Видача підзвіт на зарплатну картку працівника. Підзвітні суми на заробітну плату. Недотримання ліміту розрахунків готівкою

Підзвіт на картку працівника з розрахункового рахунку можна перераховувати лише після належного оформлення документації. Про подробиці читайте далі.

Чи можна здійснювати видачу підзвіту на картку працівника?

У законодавстві РФ немає окремого нормативного документа, що встановлює порядок видачі підзвітних коштів на картку працівника Відоме бухгалтерам вказівка ​​Банку Росії «Про порядок ведення касових операцій ЮЛ та ІП» від 11.03.2014 № 3210-У регулює видачу підзвіту лише у готівковій формі.

Але спираючись на положення ЦБ РФ «Про емісію платіжних карток» від 24.12.2004 № 266-П, можна дійти невтішного висновку: організації та ІП вправі оплачувати свої витрати через картку, оформлену на уповноважену ними фізособу (пп. 1.5, 2.5). Ця позиція підтверджується офіційними роз'ясненнями Мінфіну РФ:

• листом від 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
• листом від 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
• листом від 05.10.2012 № 14-03-03/728.

У положенні ЦП від 24.12.2004 № 266-П також подано список витрат, які організаціям та ІП дозволено оплачувати через картку уповноваженої фізособи (див. п. 2.5):

• оплата витрат, пов'язаних з діяльністю організації (ІП) біля РФ;
• оплата витрат на відрядження та представницьких витрат на території РФ і за її межами;
• проведення інших операцій, які не заборонені законодавством РФ.

Документальне оформлення видачі грошей у підзвіт на картку працівника

Перераховані на картку співробітника підзвітні кошти перевіряючі інспектори з ФНП, ПФР та ФСС можуть легко віднести до його заробітної плати. Підсумком стане донарахування зарплатних податків, страхових зборів та штрафних санкцій. Щоб уникнути цих неприємностей, необхідно зафіксувати в документальній формі обґрунтованість видачі підзвіту на карту співробітника.

Насамперед до облікової політики або до інструкції з використання підзвітних сум треба внести такі положення:

«Видача грошових коштівпід звіт може проводитися як у готівковій, так і безготівковій формі.

При безготівковій формі розрахунків з підзвітними особами кошти перераховуються з їхньої зарплатні чи особисті картки з розрахункового рахунки організації.

Повернення невикористаних підзвітних коштів може бути здійснено у безготівковій формі – у вигляді переказу з картки підзвітної особи на розрахунковий рахунок організації – або у готівковій формі – у вигляді передачі готівки до каси організації».

Потім потрібно ввести в дію наказ про підзвітних осіб та зафіксувати у ньому список посадових осіб, які можуть одержати кошти у підзвіт. За невеликого робочого штату зручніше буде вказати просто перелік посад без особистих даних співробітників. У такому разі не доведеться переробляти наказ при зміні працівників.

Зі зразком наказу можна ознайомитись у нашій статті «Складаємо наказ про підзвітних осіб - зразок 2018-2019» .

Наступним документальним обґрунтуванням надання підзвітних коштів на картку буде особиста заява співробітника або наказ керівника про видачу коштів під звіт. Законодавство дозволяє оформляти лише один із цих документів.

Докладніше про чинні правила видачі грошей під звіт читайте.

До обов'язкових реквізитів заяви (наказу) про видачу підзвіту на картку належать:

• мета одержання підзвітних грошей;
• сума запитуваного підзвіту;
• банківські реквізити картки, яку виробляється видача підзвіту;
• період, який надаються підзвітні гроші;
• дозвільний підпис керівника (або особи, яка може підписувати такі документи за дорученням від керівника);
• підпис підзвітної особи;
• Дата складання.

Нижче представлені готові зразки заяви та наказу на видачу підзвіту на картку.

Термін подання авансового звіту за підзвітом, виданим на карту співробітника, на відміну підзвіту, виданого готівкою, законодавством РФ не встановлено. Щоб працівники, які отримали безготівковий підзвіт, своєчасно складали авансові звіти, у наказі на видачу підзвіту або інструкції для підзвітних осіб додайте положення:

«За коштами, отриманими під звіт безготівковим способом, авансовий звіт надається у строк не пізніше 3 робочих днів після закінчення періоду, на який видано підзвітні кошти».

Для доказу того, що вироблені витрати були оплачені за рахунок отриманих на картку підзвітних сум, до авансового звіту слід додати чеки з карткою. Це може бути як чеки, видані продавцем під час оплати карткою товарів чи послуг, і чеки, роздруковані банкоматом під час отримання з картки готівки.

З порядком складання авансового звіту ознайомтеся у цій статті.

Що вказувати у призначенні платежу під час видачі підзвіту на картку працівника?

При перерахуванні підзвітних грошей на картку співробітника в полі (24) платіжного доручення найбільш ємно вказуйте їхнє призначення. Тоді при отриманні податкових запитів буде легше знайти всі документи, що підтверджують (заяви, накази, авансові звіти). Наприклад:

"Видача під звіт на купівлю проїзних квитків за заявою від 28.02.2019 № 124".

Всі інші реквізити заповнюються у звичайному порядку.

З правилами та зразком заповнення платіжних доручень ознайомтеся у цій статті.

Проведення з перерахування коштів на картку співробітника у підзвіт

Видача підзвітних коштів на картку співробітника в бухобліку фіксується наступним проведенням:

Дп 71 Кт 51 (52).

При поверненні невикористаних підзвітних коштів готівкою через касу робиться запис:

Дт 50 Кт 71.

При перерахуванні невикористаного підзвіту безготівковим способом – з картки співробітника на розрахунковий рахунок фірми – вноситься запис:

Дт 51 (52) Кт 71.

Повний перелік проводок при видачі підзвітних сум, у тому числі якщо вони потрібні для відрядження, читайте у цьому матеріалі.

Підсумки

У законодавстві РФ немає ні заборон, ні чітких інструкцій щодо надання підзвіту на карту співробітника. Тому організації та ІП мають самі визначати порядок видачі підзвіту на картку. Основна мета цього порядку – документальне підтвердження правомірності видачі та належного використання підзвітних сум. Інакше виданий на карту підзвіт буде віднесено органами, що перевіряють, до оподатковуваного доходу співробітника.

Юридична особа має право перераховувати кошти підзвітній особі. Головне у цій процедурі правильно оформити платіжку. В іншому випадку на вас чекають тривалі розгляди з податковими органами. Але як правильно оформити призначення платежу підзвітній особі?

Важливість правильного оформлення призначення платежу

Законодавство безпосередньо не дозволяє проводити платежі підзвітним особам. Але є лист Міністерства фінансів №03-11-11/42288, у якому надається рішення на виконання таких платежів.

Здійснювати переказ коштів можна на картковий банківський рахунок підзвітної особи. При цьому вид карти не має значення. Гроші однаково просто будуть перераховані як на особисту, так і на корпоративну карту.

Створюючи платіж на переказ, варто звернути особливу увагу на поле «Призначення платежу». Траплялися випадки, коли відправник вказував правильні реквізити, але при цьому припускався помилок у призначенні платежу. У результаті підприємствам доводилося витрачати додаткові кошти на вирішення проблеми. А іноді такий платіж просто анулювали.

Як правильно оформити призначення платежу у підзвіт

Щоб призначення платежу на господарські потреби було оформлено правильно, слід дотримуватись стандартного порядку:

1. Запишіть правильні реквізити рахунку, який мають бути перераховані кошти;
2. Пропишіть у платежі його призначення, тобто на те, що мають бути витрачені гроші. Наприклад, вкажіть, що фінанси переводяться на купівлю товарів для організації або на покриття витрат на відрядження.

Крім того, у полі, де вказується призначення платежу у підзвіт на картку, слід вписати ПІБ одержувача, а також номер та дату створення наказу, на підставі якого переказуються кошти. Таке формулювання дозволить уникнути проблем із контролюючими органами.

Які можуть бути наслідки при неправильному оформленні

Якщо в процесі оформлення призначення платіжного доручення було допущено помилки, події можуть розвиватися за 2 сценаріями:

1. Банк просто відмовиться прийняти таку платіжку, оскільки в деяких банківських установах затверджено конкретні прикладиформ призначення платежів У разі слід уточнити у співробітників банку, як правильно вказати призначення платежу подотчет.
2. Податкова інспекція може сприйняти кошти, перелічені за призначенням платежу підзвітній особі, як зарплату. У зв'язку з цим податкові співробітники можуть вимагати утримати із перерахованої суми ПДФО. У свою чергу, фонди можуть вимагати сплатити внески на соціальне страхування.

Але якщо співробітник не використовував підзвітні кошти, він повинен їх повернути.

Повернення підзвітних коштів

У законодавстві не вказується конкретний час, протягом якого співробітнику необхідно виконати повернення не використаних підзвітних коштів. Але такий термін встановлюється у спеціальних звітних документах. Як правило, багато роботодавців надають 3-денний термін.

Здійснити зворотне перерахування коштів можна:

1. за допомогою безготівкового переказу;
2. у касі організації.

Факт повернення підзвітних грошей необхідно зазначити:

1. в платіжному дорученні;
2. спеціальної пояснювальній записці.

У разі, коли працівнику не вдалося у зазначений термін здійснити повернення, податкова служба буде зобов'язана відрахувати з цієї суми прибутковий податок.

Отже, займаючись оформленням призначення платіжки для підзвітної особи, слід зазначити, що реальні кошти є підзвітними. Так ви зможете легко довести, що надіслані фінанси не мають нічого спільного з доходом працівника.

Розглянувши питання, ми дійшли такого висновку:

Організація має право перераховувати кошти під звіт на "зарплатні" (особисті) картки своїх співробітників за наявності письмових заяв від них із зазначенням реквізитів банківської картки, суми та строку, на який видаються гроші, підписи керівника та дати. Такий спосіб надання коштів під звіт повинен бути передбачений у локальному нормативному акті організації та її облікової політики.

За відсутності документального підтвердження цільового використання перерахованих "підзвітних" коштів та їх неповернення організація має право утримати відповідну суму заробітної плати, видавши відповідний розпорядчий документ

Обґрунтування висновку:

Відповідно до п. 6.3 Вказівки Банку Росії від 11.03.2014 N 3210-У "Про порядок ведення касових операцій юридичними особами та спрощений порядок ведення касових операцій індивідуальними підприємцями та суб'єктами малого підприємництва" (далі - Вказівка ​​N 3210-У) для видачі на грошей працівникові під звіт (підзвітна особа - у розумінні Вказівки N 3210-У) на витрати, пов'язані із провадженням діяльності юридичного лиця, оформляється відповідно до письмової заяви підзвітної особи, складеної у довільній формі та містить запис про суму готівки та про строк, на який видаються готівка, підпис керівника та дату.

Підзвітна особа зобов'язана у строк, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення строку, на який видано готівку під звіт, або з дня виходу на роботу, пред'явити головному бухгалтеру або бухгалтеру (за їх відсутності - керівнику) з документами, що підтверджуються. Перевірка авансового звіту головним бухгалтером або бухгалтером (за їх відсутності - керівником), його затвердження керівником та остаточний розрахунок за авансовим звітом здійснюються у строк, встановлений керівником.

При цьому будь-які норми, що регламентують порядок надання безготівкових коштів працівникові під звіт, відсутні; не врегульований також і термін, протягом якого підзвітна особа має звітувати за отриманими ним, не пов'язаними з відрядженнями, коштами.

Відповідно до п. 2.3 Положення Банку Росії від 24.12.2004 N 266-П "Про емісію платіжних карток та про операції, що здійснюються з їх використанням" клієнт - здійснює з використанням банківської картки наступні операції:

отримання готівкових коштів у валюті РФ чи іноземній валюті біля РФ;

отримання готівки в іноземній валюті за межами території РФ;

оплату товарів (робіт, послуг, результатів інтелектуальної діяльності) у валюті РФ біля РФ, соціальній та іноземній валюті - поза території РФ;

інші операції у валюті РФ, щодо яких законодавством РФ не встановлено заборону (обмеження) з їхньої здійснення;

Інші операції у іноземній валюті з дотриманням вимог валютного законодавства РФ.

В даний час будь-яких заборон на оплату або компенсацію загальногосподарських та інших документально підтверджених витрат у вигляді перерахування організацією коштів на банківські картки співробітників ТК РФ не містить. Тому організації вправі перераховувати кошти на банківські картки своїх співробітників, зокрема з їхньої " зарплатні " картки, з метою здійснення цими співробітниками з допомогою таких карт витрат, що з завданнями і потребами організацій. Усі положення, що визначають порядок розрахунків із підзвітними особами, а також сам спосіб надання підзвітних сум (шляхом перерахування коштів на банківські ("зарплатні") картки співробітників), встановлюються організацією самостійно в локальному нормативному акті та в обліковій політиці (п. 7 ПБО 1 /2008 "Облікова політика організацій", ст. 8 Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік", лист Мінфіну Росії та Федерального казначейства від 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42- 05/5.2-554, листи Мінфіну Росії від 31.03.2016 N 02-03-09/18115, від 28.01.2014 N 02-03-09/3057, від 05.10.2012 N 14-08-03. У платіжному дорученні слід зазначити, що перераховані кошти є підзвітними, при цьому організації необхідно отримати від співробітника письмову заяву про перерахування підзвітних сум на особисту банківську картку із зазначенням реквізитів (лист Мінфіну Росії від 25.08.2014 N 03-11-11/42288) .

Частиною 1 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік" (далі - Закон N 402-ФЗ) передбачено: кожний факт господарського життяпідлягає оформленню первинним обліковим документом. Не допускається прийняття до бухгалтерського облікудокументів, якими оформляються факти господарського життя, що не мали місця, у тому числі що лежать в основі уявних і удаваних угод. Обов'язкові реквізити первинного облікового документа перераховані у ч. 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ, сам документ має бути складений при скоєнні факту господарського життя, а якщо це неможливо - безпосередньо після його закінчення (ч. 3 ст. 9 Закону N 402-ФЗ). Як такий первинний документ може бути використана як уніфікована форма, так і форма, самостійно розроблена на основі уніфікованої.

Відповідно до Вказівок щодо застосування та заповнення уніфікованої форми "Авансовий звіт" (форма N АТ-1), затвердженої постановою Держкомстату Росії від 01.08.2001 N 55 (далі - Вказівки), дана формазастосовується обліку коштів, виданих підзвітним особам на адміністративно-господарські витрати.

Складається в одному примірнику підзвітною особою та працівником бухгалтерії.

На зворотному боці форми підзвітна особа записує перелік документів, що підтверджують вироблені витрати (посвідчення про відрядження, квитанції, транспортні документи, чеки ККМ, товарні чеки та інші виправдувальні документи), та суми витрат за ними (графи 1-6). Документи, що додаються до авансового звіту, нумеруються підзвітною особою в порядку їх запису у звіті.

У бухгалтерії перевіряються цільове витрачання коштів, наявність виправдувальних документів, що підтверджують вироблені витрати, правильність їх оформлення та підрахунку сум, а також на зворотному боці форми зазначаються суми витрат, прийняті до обліку (графи 7-8), та рахунки (сурахунки), що дебетуються ці суми (графа 9). Перевірений авансовий звіт затверджується керівником або уповноваженою на це особою та приймається до обліку. З даних затвердженого авансового звіту бухгалтерією проводиться списання підзвітних грошових сум у порядку.

Як роз'яснено раніше згаданому листі Мінфіну Росії від 25.08.2014 N 03-11-11/42288, при безготівковому перерахуванні коштів під звіт співробітнику до авансового звіту необхідно додати документи, що підтверджують оплату банківською картою.

Насправді зустрічаються ситуації, схожі з аналізованої - коли виходячи з заяви співробітника (зокрема що є керівником) виробляється залік зарплати рахунок погашення заборгованості по раніше отриманих у підзвіт коштів (постанови Арбітражного судуПівнічно-Західного округу від 26.07.2016 N Ф07-2887/16 у справі N А56-17622/2012, Шостого арбітражного апеляційного суду від 21.03.2011 N 06АП-662/2011, апел. 007 N А67 -6240/06). Оформлялися такі дії наказом, угодою припинення зобов'язань.

На наш погляд, при утриманні співробітником авансу із заробітної плати з виданих на його банківську картку підзвітних сум не дотримано встановленого законодавством способу виплати працівникам заробітної плати. Адже виплата заробітної плати є безумовним обов'язком роботодавця, і ТК РФ не передбачає можливості заліку виданих працівникові грошових коштів у рахунок заборгованості перед ним роботодавця із заробітної плати. до ознайомлення (матеріал). В Апеляційному ухвалі СК у цивільних справах Суду Ханти-Мансійського автономного округу від 09.04.2013, наприклад, сказано, що аргумент відповідача (організації) про те, що працівник не подав авансові звіти щодо отриманих ним на господарські витрати сум, не тягне відмову в задоволенні позову про стягнення заробітної плати, оскільки на вимогу працівника про стягнення заробітної плати не допускається залік виданих працівнику підзвітних сум.

Крім того, типова схемапроводок не передбачає операції щодо спрямування підзвітних коштів на виплату заробітної плати співробітнику або проведення заліку розрахунків за відповідними рахунками. Тому ми вважаємо, що у такому разі за відсутності виправдувальних документів невикористаний аванс має бути повернено підзвітною особою.

У разі порушення працівниками встановленого порядку використання коштів, отриманих під звіт (неповернення сум та неподання виправдувальних документів про витрачені суми), організація має право утримати такі суми. На підставі абзацу третього частини другої ст. 137 ТК РФ роботодавець може не пізніше одного місяця з дня закінчення встановленого строку прийняти рішення про утримання із заробітної плати працівника відповідної підзвітної суми за умови, що працівник не оспорює підстав та розмірів утримання. При утриманні із заробітної плати своєчасно не повернутих підзвітних сум необхідно дотримуватись обмеження розміру утримань, передбачених ст. 138 ТК РФ (лист Роструда від 09.08.2007 N 3044-6-0).

Іншими словами, організація має право утримати не підтверджену виправдувальними документами суму із заробітної плати при її неповерненні, видавши відповідний розпорядчий документ (наприклад, наказ), визначивши в ньому строк та суму можливого утримання (з урахуванням обмеження).

У бухгалтерському обліку при утриманні із заробітної плати не повернутих сум, виданих під звіт, робляться записи:

Дебет 94 "Нестачі та втрати від псування цінностей" Кредит 71 "Розрахунки з підзвітними особами"
- враховано суму коштів, видану працівникові під звіт і не повернена у строк;

Дебет 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці"
- Утримані підзвітні кошти із заробітної плати працівника.

При неможливості утримання неповернених підзвітних сум із заробітку працівника з будь-яких причин організація може вимагати повернення такого роду коштів у судовому порядку (ст. 248 ТК РФ).

Енциклопедія рішень. Облік перерахування підзвітних сум на банківські картки працівників;

Енциклопедія рішень. ПДФО з неповернених підзвітних сум;

Енциклопедія рішень. Облік при перерахуванні заробітної плати на банківські картки працівників.

Відповідь підготував:
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
Волкова Ольга

Контроль якості відповіді:
Рецензент служби правового консалтингу ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Олена

Трапляються випадки, коли роботодавцям доводиться переказувати грошові суми на картки своїм співробітникам для здійснення робочої діяльності. Але така, начебто, проста операція має багато нюансів, про які ми й поговоримо в цій статті. Ми докладно розглянемо переказ підзвітних сум на банківську картку та розповімо, як грамотно та законно його здійснювати.

Переказувати гроші можна лише на банківські картки деяких працівників. Для цього оформляється спеціальний наказ керівника. Операція відбивається у створенні.

загальні положення

Сьогодні майже в кожній компанії є перелік підзвітних працівників. Цей документ і є підставою переказувати гроші на картки перерахованим людям. Крім того, він дозволяє видавати гроші у готівковій формі, прямо компанії. У наказі обов'язково має вказуватись тимчасовий проміжок, протягом якого можлива дана процедура. Співробітник же, своєю чергою, зобов'язаний звітувати перед організацією про витрачені фінанси. І якщо гроші залишаються, він їх повинен повертати.

Як відображати

Для бухгалтерії важливо правильно відображати дані фінансових проводок. Так, вони можуть бути вказані:

• У дебіторській заборгованості.
• У кредиторській заборгованості.
• У боргах підприємства перед працівником.
• У боргах працівника перед компанією.

Треба дотримуватись правил ведення бухгалтерського обліку, інакше податкова служба може пред'явити організації претензії та застосувати заходи адміністративної відповідальності. Податківці можуть побачити у порушенні відображення проводок спроби уникнення сплати податків. Є уповноважені особи, які мають право віддавати наказ про перерахування підзвітних коштів на картку працівника. До них відносяться директор компанії, касир та головний бухгалтер. Ці уповноважені працівники та інші працівники організації, які отримуватимуть гроші, мають поставити підписи у наказі. Без підписів документ не матиме юридичної сили. А сама процедура проводиться бухгалтером, розрахунком чи касиром компанії.

Податківці можуть побачити у порушенні відображення проводок спроби уникнення сплати податків.

Особливості

Сьогодні видача підзвітних сум для працівника підприємства має низку особливостей, які слід враховувати. Так, велику роль грає призначення платежу. Його треба завжди вказувати. У платіжному дорученні слід написати «Перерахування підзвітних коштів». А працівник перед кожним таким перерахуванням пише заяву. Для звіту про витрачені фінанси працівник надає роботодавцю прості чеки, квитки та товарні чеки. Крім того, можна показувати квитанції з банкоматів та оригінали сліпів. Ці документи можуть з часом вицвітати, тому рекомендується робити з них копії.

Роботодавець може провадити відшкодування витрачених особистих грошей працівника на потреби підприємства. Для цього також знадобляться документи у вигляді чеків та квитанцій. Ще одне важливе питання: протягом якого терміну людина має повернути непотрачені гроші? Тут законодавством не встановлено якихось тимчасових рамок, але їх має вказувати сам роботодавець, на власний розсуд. Зазвичай це три дні. Якщо працівник не вчасно повернув гроші, то податкова служба вираховуватиме з цих грошей податок на доходи фізичних осіб. Повернення здійснюється як через касу готівкою, так і безготівковим переказом на рахунок компанії.

Фірма, яка робить подібні перерахування на зарплатну картку працівника, повинна їх проводити так:

• Д-т 71, К-т 51.
• Дт 10, Кт 60.
• Д-т 60 К-т 71.
• Д-т 50 К-т 71.

І на закінчення

Переказ фірмою фінансових коштів підзвітній особі – це операція, яка виконується просто, але потребує дотримання цілого ряду нюансів. Якщо проведення відобразити відповідно до бухгалтерського обліку і якщо співробітник вчасно поверне гроші, що залишилися, проблем з контролюючими органами в організації не буде.

Викладений вище порядок стосується лише розрахунків готівкою. Але для компанії все ж таки не зайвим оформити один з цих документів. Так вона убезпечить себе від непотрібних розглядів органів контролю. Крім того, у локальному акті компанії краще включити умову, згідно з якою організація має право переказувати співробітнику підзвітні гроші на картку. А в платіжному дорученні, за яким здійснюватиметься переказ коштів на картку працівника, потрібно вказати, що гроші видаються під звіт. Важливо! Підзвітні кошти можна перераховувати на зарплатну картку працівника, або його особисту картку. Для цього співробітнику потрібно написати заяву з відповідним проханням та вказівкою реквізитів для перерахування.

Скільки і кому можна видати гроші у підзвіт + оформлення

ФНП, підприємству необхідно в обов'язковому порядку запровадити відповідні зміни до своєї облікової політики. Слід у спеціальному внутрішньому нормативному акті описати порядок проведення розрахунків із підзвітними особами з урахуванням перерахування коштів на картки працівників. Слід пам'ятати про важливих нюансахпри реалізації операції розглянутого типу:

• у платіжному дорученні, на підставі якого буде здійснено перерахування необхідної суми на картковий рахунок співробітника, необхідно буде зазначити «Перерахування підзвітних коштів»;
• Необхідно пам'ятати, що працівник обов'язково повинен писати заяву на кожну операцію з перерахування підзвітних коштів на його картку або з неї.

Працівник підприємства може надалі оплачувати всі покупки карткою і навіть знімати кошти здійснення готівкового розрахунку.

Переказ підзвіту на картку співробітника з розрахункового рахунку

Витратний касовий ордер (РКО) за формою КО-2 Спірні моменти та перевірка Часто при отриманні та видачі підзвітних коштів виникають проблемні моменти, вирішувати які необхідно одразу і на місці. Нерідко недосвідчені бухгалтери відкладають їх рішення потім і виписують співробітнику необхідну суму, що потім закінчується штрафами чи звільненням. У таблиці нижче наведено приклади спірних моментів, що виникають досить часто: Ситуація Рішення Співробітнику терміново були потрібні підзвітні, а керівника немає на роботі.

Яку максимальну суму можна видати співробітнику підзвіт у 2018 році

Жодних особливостей та привілеїв в отриманні видаткових грошейпід звіт для директорів законом не передбачається, адже вони такі самі працівники компанії, як і всі. Процедура оформлення, як і загальних випадках, починається зі складання наказу та написання заяви. Відмінність лише в тому, що в заяві не потрібно писати «Директору ТОВ…», достатньо вказати найменування компанії та завірити документ підписом та печаткою.
Завантажити приклад заповнення наказу про видачу грошей під звіт керівнику Завантажити бланк наказу про видачу грошей під звіт керівнику Якщо при податкової перевіркиз'ясується факт видачі директору підзвітних коштів, але не виявиться заяви, то фірмі загрожує штраф у розмірі 50 тис. за порушення законодавства щодо ведення касових операцій.

Як оформити підзвіт на картку співробітника з розрахункового рахунку

Але спираючись на положення ЦБ РФ «Про емісію платіжних карток» від 24.12.2004 № 266-П, можна дійти невтішного висновку: організації та ІП вправі оплачувати свої витрати через картку, оформлену на уповноважену ними фізособу (пп. 1.5, 2.5). Ця позиція підтверджується офіційними роз'ясненнями Мінфіну РФ:

• листом від 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
• листом від 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
• листом від 05.10.2012 № 14-03-03/728.

У положенні ЦП від 24.12.2004 № 266-П також подано список витрат, які організаціям та ІП дозволено оплачувати через картку уповноваженої фізособи (див. п. 2.5):

• оплата витрат, пов'язаних з діяльністю організації (ІП) біля РФ;
• оплата витрат на відрядження та представницьких витрат на території РФ і за її межами;
• проведення інших операцій, які не заборонені законодавством РФ.

Як відбувається видача грошей у підзвіт

Інфо

Алгоритм Для нарахування підзвітних коштів у законодавстві встановлено певний порядок, що складається з кількох етапів:

• перевірка щодо боргів за раніше видані суми;
• складання заяви;
• оформлення видаткового ордера;
• проведення ордера у касі;
• перевірка касової книги.

Пишеться заява у вільній формі на ім'я керівника підприємства та особисто співробітником, на який виділятимуться гроші. У ньому обов'язково вказується сума готівки та термін використання. Видатковий ордер оформляється основним бухгалтером, касиром чи керівником підприємства.

Як перерахувати підзвіт на картку співробітника

Увага

Завантажити звіт про цільове використання коштів за формою 6 Щодо повернення коштів, що залишилися, то повернути працівник їх має право будь-яким зручним для нього способом:

• готівкою до каси;
• на розрахунковий рахунок підприємства.

Однак у цьому випадку може виникнути проблема із самим банком. Так, деякі фінансові установи відмовляються приймати готівку, якщо підприємство видавало їх в електронному вигляді. Щоб уникнути цієї проблеми, перераховуючи кошти через банк, не треба згадувати, що це підзвітне повернення.

Видача грошей у підзвіт із каси у 2017 році: головні правила

Перерахування на картку заробітної плати давно нікого не дивує. Сьогодні багато компаній перераховують на карту співробітнику та гроші під звіт. Використання карток співробітників у розрахунках за підзвітними сумами є зручним інструментом і для співробітника, і для організації.
А правильно оформлені документи допоможуть уникнути питань із боку перевіряючих. Законодавчі основи розрахунків за підзвітними сумами Сьогодні безготівковий переказ грошей під звіт використовується дедалі частіше. У загальному випадку порядок розрахунків за грошима, що видаються працівникам у підзвіт, регулюється Вказівкою ЦП РФ № 3210-У від 11.03.2014.
Але в ньому йдеться про готівку. Законодавчо не обмежена видача у підзвіт на картку працівника.

Видача грошей під звіт безготівкою на картку працівника

Також керівництво організації з метою перестрахування вправі внести до договору деякі зміни, наприклад, зазначити, що за несвоєчасної подання звіту, на суму, видану підряднику, нараховуватиме пеня у розмірі 1% за кожний прострочений день. Крім того, надаючи кошти під звіт, необхідно дотримуватись наступних правил:

• при перерахуванні грошей на банківську картку бухгалтеру потрібно вказувати призначення платіжки як підзвітний;
• заява отримання коштів має містити інформацію щодо форми видачі: готівкова чи безготівкова;
• проінструктувати працівника щодо того, що отримані ним кошти не можна передавати іншим співробітникам, інакше під час перевірки не уникнути складнощів;
• не виписувати гроші без попередньо складеної підзвітною особою заяви, інакше підприємству загрожуватиме штраф у розмірі 50 тис. грн.

Міністерство фінансів РФ спільно з Казначейством РФ у Листі від 10.09.2013 зробило висновок про те, що виплати підзвітних коштів на банківські рахунки працівників організацій доцільно та не суперечить законодавству. Аналогічний висновок міститься у Листі Мінфіну Росії від 25.08.14 № 03-11-11/42288. Порядок видачі коштів у підзвіт на картку співробітника Порядок розрахунків із підзвітниками, у тому числі можливість перерахування підзвітних коштів у безготівковому порядку, рекомендується прописати в обліковій політиці підприємства. Гроші під звіт видаються працівнику за його заявою або виходячи з розпорядчого документа (наказу, розпорядження) керівника підприємства. Вони прописуються мета видачі коштів, термін, який вони видаються.