Архів документів

Рік випуску: 2010
Номер Версії: 2.7
Мова Інтерфейсу: Українська
Розробник: Простий софт
Підтримувані OS: Windows XP/Vista/7
Платформа: х86
Ліки: Присутня

Системні вимоги:
- процесор Pentium III із тактовою частотою 800MГц;
- Оперативна пам'ять 512Мб;
- графічний адаптер SVGA із відеопам'яттю 64Мб;
- Монітор 1024x768x16;
- вільний простір на жорсткому диску щонайменше 1Гб;
- Маніпулятор "миша".

Опис:
Архів документів – це система електронного документообігу та автоматизації діловодства на підприємстві. Програма дозволяє систематизувати облік та зберігання документів, забезпечує контроль виконання документів на всіх стадіях за термінами та відповідальними, відстежувати рух документів, хто що колись узяв, повернув. По кожному документу можна фіксувати довільну додаткову інформацію, зручний пошук та просунутий аналіз, гнучке налаштування прав доступу, мережевий та розрахований на багато користувачів режими, відстеження історії змін та багато інших зручностей.

Основні функції програми:

* Систематизація обліку та зберігання документів
Програма дозволяє автоматизувати реєстрацію та здійснювати облік документів за такими параметрами:
- за типом (договір, кошторис), видом (бухгалтерський, звітний), категорії (робочий, внутрішній),
- за термінами дії, сумою, валютою (актуально для договорів тощо),
- за авторами, відповідальними підрозділами та виконавцями,
- по компаніям-партнерам (із зазначенням повних координат компаній),
- за темою (можливий опис змісту),
- за статусом (виконується, завершено),
- якщо документ міститься в електронному вигляді, вказується шлях до файлу.

Загалом система покликана підтримувати як паперовий, так і електронний документообіг.
Програма дозволяє систематизувати зберігання документів. У основі вказується:
- місце зберігання документів (№ шафи, полиці, папки…),
- дата, до якої документи мають зберігатися,
- історія видачі документів на руки (хто що коли брав)
За кожним документом можна фіксувати довільну додаткову інформацію.
Будь-яку таблицю бази можна роздрукувати, експортувати до MS Word, MS Excel або текстового формату CSV. Є імпорт із інших джерел даних у форматі CSV.

* Контроль виконання документів за термінами
Система дозволяє ефективно керувати процесами руху та обробки документів.
Реалізовано контроль робіт з документів на всіх стадіях:
- фіксуються строки початку та закінчення роботи з документом кожним виконавцем,
- Проводиться контроль термінів: передбачено автоматичне виділення кольором незавершених завдань.

* Контроль за виконанням документів за відповідальними виконавцями
Для кожного документа відстежується історія його проходження відповідальними виконавцями.
У системі зберігається повна контактна інформація щодо співробітників – виконавців із зазначенням їх прав доступу до інформації.
Програма дозволяє контролювати стан виконуваних процесів та виконувати аналіз завантаження персоналу. Впровадження системи сприяє підвищенню виконавчої дисципліни у створенні. Скорочується час узгодження документів та прийняття рішень.

* Оперативний доступ до документів
Система дозволяє здійснити миттєвий пошук потрібного документа. Передбачені зручні способи сортування та фільтрації даних. Легко побудувати складний логічний запит до бази і провести просунутий аналіз інформації, що зберігається. Гнучка настройка прав доступу дозволяє розмежувати права доступу працівників до документів.

Облік документів

Якщо Ви відповідальний керівник, то Ви замислювалися про грамотний облік. Облік документів, облік договорів та облік документації не менш важливий на підприємстві. Наша програма обліку документів є комплексним рішенням для автоматизації обліку документів. Система документообігу має великий функціонал і перелік інструментів. У зв'язку з тим, що кожне ведення документації у різних установах здійснюється по-різному, ми готові до налаштування програми для обліку документів індивідуально під Ваші вимоги. Наша система документів допоможе вам систематизувати архів документів. В базі Ви зможете зберігати як самі документи, так і посилання на сервер, де зберігаються дані. Перевагою програми є швидкий пошук. Вікно програми створено таким чином, що пошук може здійснюватись по будь-якому з полів. Але це ще не всі можливості пошуку. При роботі з програмою для обліку документів Ви можете не тільки працювати з усією базою даних, але й працюючи зі спеціальним вікном пошуку, вивести документи за певний період або за співробітником, клієнтом і навіть за датою підписання. Більше ніяких втрат та складнощів у пошуку потрібного документа. І Ваше управління документами та управління договорами стане централізованим та впорядкованим.

Програму для обліку документів можна використовувати не лише як архів даних та зберігання документів, а й як програму для здійснення документообігу. Створивши базу, можна стежити за історією документа від створення до всіх пересувань. Ви зможете бачити всіх людей, які працюють із ним. На якому етапі перебуває кожен документ.

Ще однією перевагою програми обліку є систематизація та впорядкованість усіх документів. Що створює велику класифіковану систему електронних документів.

З нашою програмою обліку Ви можете дозволити собі забути про ящики та коробки з документами. Тепер Ви зможете за лічені секунди та всього пару кліків знайти потрібний.

Завдяки такій організованій системі обліку Ви можете всі документи поділити на категорії та підкатегорії, розділити їх на відділи та співробітники. Можна навіть виводити звіти з документообігу.

Навіщо потрібні системи обліку документації? Відповідь на це питання дуже проста: людині властиво помилятися. Необхідно зменшити кількість помилок у веденні документації. Тепер за допомогою автоматизованої системи обліку дуже важко втратити документ. Системи документообігу дозволяють створити повідомлення за допомогою яких програма кошторисів нагадає Вам про якісь недоліки.

Що ще є у програмі обліку для документів? Автоматизована система заповнення, розумні поля, які запам'ятовую введену інформацію та багато іншого.

Ознайомитись з усіма можливостями програми обліку «Ведення документації» Ви можете просто зателефонувавши або зв'язавшись поштою.

Програма для архівів, облік та управління документацією - ефективно, швидко, автоматично!

Відео програми для обліку документів та договорів

Подивившись наступне відео, можна швидко ознайомитися з можливостями програми УСУ – Універсальної Системи Обліку. Якщо Ви не бачите завантаженого на YouTube відео, обов'язково напишіть нам, ми знайдемо інший спосіб показати демонстраційний ролик!

Анатолій Вассерман про нову версію 5.0 програми УСУ

Окрім думок про програму USU звичайних користувачів до Вашої уваги тепер видаються думки експертів. Анатолій Вассерман народився 9.12.1952р. За освітою інженер закінчив Одеський технологічний інститут холодильної промисловості. Після закінчення інституту влаштувався працювати програмістом, потім – системним програмістом. Вперше на екрані з'явився 1989 року, взявши участь у клубі «Що? Де? Коли? та на «Брейн-рингу». У телевізійній «Своєї грі» здобув п'ятнадцять перемог поспіль протягом двох років, з 2001 до 2002 року. і став найкращим гравцем десятиліття у 2004 році. За спортивною версією «Своєї гри» ставав п'ятиразовим чемпіоном України. Чотириразовий чемпіон Москви зі спортивної версії «Своєї гри», бронзовий та срібний призер 2017 року. Срібний призер «Знатокіади», Всесвітніх ігор знавців у 2010 році зі «Своєї гри».

Додаток до програми для професійних керівників - Біблія Сучасного Керівника

Додаток до програми для професійних управлінців: для розвитку бізнесу та підвищення доходів. Унікальний продукт, розроблений на стику двох наук: економіки та інформаційних технологій. Аналогів немає

Мобільний додаток USU

З розвитком технологій життя пришвидшується. Скрізь треба встигнути - адже чим швидше робиш справи, тим більше заробляєш. З цієї причини дуже важливо мати під рукою багатофункціональний мобільний додаток.

Олександр Друзь про Універсальну Систему Обліку

Окрім думок про програму USU звичайних користувачів до Вашої уваги тепер видаються думки експертів. Серед них перший магістр інтелектуальної гри "ЧДК" Олександр Друзь. Шість разів нагороджувався призом "Кришталева сова" як найкращий гравець клубу. Власник "Діамантової сови" – приз кращого гравця. Здобув звання чемпіона телевізійної версії «Брейн-рингу». У телевізійній передачі "Своя гра" вигравав "Лінійні ігри", "Суперкубок", вигравав з командою "III Кубок Виклику", поставив абсолютний рекорд результативності за одну гру. Автор та ведучий інтелектуальних ігор та пізнавальних програм на різних каналах телебачення.

Максим Поташев про ефективність програми УСУ

Окрім думок про програму USU звичайних користувачів до Вашої уваги тепер видаються думки експертів. Максим Поташев – магістр гри «Що? Де? Коли?», чотири рази став володарем призу «Кришталева сова», двічі чемпіон світу, тричі чемпіон Росії, шестиразовий чемпіон Москви, триразовий переможець Відкритого чемпіонату Москви з гри «ЧГК». За підсумками загального голосування глядачів у 2000 році визнаний кращим гравцем за всі роки існування елітарного клубу, створеного в 1975р. За кандидатуру Максима Поташова проголосували 50 тисяч телеглядачів програми. Вручено «Велику кришталеву сову» та головний приз ювілейних ігор – «Діамантова зірка» магістра гри. Член правління та з 2001 року - віце-президент Міжнародної асоціації клубів. За фахом – математик, маркетолог, бізнес-тренер. Закінчив факультет управління та прикладної математики, викладав на кафедрі загальної та прикладної економіки у Московському фізико-технічному інституті. У серпні 2010 року призначений президентом Загальноросійської громадської організації "Федерація спортивного бриджу Росії". Очолює консалтингову компанію, яка допомагає різним організаціям вирішувати завдання, пов'язані з продажами, маркетингом, клієнтським сервісом та оптимізацією бізнес-процесів.

Сергій Карякін про тактику у бізнесі

Окрім думок про програму USU звичайних користувачів до Вашої уваги тепер видаються думки експертів. Сергій Карякін. У віці 12 років став наймолодшим гросмейстером у світовій історії, що увійшло до Книги рекордів Гіннесса. Здобув перемогу в турнірі претендентів. Нагороджений Кубком світу ФІДЕ. Чемпіон світу з швидкої шахової гри, чемпіон світу з бліцу. Заслужений майстер спорту України. Заслужений майстер спорту Росії, гросмейстер Росії. Здобув орден «За заслуги» ІІІ ступеня. Член Громадської палати Російської Федерації у шостому складі. Неодноразовий переможець дитячих та юнацьких чемпіонатів світу та країн Європи. Переможець та призер безлічі великих турнірів. Чемпіон XXXVI Всесвітньої Шахової олімпіади у складі збірної України, срібний призер Олімпіади у складі збірної Росії. На своїй дошці у турнірі показав найкращий результат та отримав перший індивідуальний приз (на 4 дошці). Чемпіон Росії з найкращим результатом на 1-й дошці. Чемпіон світу у складі збірної Росії. Увійшов до півфіналу Кубка світу. Переможець низки міжнародних турнірів.

Можливості програми для документів

Нижче наведено короткий перелік можливостей програми УСУ – Універсальної Системи Обліку. Залежно від конфігурації програмного забезпечення, список можливостей може змінюватися – ставати менше або більше.

• У програмі, яка працює з урахуванням документів, підтримується одночасна робота кількох користувачів.
• Контроль програми та облік у ній відбувається на найвищому рівні. Кожен логін користувача захищений паролем.
• Кожен співробітник може періодично змінювати свій пароль у програмі, яка контролює облік документів.
• Програма враховує різні факти та може змінити пароль будь-якого співробітника.
• У програмі обліку, яка проводить роботу з документами, є розмежування прав доступу для співробітників різної спеціалізації.
• Враховуючи різні обставини, підтримується робота з локальної мережі через різні мережеві протоколи.
• У програмі контролю та обліку документів є можливість працювати через інтернет, за наявності мережі філій або якщо керівник хоче дивитися управлінську звітність із дому.
• Програма контролю та обліку документів має легкий і зрозумілий інтерфейс, з нею зможе працювати будь-який користувач.
• Працюючи з контролем та обліком документів, Ви зможете налаштовувати дизайн у програмі, зокрема тематичний.
• При контролі за документами, у програмі комп'ютерного обліку можна вибрати зі списку заготовок колірну схему, що сподобалася, для відображення вікон.
• Контролюючи роботу з обліку документів, у заголовку головного вікна виводитиметься назва Вашої організації.
• При керуванні роботою з документами, у налаштуваннях програми можна задати назву своєї організації, контактні дані та реквізити.
• Контролювати процеси роботи в програмі обліку не складає особливих труднощів. Головне меню програми, що автоматизує роботу з обліку документів, реалізовано просто та зрозуміло. Воно складається лише з трьох пунктів: модулі, довідники та звіти. Модулі потрібні для повсякденної роботи, довідники - для налаштування програми особливо своєї фірми, а за допомогою звітів можна аналізувати результати роботи за будь-який період часу.
• Автоматизувати роботу з обліку документів легко. У програмі обліку підтримується масова email та смс-розсилка.
• За допомогою масових розсилок програми обліку можна повідомляти клієнтів про акції або знижки, що проводяться, а також керувати їх оповіщеннями.
• Автоматизуючи роботу з обліку документів, перед sms-розсилкою можна попередньо виконати розрахунок вартості розсилки.
• Програма обліку та управління документами може працювати з різним обладнанням.
• Працюючи з керуванням та обліком документів можна переглянути аудит з конкретного облікового запису.
• Софт, який керує документами, можна блокувати, якщо користувач програми обліку хоче надовго відлучитися з робочого місця.
• Керуючи документами, використовуються блокування при редагуванні будь-якого запису таблиці, щоб кілька співробітників, що одночасно працюють, не перезаписували внесену іншою людиною інформацію.
• Працюючи з автоматизацією, пошук у системі обліку можна виконувати за будь-якою колонкою таблиці.
• Програма управління та обліку документів підтримує імпорт даних. Наприклад, на початку роботи з системою обліку можна завантажити список клієнтів.
• При експорті інформації до програми MS Excel можна використовувати старі та нові формати файлів.
• Автоматизація вашої організації – ще один крок на шляху успішного ведення бізнесу!
• Почнемо автоматизацію разом!
• Програмне забезпечення УСУ – Універсальна Система Обліку – включає також безліч інших можливостей!

На сьогоднішній день актуальність програм електронної архівації документів є дуже високою. Обробка та зберігання всієї документації підприємства у цифровій формі – це не мода і не просто данина комп'ютерної доби; Як показує практика, електронний архів справді дозволяє вирішувати масу завдань, раніше вкрай проблематичних, і реально підвищує загальну ефективність роботи будь-якої організації. Насамперед знижує трудомісткість процесів пошуку/відбору документів і, таким чином, дозволяє економити суттєві обсяги робочого часу. Створення чинної системи електронного документообігу має на увазі кілька етапів, найважливішими з яких є:

• оцифрування, тобто. перетворення паперових матеріалів на електронні;
• каталогізація та систематизація, тобто. упорядкування отриманого масиву електронних версій з можливістю миттєвого доступу до будь-якого документа (або до будь-якої групи матеріалів, відібраних за будь-яким критерієм).

створення та зберігання електронних документів

1. Унікальна програма систематизації та структурування бази даних.
2. Мінімізовані витрати на придбання, впровадження та роботу з програмою.
3. Мтехнічні вимоги до обладнання. Немає необхідності поповнювати парк комп'ютерів дорогими надпродуктивними машинами.
4. Швидкість пошуку потрібного документа та роботи з цілісним масивом, що в сотні разів перевищує швидкість «ручної роботи» з паперовим архівом.
5. Можливість придбати готове рішення, яке враховує специфіку будь-якого конкретного бізнесу.

• зберігання електронних версій паперових документів у будь-якому форматі;
• мінімум дій користувача (і відповідно витрат його часу), необхідних для пошуку документа, його перегляду, редагування та виведення на друк;
• можливість регламентації та розмежування прав доступу;
• імпортування файлів з інших систем, зокрема. 1С;
• можливість резервного копіювання, тобто. максимальна надійність та довговічність документації.

Кожен із нас з часом роботи на комп'ютері з такою проблемою, як знайти потрібний файл. Архівні документи, всілякі звіти, файли, отримані з електронної пошти, різні бланки, шаблони та ще багато іншого часто втрачаються на жорсткому диску. Тепер завдяки цій програмі
систематизувати документи стало дуже просто. Утиліта дозволяє організувати архівування, використовувати шаблони, введення додаткової інформації, враховувати взаємозв'язки, здійснювати пошук за ключовими словами та аналітиками документа, а також розмежовувати користувачів з прав доступу.
Цей інструмент дає можливість формувати нову структуру каталогів, копіювати каталоги з інших місць разом із існуючими файлами. Цей софт дозволяє створювати архіви документів Microsoft Excel та Microsoft Word; створювати документи на основі шаблонів; реалізовувати користувацькі довідники-це дозволяє зменшити час визначення інформації до необхідного файлу. На заміну ручного введення користувачеві доступний вже існуючий список. вибором із існуючого списку. Слід завантажити, що кількість довідників не обмежена.
Ви легко зможете зберегти важливу для вас інформацію. А існуюча історія роботи з кожним документом дозволить простежити всі операції з цим файлом. Утиліта дозволить підготувати договірні документи, знайти та проаналізувати комплект договорів. Користувачеві також доступна робота з шаблонними формами. Програма дозволить ефективно та швидко використовувати потрібні документи, а весь інтерфейс зрозумілий на інтуїтивному рівні.

Ключові особливості та функції

• Спрощено систему адміністрування;
• Повністю видалені певні папки, такі як вхідні, вихідні тощо;
• Формування структури папки виконується автоматично;
• Документи відображаються у вигляді списку;
• Покращено та розширено пошук з аналітики документів;
• З'явилося угруповання за додатковими полями;
• Здійснюється контроль над новими та віддаленими каталогами
• Реалізовано новий помічник "Створення документа на підставі";
• Поліпшено порядок проходження шаблонів;
• Створено інструмент збереження налаштувань табличної форми для окремої папки;
• З'явилася можливість перенесення файлів між каталогами із використанням механізму Drag&Drop (перенесення мишкою);
• Історія роботи із файлом;
• Виправлені помилки.