:

Порядок заповнення форм

Для того, щоб заповнити форму ТОРГ-13, необхідно зробити таке. У заголовку потрібно прописати дані про компанію, у межах якої здійснюються переміщення. Крім того, слід зазначити дату складання накладної та її номер.

Після цього заповнюється таблиця, її верхня частина призначена для даних про особу, яка передає товар, та про одержувача. Далі в таблиці варто вказати дані щодо того, які саме товари передаються:

• кількість;
• одиниця виміру;
• облікова ціна - зазвичай встановлюється всередині самої фірми;
• загальна вартість матеріалів, що передаються.

Потім слід поставити підписи обох сторін.

Форму ОС-2 слід заповнювати із двох сторін. Лицьова сторона міститиме назву юридичної особи, а також повну назву структурних підрозділів, від кого передається об'єкт та кому.

На документі також має бути зазначена дата передачі та номер форми. Після цього в таблиці потрібно вказати найменування об'єкта, що передається, а також:

• дату, коли його було випущено або виготовлено;
• його інвентарний номер;
• скільки об'єктів буде передано;
• ціну цих предметів.

Під таблицею слід коротко описати стан коштів, які мають бути передані, їх ушкодження, якщо такі є. Після того, як всі дані будуть заповнені, обидві сторони повинні перевірити достовірність даних. Представники також повинні поставити свій підпис, вказавши ПІБ та посаду в організації. Після цього документ має перевірити бухгалтер та поставити свій підпис у самому низу.

Основні кошти є деяку частину майна організації, що у процесі трудової діяльності.

Вони мають певний термін використання, вартість та інші характеристики.

На підприємстві можуть виникати ситуації, у яких відбувається переміщення коштів усередині організації.

Виконання внутрішньої передачі об'єктів ОС вимагає дотримання спеціальних правил та документального оформлення.

Рішення про необхідність внутрішнього переміщення основних засобів у межах одного власника може приймати лише керівництво підприємства.

Важливо!Фонди можуть переміщатися між структурними підрозділами, цехами, дільницями тощо.

У свою чергу керівництво відділу, в яке потрапляють кошти, має право розподіляти їх усередині об'єднання.

Основними причинами внутрішнього переміщення ОС можна вважати такі обставини:

• необхідність проведення ремонтних робіт, реконструкції чи модернізації;
• необхідність передачі основних засобів до дочірньої компанії(філія), для якого виділено окремий баланс;
• необхідність передачі об'єктів ОС до іншого підрозділу.

Як передати іншій матеріально відповідальній особі в межах одного власника?

Матеріально відповідальною особою прийнято вважати трудящого громадянина, професійна діяльність якого передбачає взаємодію Космосу з майном підприємства.

За його збереження, псування та стан співробітник несе відповідальність, і у разі виникнення проблем компенсує роботодавцю завдану шкоду.

Щоб передати майно під відповідальність іншій матеріально-відповідальній особі, необхідно здійснити кілька дій.

Насамперед, потрібно провести інвентаризацію. Результати процедури оформлюються належним чином.

У результаті заходу визначається точну кількість основних засобів та його основні характеристики, зокрема стан.

Наказ про зміну МОВ.

Складається після закінчення інвентаризації. У документі зазначаються відомості про співробітників, а також основні засоби.

Також робиться відмітка про точну дату, з якою відповідальність за майно покладається іншого працівника.

Наказ про передачу ОС іншому МОЛ.

Слід врахувати, що документація такого характеру досить важлива. При цьому уніфікованої форми на її заповнення не передбачено.

При оформленні розпорядження керівництво підприємства повинне дотримуватися певних правил щодо змісту паперу.

За наявності форми, розробленої компанії для створення подібних документів, можна скористатися її зразком.

Обов'язковому відображенню підлягають такі відомості:

Наприкінці наказу має стояти підпис головного керівника підприємства чи його заступника.

Крім цього, при передачі основних засобів іншій матеріально відповідальній особі останнім складається спеціальна розписка.

Вона виступає як згоду з інформацією, отриманою під час інвентаризації. Також вона свідчить про те, що нова МОЛ не має претензій до членів комісії.

Для оформлення записки в інвентаризаційному описі є відповідний розділ.

Зміна матеріально відповідальної особиможе бути обумовлена ​​кількома факторами. Серед таких слід виділити такі:

• звільнення;
• оформлення діючим МОЛ тривалого лікарняного;
• від'їзд у відрядження;
• пошкодження майна, його псування тощо;
• інші несприятливі обставини.

Які документи слід оформити при внутрішніх рухах ОС?

Раніше вже було зазначено, що переміщення ОС всередині організації має супроводжуватись оформленням спеціальної документації, яка має бути складена належним чином.

У разі порушення встановлених правил у роботодавця можуть виникнути проблеми з перевіряючими органами.

У цьому випадку обов'язково оформляється кілька документів. накладна та наказ.

Раніше замість першого паперу використовувався акт приймання-передачі ОС.

В даний момент необхідно оформляти саме. З цією метою слід використати уніфіковану форму бланка ОС-2.

Наказ може складатися у вигляді з урахуванням загальноприйнятих правил предприятия.

Також позначки про переміщення ОС у межах власника ставляться в інвентарних книгах. Зміни вносяться до 4 розділу карток.

Зразок наказу про передачу майна від одного МОЛ іншому

Для оформлення наказу про внутрішнє переміщення користуватися уніфікованим бланком не потрібно. Достатньо дотримуватися правил ведення документообігу, які у компанії.

У розпорядженні обов'язково має бути інформація наступного характеру:

• повне найменування паперу;
• місце та дата видання наказу;
• назва документу;
• відомості про основні засоби, що передаються всередині організації - кількість, вартість та інші характеристики;
• найменування підрозділів, у якому раніше були і до якого містяться основні засоби;
• відмітка про відповідальних за переміщення осіб;
• відмітка про відповідальне виконання наказу;
• підписи осіб, які ознайомились із розпорядженням.

Займається оформленням наказу головний керівник підприємства. Без його підпису документ вважається недійсним.

Як оформити накладну, щоб перемістити актив між матеріально-відповідальними особами?

Не менш важливим документом, який має оформлятися під час переміщення ОС усередині компанії, є накладна. При її заповненні слід дотримуватись уніфікованої форми бланка - № ОС-2.

Документація оформляється у 3-х примірниках. Перший призначений для особи, відповідальної за переміщення, другий для сторони, яка приймає кошти, третій — для бухгалтерії підприємства.

У верхній частині накладної відображаються відомості про підприємство:

• найменування організації;
• відомості про здавача та приймача ОС;
• форма ЗКУД;
• код ОКПО.