РКО належить до документів первинного обліку касових операцій. За ним здійснюється видача готівки грошових коштівіз каси. РКО формується в одному примірнику працівником бухгалтерії та підписується керівником бюджетної організації, головним бухгалтером, касиром та особою, яка отримує кошти. Наприкінці статті ви зможете заповнений зразок видаткового касового ордера скачати безкоштовно.
РКО не повинен містити жодних виправлень, інакше він визнається недійсним. Якщо ж помилку допущено, документ необхідно зробити заново у правильному варіанті.
Обов'язок застосування форми КО-2 визначається вказівками Банку Росії №3210-У від 11.03.2014. Для організацій державного сектора така вимога закріплена наказом Мінфіну від 30.03.2015р. №52н.
Скачати безкоштовно видатково-касовий ордер, бланк 2019 року
Відповідно до Постанови від 18.08.1998 №88 видатковий ордерповинен бути уніфікованої форми за ОКУД 0310002. Нижче ви можете завантажити видатково касовий ордер, бланк, роздрукувати його та використовувати у роботі.
Як виписати РКО
Підставою для витрачання готівки, за винятком заробітної плати, може бути:
- наказ керівника виділення коштів потреб організації;
- заяву співробітника про видачу підзвітних коштів;
- видачі готівки на витрати на відрядження;
- видача грошей на матеріальну допомогуспівробітнику.
Готівка видається з каси по видатковим касовим ордерам.
По-лучив витратний ордер, кас-сир про-ве-ря-ет правильність заповнення (п. 6.1 Ука-за-ня):
- наявність підпису головного бухгалтера або бухгалтера (за їх відсутності - наявність підпису керівника);
- відповідність сум написаних цифрами та прописом, а також відповідність підтверджуючим документам.
Перед видачею готівки касир повинен запитати в одержувача документ, що засвідчує особу. Після звірки з ним він вписує до відповідних граф реквізити паспорта або іншого документа. Потім передає кошти одержувачу. Той повинен їх перерахувати та розписатися у видатковому касовому ордері.
Акцентуємо увагу, що до Вказівки Банку Росії від 11.03.14 № 3210-У було внесено зміни Вказівкою Центрального Банку Росії від 19.06.2017 №4416-У, де сказано, що заява працівника може бути замінена розпорядженням керівника. А РКО може оформлятися в електронному вигляді з використанням електронного підпису.
Видатковий касовий ордер: приклад заповнення
РКО заповнюють співробітники бюджетної організації, які стосуються видачі коштів. Вище ви змогли видатковий касовий ордер бланк скачати (Word) безкоштовно. Тепер на прикладі розберемо, як правильно заповнити його. Також в інтернеті можна знайти сайти, які пропонують заповнити онлайн видатковий касовий ордер, а потім завантажити або роздрукувати його.
Отже, розберемо кроки.
Крок 1. Заповнюємо шапку
У рядку "Організація" прописується повне найменування організації, а графа "Структурний підрозділ" - назва підрозділу, який видав РКО. Якщо такий структурний підрозділ відсутній, то графі ставиться прочерк.
ОКПО заповнюється за даними, наданими органом статистики.
Номер документа вказується по порядку, протягом календарного року.
У рядку "дата" вказується дата видачі з каси.
Крок 2. Заповнюємо розділи «дебет» та «кредит»
Ці рядки заповнюються згідно із затвердженим планом рахунків обліку.
У рядку "Код цільового призначення" вноситься код, який відображає мету використання виданих з каси коштів. Якщо такі коди для підприємства не застосовуються, ставиться прочерк.
Крок 3. Вносимо інформацію про те, кому та навіщо видано гроші
Рядок «Видати» містить прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видаються ці гроші.
Рядок «Підстава» відображає зміст господарської операції. Наприклад, аванс на витрати на відрядження, на потреби організації і т.п.
У рядку "Сума" прописується сума прописом.
У рядку «Додаток» вписуються відомості, які стали підставою для видачі грошей з каси.
Крок 4. Заповнюємо розділ із особистими даними співробітника, якому видано гроші
Рядок «Отримав» заповнюється власноруч одержувачем. Він прописує суму прописом, дату та розпис в отриманні. Нижче потрібно вказати дані документа, пред'явленого для посвідчення особи.
В останньому рядку касир або інший відповідальний працівник ставить свій підпис та розшифровку.
Крок 5. Підпис керівника
РКО підписує головний бухгалтерта керівник організації.
Видатковий касовий ордер: зразок заповнення 2019 року
Як вести облік та скільки зберігати
Облік РКО ведеться в , а також у касових книгах. До журналу вписуються їхні порядкові номери РКО. Це потрібно зробити після того, як на них поставить підпис головний бухгалтер чи директор. Журнал має зберігатися у бухгалтерії підприємства чи директора.
Так само як і ПКО, РКО зберігається протягом 5 років за правилами, уста-нов-ленним ру-ко-во-ди-те-лем ор-га-ні -за-ції.
Ведення операцій із готівкою вимагає дотримання суворої касової дисципліни, яка передбачає також правильне заповнення первинних касових документів. Тут ви зможете дізнатися, як правильно його заповнити.
Навіщо потрібен видатковий касовий ордер?
Якщо виникає необхідність видати з каси підприємства готівку, це робиться за видатковим касовим ордером, який відноситься до первинних бухгалтерських документів та має уніфіковану форму КО-2, яка є загальноприйнятою для всіх установ (як юридичних осіб, і індивідуальних підприємців), які працюють з готівкою, крім кредитних організацій. Це затверджено «Порядком ведення касових операцій на Російської Федерації», який був прийнятий Радою Директорів Центробанку Росії у 1993 році.
Бланк РКО (витратного касового ордера) заповнюється вручну (хоча можливий варіант комп'ютерного заповнення) при видачі з каси готівки, наприклад, підзвітним особам. Виправлення та помилки в бланку не допускаються, а якщо вони все ж таки є, необхідно виписати новий ордер на новому бланку. Ордер заповнюється в одному примірнику бухгалтером, касиром або особою, яка уповноважена працювати з готівкою за письмовим наказом керівника організації. Зразок видаткового касового ордера можна знайти на нашому сайті.
Як проводиться видача готівки?
Для отримання готівки з каси підприємства потрібне розпорядження керівника. Воно може бути у формі наказу чи заяви на аванс. В ордері ці документи мають бути зазначені у графі «Підстава» та додані до розхідника (видаткового ордеру) під час підшивання касових документів.
Видача безпосередньо готівки можлива лише за пред'явленні одержувачем коштів паспорта, дані якого записуються бухгалтером. Також допускається отримання готівки і за довіреністю, але тоді вона повинна бути складена по всій формі, а у видатковому ордері мають бути зазначені дані і для кого отримують кошти, і фактичного одержувача грошей. Крім того, при отриманні грошей без заяви на аванс, одержувач повинен залишити розписку із зазначенням своїх паспортних даних та суми, яка була отримана, прописом. До обов'язків касира, видає готівку, входить перевірка всіх первинних документів, виходячи з яких видаються гроші, особи одержувача, відповідності видаткового ордера вимогам ведення касової документації (перевірити необхідно наявність підпису керівника, головного бухгалтера, друку, відповідності дат). В іншому випадку видана сума може бути визнана недостачею та стягнута з відповідальної особи- Касира або бухгалтера, що веде касу підприємства.
Як правильно заповнити видатковий ордер?
Заповнення видаткового касового ордера потребує уваги, акуратності та знання елементарних вимог щодо ведення бухгалтерської документації. Але досить часто співробітники нехтують правилами і припускаються при оформленні касової документації непробачних помилок. Як саме потрібно заповнювати РКО? Представляємо покрокову інструкціюдля тих, хто працює з готівкою та займається веденням касових операцій.
Що робити із заповненим видатковим ордером?
Тепер, коли вже зрозуміло, як заповнювати видатковий касовий ордер, залишилося з'ясувати, що робити потім із цим документом? І хто підписує його окрім касира, який видав кошти?
Видатковий ордер підписує керівник підприємства чи особа, уповноважена підписувати такі документи, та головний бухгалтер (все це робиться до того, як гроші видаються на руки одержувачу). Повністю заповнений ордер залишається у касі підприємства, оскільки він засвідчує витрата коштів і є підтвердженням того, що готівка була видана на законних підставах і не може вважатися недостачею. Ордер разом із документами, що є підставою для витрати коштів, підшивається до касової книги. Він у жодному разі НЕ ВИДАЄТЬСЯ на руки тому, хто отримує готівку з каси
Наше суспільство неможливо уявити без операцій, тим чи іншим чином пов'язаних із грошима. Щодня незліченна безліч організацій здійснює обмін грошима з приватними особами. І природно для легітимності цього процесу створено спеціальні документи. Одним із таких документів є РКО.
- .Excel
Видатковий касовий ордер – це документ, за умови пред'явлення якого виробляється отримання коштів із каси. Цей документмає уніфіковану форму КО-2, підтверджену ухвалою Держкомстату Росії від 18.08.98 №88.
Відповідно до статей 14 – 21 «Порядку ведення касових операцій на РФ», затвердженим рішенням Ради директорів за Центральний банк Росії 22 вересня 1993 р. №40, існують певний регламент заповнення форми КО-2 і видачі готівки касами організацій.
У яких випадках використовується форма КО-2
Відповідно до Положення Банку Росії №373-П використання форми КО-2 припустимо у таких випадках:
- У разі потреби перерахування грошової виручки організації на розрахунковий рахунок банку.
- Коли готівку необхідно використовувати співробітнику для здійснення ним підприємницької діяльностіз метою цієї організації. І тут у документі треба зазначити суму до видачі і період, який вона видається.
- При видачі коштів співробітнику особисті витрати.
- Коли готівка необхідна потреб підприємства (наприклад, ремонт устаткування), тоді документі вказується конкретна мета їх видачі, яка суперечить Вказівці ЦБ РФ № 1843-У.
- Коли приватний підприємець зніме гроші для потреб власного приватного підприємства, у його підприємстві відсутні інші працівники крім нього.
Заповнення видаткового касового ордера
Заповнювати документ має право лише бухгалтерський працівник (або відповідальна за цю особу). Видається документ у єдиному екземплярі.
У разі помилок в оформленні документ вважається недійсним.
Заповнення заголовка
У заголовку документа необхідно вказати назву організації та, якщо є, назву структурного підрозділу. Інакше ставиться прочерк.
Заповнення граф
Код форми по ОКУД (загальноросійської класифікації управлінської документації) - 0320002. Код підприємства (організації) по ОКПО (загальної класифікації підприємств та організацій) можна дізнатися в Росстаті (раніше Держкомстат).
Номер документа повинен відповідати номеру в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Журнал має форму КО-3.
Дата складання видаткового касового ордера має відповідати даті видачі готівки з каси. У відповідній графі вказується дата арабськими цифрами у такому форматі: ДД.ММ.РРРР.
Графа «Дебет, код структурного підрозділу» має заповнюватися, якщо операція з видачі грошей провадиться у структурному підрозділі організації (структурним підрозділом називається відділ, який працює в індивідуальному напрямку та не перетинається з основною діяльністю організації, крім відділу кадрів, бухгалтерії та загальної адміністрації. Приклад такого підрозділу. : відділ магазину). Інакше ставиться прочерк.
У графі «Дебет, кореспондуючий рахунок, субрахунок» повинні зазначатися номер рахунку та за необхідності номер субрахунку, за дебетом якого відображається зняття коштів з каси організації. Іншими словами, тут має бути зазначений номер рахунку, на який мають надійти кошти.
У графі «Дебет, код аналітичного обліку» зазначається відповідний код обліку за рахунком, зазначеним у графі «Дебет, що кореспондує рахунок, субрахунок». Ця графа заповнюється у разі, якщо в організації передбачено використання таких кодів. Інакше графа перекреслюється.
Графа «Кредит» має містити номер рахунку, за кредитом якого знімаються кошти з каси. Тобто номер рахунку, із якого перераховуються гроші.
У графі «Сума, руб. коп.» вказується арабськими цифрами у російських рублях грошова сума, що видається з каси організації.
У графі «Код цільового призначення» вказується код призначення використання коштів, що надійшли. Ця графа не заповнюється у разі, якщо організація не використовує відповідну систему кодування.
Заповнення рядків
Заповнення рядків у формі КО-2 виконується так:
- У рядку «Видати __» записується повністю ПІБ особи, якій провадиться видача коштів, у давальному відмінку.
- У рядку «Підстава __» бухгалтер повинен вказати зміст фінансової операції, тобто мету, причину або на підставі якого приводу відбувається передача коштів цій особі. Залежно від цілей, описаних у пункті «У яких випадках використовується форма КО-2», у рядку прописується таке: «Готівковий виторг для перерахування на розрахунковий рахунок банку», «Для оплати послуг» та ін.
- У рядку «Сума __» зазначається сума коштів, що знімаються з каси. Причому рублі вказуються прописом з початку рядки і з великої літери, а копійки - цифрами. Залишилося місце після запису перекреслюється. Слід зазначити, що, якщо у графі «Сума, руб. коп.» сума, що видається, вказана з копійками незалежно від числового значення (наприклад, 500-00), то в рядку також повинні бути вказані копійки («П'ятсот рублів 00 копійок»). Якщо ж не зазначено значення в копійках (500-), його не вказують і в рядку («П'ятсот рублів»).
- У рядку «Додаток __» зазначаються документи, що додаються, на підставі яких відбувається видача коштів з каси.
Якщо кошти видаються особі сторонньої компанії, то серед документів у нього має бути довіреність від своєї організації на отримання коштів .
Відео: як заповнювати видатковий касовий ордер
Вимоги до проведення операції
Оформлений бухгалтером видатковий касовий ордер має бути обов'язково зареєстрований у журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Далі він підписується керівником та головним бухгалтером (або особою, яка має відповідні повноваження). Варто зазначити, що підпис керівника не є обов'язковим, якщо такий є в інших документах, що додаються до розхідника.
Правильно заповнений бланк передається касиру, який повинен перевірити правильність складання документа та вимагати посвідчення особи. Кошти касир зобов'язаний видавати тільки особі, дані якої зазначені в бланку. Якщо при оформленні бланку було допущено помилку, то касир зобов'язаний повернути бланк до бухгалтерії.
Далі у рядку «Отримав __» особа, якій видаються гроші з каси, має вказати отриману суму, вже власноруч заповнюючи за тими самими правилами, за якими заповнюється рядок «Сума __», розписатися та поставити дату у відповідних рядках.
Кошти можуть видаватися як у російській, так і в зарубіжній валюті
Після реалізації операції з видачі грошей РКО касир зобов'язаний зафіксувати паспортні дані одержувача в рядку «По __». Потім, розписатися, дати розшифровку підпису та проставити дату проведення операції у відповідних рядках. У доданих до розхідника документах він повинен поставити печатку «Оплачено» або проштампувати їх із зазначенням дати проведення операції
Важливо пам'ятати, що бланк ордера залишається у касі після видачі грошей!
Ведення РКО в електронному вигляді
Ведення РКО допустиме й у електронному вигляді. Важливо, щоб оформлення відповідало уніфікованій формі КО-2.
Вести форму КО-2 можна у спеціальних програмах, наприклад, "БухСофт онлайн", "1С: Бухгалтерія" та ін. При цьому послідовність та правила заповнення документа зберігаються.
Оформлений документ у формі КО-2 має бути роздрукований на принтері перед видачею готівки. Після роздруківки його підписують уповноважені особи і подальша процедура не відрізняється від описаної вище.
Таким чином, зняття коштів за допомогою видаткового касового ордера у формі КО-2 є цілком законним і не повинно спричинити труднощів при використанні.
Видатковий касовий ордер створюється при відпустці з каси юрособи готівки. Це обов'язково для належного ведення бухобліку.
Як у 2019 році виглядає приклад оформлення цього документа? Видатковий ордер слід створювати при будь-якій видачі готівки з каси юридичної особи.
Заповнювати бланк можна як вручну, так і за допомогою спеціальних програм автоматизованих. Як правильно оформляється видатковий ордер на 2019 рік?
Важливі аспекти
Відповідно до норм Положення Банку Росії №373-П застосування видаткового касового ордера за формою КО-2 допускається за таких обставин:
- перерахування грошової виручки організації на розрахунковий банківський рахунок;
- при видачі готівки співробітнику, якщо від нього вимагається здійснення дій на користь організації. У документі прописується сума коштів і термін, на який гроші видаються. Також вказується конкретна мета видачі, яка не суперечить;
- при видачі готівки працівникові для його особистих витрат;
- у разі зняття готівки підприємцем для потреб власного підприємства, в якому він є єдиним співробітником.
Незалежно від того, як підготовлені документи, від руки або на комп'ютері, застосовуються видаткові ордери виключно у паперовому вигляді.
Зумовлено це необхідністю підписів на РКО відповідального суб'єкта, а також особи, яка приймає гроші. Засвідчення видаткового ордера за допомогою електронно-цифрового підписузаконом не дозволяється.
Витратний ордер необхідний належного оформлення процесу видачі готівки з каси. У документі зазначається не лише сума, а й особа, яка її прийняла. Обов'язково зазначаються підстави видачі.
Хто підписує документ
Після того, як РКО зареєстровано в обліковому журналі, потрібне його підписання. Підписується він керівником юрособи та головним бухгалтером.
У разі відсутності даних осіб видатковий ордер може засвідчуватися особами з відповідними повноваженнями. Слід зазначити, що підпис керівника не вважається обов'язковим, якщо такий є в документах, що додаються.
Заповнений бланк передається касиру. Він обстежує вірність оформлення документа та вимагає документ, що підтверджує особу одержувача.
Касир має право видати гроші виключно тій особі, яка вказана в РКО. За наявності помилки в ордері касир повертає його до бухгалтерії. При видачі готівки касир вимагає від особи, яка отримує гроші, розписатися у графі «Отримав».
Також вказується сума до видачі, яка може видаватись у будь-якій валюті. Після того, як процес передачі коштів завершений касир фіксує дані одержувача.
Потім розписується, робить розшифровку підпису та ставить дату здійснення операції. У доданих документах касиром ставиться друк «Оплачено» чи штамп із зазначенням дати операції.
Чинні нормативи
Уніфікована форма ордера КО-2 було затверджено.
По ст.14-21 «Порядку ведення касових операцій на РФ», ратифікованим , має дотримуватися регламент створення форми КО-2 і правила відпустки готівки з каси організації.
Суть чинних законодавчих вимог така: «Витратний касовий ордер оформляється у форматі А5. Виписується він у одному примірнику бухгалтером, засвідчується головбухом чи керівником, або особами їх замещающими.
Потім документ реєструється у реєстраційному журналі форми КО-3. У розхіднику вказується суть господарської операції як підставу. Також прописується перелік документів, що додаються, із зазначенням їх номерів і часу складання».
При видачі готівки з каси підзвітній особі на витрати, що стосуються реалізації діяльності юрособи, готується РКО відповідно до письмового договору.
Заява пишеться у довільній формі, містить дані про суму коштів, період, на який видається готівка, дату та підпис керівника.
Обов'язком отримав підзвітні гроші особи є повернення виданих коштів протягом трьох робочих днів із часу закінчення періоду, який видавалися кошти чи день виходу працювати.
Витрата коштів має бути підтверджена належними документами та .
Подання авансового звіту вимагає перевірки його бухгалтерією, затвердження керівництвом та остаточного розрахунку за цим документом.
Видаватися під звіт гроші можуть лише при абсолютному погашенні підзвітною особою будь-якої заборгованості за прийнятою раніше підзвітною готівкою.
На видачу зарплати
Відповідно до «Порядку ведення касових операцій» при видачі зарплати по складати видатковий касовий ордер обов'язково.
Також можна скласти РКО за кожним окремим співробітником, вказавши як підставу «Видача заробітної плати». При видачі зарплати відомості видатковий ордер оформляється касира, як у особа, що отримує.
У графі «Отримав» пишеться П.І.Б. касира, підставою стає видача зарплати працівникам. Додатком є платіжна відомість.
В отриманні суми розписується касир, який стає відповідальним за отриману суму.
Зразок заповнення видаткового касового ордера на зарплату відомості відрізняється від звичайного заповнення лише підставою і тим, що одержувачем є сам касир.
Відповідно до цього документа зарплату має видавати касир. На всю суму грошей, що видаються як зарплата за відомостями, складається один видатковий касовий ордер.
Загалом заповнення видаткового касового ордера не становить особливої складності. Але обов'язково слід враховувати особливості заповнення цього документа.
Неправильне чи неналежне оформлення документа стане підставою для визнання документа недійсним.
Будь-які операції з грошима в касі підприємства супроводжуються відповідними документами: прибутковий та видатковий касовий ордер, платіжна відомість, рахунок фактура та ін.
Причому як під час вступу, і при видачі грошей.
Видача грошей із каси підприємства регулюється спеціальною інструкцією.
Відповідно до порядку, оформити видачу грошей із каси можна кількома способами, кожному з яких передбачено свій документ.
Це може бути:
- розрахунково-платіжна відомість,
- платіжна відомість
- видатковий касовий ордер (РКО).
Де і як застосовують видатковий касовий ордер, правила заповнення
Отже, при видачі грошей з каси слід заповнити видатковий касовий ордер, який представлений формою №КО-2 і затверджений Міністерством статистики.
Видатковий касовий ордер оформляється тільки в тих випадках, коли готівка видається особі, яка перебуває або не перебуває у штаті співробітників підприємства.
Також видатковий касовий ордер оформляється для касира, який бере гроші з каси, з метою подальшої передачі співробітнику банку для занесення їх на рахунок підприємства.
Ще один випадок, коли потрібне оформлення РКО – видача загальної суми коштів працівникам чи керівникам, за розрахунково-платіжною чи платіжною відомістю.
Як і будь-якого банківського чи касового документа, до РКО пред'являються жорсткі вимоги.
На видатковому касовому ордері не повинно бути жодних виправлень, помарок, плям від чорнила
Дозволяється заповнювати ордер ручкою з темним чорнилом, за допомогою друкарської машинки, принтера та інших механічних пристроїв.
У цьому випадку записи, зроблені на даних пристроях, повинні зберігатися стільки ж, скільки зберігатимуться ці документи.
Реквізити бланка видаткового касового ордера
Скачати безкоштовно зразок бланка та видаткового касового ордера можна в інтернеті.
Форма видаткового касового ордера, будучи банківським документом, має реквізити, які необхідно заповнювати обов'язково.
- реквізит – назва підприємства. Цей рядок РКО передбачає внесення повної чи скороченої назви підприємства чи організації, з каси якого видаються готівка. Цю інформацію можна знайти у статуті підприємства чи будь-якому іншому документі.
- реквізит – ідентифікаційний код Відкриваючись, підприємство заноситься до Єдиного державного реєстру, отримуючи власний ідентифікаційний код. Ті компанії та організації, які мають власний штамп, із зазначеною на ньому назвою та кодом підприємства, можуть поставити відбиток у цьому рядку.
- реквізит – номер документа. Тут бухгалтер має вказати порядковий номер, під яким проходить РКО у журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Цей касовий журнал форми №КО-3 показує рух готівки в касі, за тим чи іншим призначенням.
- реквізит – дата складання документа. Цей реквізит одна із основних. Варто зазначити, що дата складання РКО має співпадати з датою, яка відбувається за журналом реєстрації.
- реквізит – кореспондуючий рахунок. Кореспондуючі рахунки можуть бути різними залежно від того, з якою метою видаються гроші з каси. Цей рядок у РКО показує інформацію про кореспонденцію, що дозволяє вести бухгалтерський обліку узагальнюючих регістрах.
- реквізит – коди цільового призначення та аналітичного обліку. В окремих випадках, коли на підприємстві запроваджено спеціальні коди для будь-яких господарських операцій, оформлення РКО потребує заповнення цих реквізитів. В інших випадках, коли на підприємстві кодування не передбачено, необхідно поставити прочерк.
- реквізит – сума. Сума готівки, яка видається одержувачу з каси підприємства, обов'язково вноситься до РКО. Зробити це потрібно двічі: спочатку цифрами, потім прописом у відповідних графах.
- реквізит – одержувач коштів. У цьому рядку вказується ім'я особи, яка отримує гроші з каси. В окремих випадках, коли гроші передаються через посередника, ім'я довіреної особи, тобто фактичного одержувача, зазначається після імені того, кому адресовано гроші.
- реквізит – основу видачі грошей. У цій графі зазначається причина, чому потрібно видати кошти з каси підприємства. Підставою може бути як усне, і письмове розпорядження керівника, інші підстави.
10. Реквізит – сума коштів, що видається за РКО. Цей рядок показує, скільки готівки було видано за виписаним видатковим касовим ордером. Ця інформація заноситься до документа виключно прописом, з великої літери.
11. реквізит – документи, що додаються до РКО. У цьому рядку зазначаються документи, що підтверджують підставу на видачу грошей, або якимось чином належать до виплати грошей із каси. Такі документи мають бути підписані касиром підприємства, а також зазначені спеціальним штампом «Оплачено» на погашення.
12. реквізит – підписи головного бухгалтера та керівника. Останнім реквізитом, який має бути обов'язково присутнім у видатковому касовому ордері, є підписи головного бухгалтера, а також керівника підприємства.
Якщо їх немає на робочому місці, підписати бланк РКО для видачі коштів мають права лише ті співробітники, яким керівник або головний бухгалтер передали таке право.
Однак, якщо до ордера додається документ, уже підписаний керівником, то на самому ордері ставити підпис не обов'язково.
Видача готівки по РКО
Коли всі реквізити заповнені, видатковий касовий ордер готовий передачі до каси підприємства.
Важливо пам'ятати, що заповнений видатковий касовий документ передається безпосередньо з бухгалтерії до каси.
Після отримання РКО касир перевіряє правильність його заповнення.
Якщо документ написаний неправильно, його передають назад до бухгалтерії для повторного, правильного заповнення.
Отримати готівку за видатковим документом може тільки та особа, чиє ім'я вказано в документі, тільки в той день, який зазначено в РКО.
Під час отримання коштів із каси, одержувач зобов'язаний пред'явити документи, що засвідчують його особу, звідки у відповідну графу переносяться особисті дані одержувача.
Якщо кошти отримує співробітник підприємства, якого касир знає особисто, або той уже не раз отримував гроші з каси, заповнювати цей рядок не обов'язково.
Як тільки одержувачу передано суму за видатковим касовим ордером, він повинен самостійно вказати в документі суму прописом, поставити дату та свій підпис.
У жодному разі не можна заповнювати ці графи бухгалтерам чи касирам.
Після видачі готівки, заповнення всіх документів та завершення всіх операцій, касир підписує видатковий документ, вносить дані про нього у відповідні регістри, а також до касової книги, підкріплюючи все своїм підписом.