Пбу інвентаризація товарно-матеріальних цінностей. Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей: як часто проводити? Обов'язковим проведення інвентаризації ТМЦ є

До початку перевірки фактичної наявності майна інвентаризаційної комісії слід отримати останні, на момент інвентаризації, прибуткові та видаткові документи або звіти про рух матеріальних цінностейі грошових коштів.

Голова інвентаризаційної комісії візує всі прибуткові та видаткові документи, додані до реєстрів або звітів, із зазначенням "до інвентаризації на (дата)", що має бути бухгалтерією підставою для визначення залишків майна до початку інвентаризації за обліковими даними.

Матеріально-відповідальні особи дають розписку про те, що до початку інвентаризації видаткові та прибуткові документи на майно здані в бухгалтерію або передані комісії та всі цінності, що надійшли на їх відповідальність, оприбутковані, а вибулі описані у витрату.

Аналогічні розписки дають і особи, які мають підзвітні суми придбання чи доручення отримання майна.

Інвентаризаційна комісія забезпечує повноту та точність внесення до опису даних про фактичні залишки - основних засобів, запасів, товарів, коштів, іншого майна та фінансових зобов'язань, правильність та своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації. Відомості про фактичну наявність майна та реальність врахованих фінансових зобов'язань записуються в інвентаризаційні описи або акти інвентаризації не менше ніж у двох примірниках.

На майно, що знаходиться на відповідальному зберіганні, орендоване або отримане для переробки, складаються окремі описи.

Якщо інвентаризація майна проводиться протягом кількох днів, то приміщення, де зберігаються матеріальні цінності, під час відходу інвентаризаційної комісії мають бути опечатані. Під час перерв у роботі інвентаризаційних комісій описи повинні зберігатись у ящику (шафі, сейфі) у закритому приміщенні, де знаходиться інвентаризація. У тих випадках, коли матеріально-відповідальні особи виявлять після інвентаризації помилки в описах, вони повинні негайно заявити про це голові, комісія здійснює перевірку зазначених фактів та у разі їх підтвердження здійснює виправлення виявлених помилок у встановленому порядку.

Фактичне наявність майна під час інвентаризації визначають шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, обмірювання.

Керівник організації повинен створити умови, що забезпечують повну та точну перевірку фактичної наявності майна у встановлені терміни (забезпечити робочою силою для перевішування та переміщення вантажів, технічно справним ваговим господарством, вимірювальними та контрольними приладами, мірною тарою).

Правила проведення інвентаризації окремих видів майна та фінансових зобов'язань. Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей.

Товарно-матеріальні цінності (товари, допоміжні матеріали, лікарська рослинна сировина, тара, інвентар тощо) заносяться до опису по кожному окремому найменуванню із зазначенням виду, групи, кількості та інших необхідних даних (дозування, фасування та ін.).

Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей повинна, зазвичай, проводитися порядку розташування цінностей у цьому приміщенні.

При зберіганні товарно-матеріальних цінностей у різних ізольованих приміщеннях в однієї матеріально-відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей вхід у приміщення не допускається (наприклад, опломбується), і комісія переходить до роботи у наступне приміщення.

Комісія у присутності матеріально-відповідальних осіб перевіряє фактичну наявність товарно-матеріальних цінностей шляхом обов'язкового їхнього перерахунку, перевішування чи перемірювання. Не допускається вносити до опису дані про залишки цінностей за словами матеріально-відповідальних осіб або за даними обліку без перевірки їх фактичної наявності.

Інвентаризаційні описи можуть бути заповнені з використанням засобів обчислювальної та іншої організаційної техніки, так і ручним способом. Описи заповнюються чорнилом або кульковою ручкою чітко та ясно, без помарок та підчисток.

Найменування інвентаризованих цінностей та об'єктів, їх кількість вказують в описах за номенклатурою та в одиницях вимірювання, прийнятих в обліку.

На кожній сторінці опису вказують прописом число порядкових номерів матеріальних цінностей та загальний підсумок кількості в натуральних показниках, записаних на даній сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах тощо) ці цінності показані.

Виправлення помилок проводиться у всіх примірниках описів шляхом закреслення неправильних записів та проставлення над закресленими правильними записами.

Виправлення мають бути обумовлені та підписані всіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально-відповідальними особами.

В описах не допускається залишати незаповненими рядки, на останніх сторінках незаповнені рядки прокреслюються.

На останній сторінці опису має бути зроблено відмітку про перевірку цін, таксування та підрахунок підсумків за підписами осіб, які робили цю перевірку.

Описи підписують усі члени інвентаризаційної комісії та матеріально-відповідальні особи. Наприкінці опису матеріально-відповідальні особи дають розписку, що підтверджує перевірку комісією майна в їхній присутності про відсутність до членів комісії будь-яких претензій та прийняття перерахованого в описі майна на відповідальне зберігання.

При перевірці фактичної наявності майна у разі зміни матеріально-відповідальних осіб, який прийняв майно, розписується в описі в отриманні, а здавав - у здачі цього майна.

Товарно-матеріальні цінності, що надходять під час проведення інвентаризації, приймаються матеріально-відповідальними особами у присутності членів інвентаризаційної комісії та оприбутковуються за реєстром або товарним звітом після інвентаризації.

Ці товарно-матеріальні цінності заносяться до окремого опису під найменуванням "Товарно-матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації". В описі вказується дата надходження, найменування постачальника, дата та номер прибуткового документа, найменування товару, кількість, ціна та сума. Одночасно на прибутковому документі за підписом голови інвентаризаційної комісії (або за його дорученням члена комісії) робиться відмітка "після інвентаризації" з посиланням на дату опису, на яку записані ці цінності.

При тривалому проведенні інвентаризації у виняткових випадках і лише з письмового дозволу керівника та головного бухгалтера організації у процесі інвентаризації товарно-матеріальні цінності можуть відпускатися матеріально-відповідальними особами у присутності членів інвентаризаційної комісії.

Ці цінності заносяться до окремого опису під найменуванням "Товарно-матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації". Оформляється опис за аналогією з документами на товарно-матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації. У видаткових документах робиться відмітка за підписом голови інвентаризаційної комісії або за його дорученням члена комісії.

Описи складаються окремо на товарно-матеріальні цінності, що у дорозі, відпущені, але з оплачені вчасно покупцями, оплачені покупцями, але у момент інвентаризації не отпущены. Окремо складаються описи на виявлені в процесі інвентаризації цінності зі строком придатності, що минув, зіпсовані або мають інші дефекти. До цих описів прикладаються пояснювальні винних осіб.

Тара заноситься в описи за видами, цільовим призначенням та якісним станом (нова, що була у використанні, потребує ремонту тощо).

На тару, що стала непридатною, інвентаризаційною комісією складається акт на списання із зазначенням причин псування.

Всі ми на роботі стикаємося з величезною кількістю предметів навколо нас: інвентар, обладнання, оргтехніка, меблі, канцтовари, та мало що ще ... Але як ці речі правильно називаються в бухгалтерії і що являє собою це поняття? Отже, тема нашої сьогоднішньої розмови: «ТМЦ: розшифровка, суть, методи та правила їхньої оцінки». Почали?

Що таке ТМЦ

ТМЦ - це тобто активи організації, що використовуються як сировина, матеріали в процесі виробництва продукції, призначеної для подальшого продажу, надання послуг. Іншими словами, все, що має підприємство, – це ТМЦ. Розшифровка, як бачите, нехитра. І так вважають багато хто, поки не доходить справа до обліку та оцінки цих цінностей.

Відповідно до Федерального Закону № 129-ФЗ та Положення ведення бухгалтерського обліку в РФ, організації повинні періодично проводити інвентаризацію. Про те, що це за процедура, і йтиметься далі. Отже…

Інвентаризація на підприємстві: що це таке і навіщо вона потрібна

Що означає ТМЦ, ми коротко розібралися. А що таке інвентаризація? Це перевірка реальної наявності товарно-матеріальних цінностей для підприємства. Вона проводиться з метою контролю майна та коштів. Кінцевим результатом заходу є зіставлення фактичного залишку матеріальних цінностей, зазначених у інвентарному описі, з даними бухгалтерського обліку на момент проведення переобліку.

Можливе проведення повної інвентаризації чи вибіркової за рішенням керівництва. Нижче розглянемо основні правила інвентаризації ТМЦ.

Діємо відповідно до законодавства

Для достовірного ведення бухгалтерського обліку та звітності організаціям слід проводити інвентаризацію свого майна, у процесі якої перевіряють та документально підтверджують його стан, оцінку та наявність. Строки проведення цього заходу та його порядок визначаються керівництвом.

Бувають випадки, коли інвентаризація є обов'язковою:

1. Під час передачі в оренду майна, продажу, викупу.
2. Перед річним звітом.
3. При зміні відповідальних осіб.
4. При виявленні нестачі, пожежі, інших екстремальних ситуаціях.
5. В інших випадках, згідно із законодавством РФ.

Знайдені вході інвентаризації розбіжності між фактичною кількістю майна та даними бухгалтерського обліку будуть відображатися на рахунках у такому порядку:

1. Надлишки майна припадають, а певна сума записується на фінансовий результат підприємства.
2. Нестачі не більше норми відносять на природні витрати виробництва. Все, що понад норми, стягують із винних осіб. Якщо ж винуватців не встановлено або їх провину не доведено, то недостачу відносять на фінансовий результат.

Причини інвентаризації ТМЦ

Перед проведенням інвентаризації директор підписує наказ формою ИНВ-22. Він готується, як правило, не пізніше ніж за десять днів до передбачуваної події. У цьому документі обов'язково вказуються причини інвентаризації. Вони можуть бути різними:

1. Контрольна перевірка
2. Зміна матеріально відповідальних осіб.
3. Виявлення фактів розкрадання.
4. Передача майна у продаж, оренду, викуп.
5. У разі надзвичайних подій.

Види інвентаризацій

1. Повна. Вона зачіпає все майно та зобов'язання фірми. Це дуже трудомісткий процес, що проводиться один раз на рік перед складанням річного звіту.
2. Часткова. Її метою є аналіз якогось одного виду коштів підприємства.
3. Вибіркова. Це різновид часткової інвентаризації, яку проводять за зіпсованими та застарілими.

Є ще одна класифікація. За видами господарської діяльності розрізняють планову, непланову та повторну інвентаризації. Планові проводять періодично за графіком. Позапланові – це раптові перевірки. Ну а повторні проводяться у разі потреби, коли виникли проблеми з даними основної перевірки, для уточнення якихось позицій.

Етапи інвентаризації

Сам процес інвентаризації складається з кількох етапів. Перший – підготовчий. Тут усе просто. Це підготовка цінностей до перерахунку, а також підготовка всіх документів, складання списків усіх матеріально відповідальних осіб, визначення методів та термінів проведення заходу.

Другий етап – власне перевірка реальної наявності матеріальних цінностей та складання описів інвентаризації. Слід зауважити, що акти та інвентаризаційні описи складаються за типовими формами та є первинними документами обліку. Їх можна написати від руки, а можна роздрукувати. У будь-якому випадку вони мають бути правильно оформлені.

В описах зазначаються товарно-матеріальні цінності, їх кількість та вартість. Помилки, допущені при складанні відомостей, обов'язково виправляють в обох примірниках. Неправильний запис закреслюють однією лінією, а над нею вписують правильне значення. Усі виправлення узгоджуються між членами комісії та матеріально-відповідальними особами. Не можна залишати незаповнені рядки (якщо залишилося місце, ставляться прочерки). Відомості підписує всі члени комісії та матеріально-відповідальні особи.

Якщо переоблік провадився через зміну відповідальних осіб, то акт наприкінці підписує нове матеріально- відповідальна особа, підтверджуючи, що він прийняв ТМЦ

Третій етап - дуже важливий - це аналіз даних і звірка інформації про те, що в бухгалтерському обліку. По суті, виявляється різниця між фактичною наявністю цінностей та даними обліку. Потім керівництво шукає причини розбіжностей, якщо їх виявлено.

Ну і четвертий етап – правильне оформлення документації. Саме на цьому етапі необхідно привести у чітку відповідність результати інвентаризації з даними бухгалтерського обліку. винні у неправильному обліку, караються.

Ось так проводиться інвентаризація ТМЦ. Розшифровка цього поняття та суть процедури вам вже відомі. Розглянули ми й етапи проведення такого нелюбого багатьма (та практично всіма) заходами. А тепер давайте поговоримо про те, що слід відносити до товарно-матеріальних цінностей насправді. Чи все майно є цінним? Які існують методи оцінки ТМЦ?

Методи оцінки товарно-матеріальних запасів

Як уже згадувалося, ТМЦ (розшифровка дана на початку статті) – це термін, який використовують для визначення матеріалів, що перебувають у власності підприємства. Також вони можуть бути призначені для продажу споживачеві або використовуватися при виробництві власної продукції.

Є кілька найпоширеніших методів їхньої оцінки:

1. Поштова оцінка. Підраховується індивідуально кожна одиниця товару.
2. Метод першого запасу, інакше названий як «Перший у запас – перший у виробництво» (метод ФІФО). Він ґрунтується на припущенні, що ті ТМЦ, які найдовше перебувають у запасах, найшвидше продаються або використовуються.
3. Метод останнього запасу, друга назва – «Останній у запас – перший у виробництво» (ЛІФО). Оцінка полягає в припущенні, що товари, закуплені останніми, продадуться першими.
4. Методика середньої вартості. У цьому випадку має місце припущення, що всі ТМЦ перемішуються у випадковій послідовності, і продаж відбувається навмання.
5. Методика ковзної середньої. Тут передбачається, що потік товарів випадково перемішується при кожному новому та їх продаж відбувається так само випадково.

Комбінування різних методів

Слід зазначити, що з вигоди підприємства можна комбінувати всілякі методи оцінки ТМЦ. Якщо вважаються однорідні запаси з незмінними цінами, можна користуватися одним способом. Насправді такі випадки бувають вкрай рідко. Адже зазвичай матеріали дуже різні, тому користуються різними методиками. Запаси умовно поєднують у групи, і до кожної застосовують свій метод. Ви самі вирішуєте, які варіанти вибирати, головне, щоб це було закріплено у облікової політикипідприємства.

У нашій статті ми обговорили, як розшифровується ТМЦ, які існують методи оцінки майна фірми, що таке і для чого потрібна інвентаризація товарно-матеріальних запасів і як вона здійснюється. Всі ці питання не такі вже й складні, щоправда, у новачка у сфері бухгалтерії можуть виникати певні проблеми. Однак і вони з накопиченням досвіду вирішуються, головне - розуміти, що слід відносити до товарно-матеріальних цінностей, адже це значно полегшить їх правильний облік.

На будь-якому працюючому підприємстві знаходиться велика кількістьобладнання, речей, продукції. При цьому не всі знають, що кожен предмет підлягає обов'язковому відображенню у бухгалтерському обліку. Інформація про фактичну наявність ТМЦ має бути на постійному контролі у відповідних підрозділів організації. Цей контроль здійснюється за допомогою інвентаризації.

Про те, що таке товарно-матеріальні цінності, інвентаризація, її види, способи, строки перевірки, порядок документального оформлення йтиметься у статті.

Поняття інвентаризації та необхідність її проведення

Товарно-матеріальні цінності (ТМЦ) є активами підприємства, використовувані як сировини, матеріалів під час виготовлення товарів, робіт чи послуг, вироблених подальшої реалізації споживачам. Інакше кажучи, ТМЦ – усе, що стосується безпосереднього ведення організації.

Відповідно до №120-ФЗ, товарно-матеріальні цінності кожного підприємства підлягають інвентаризації. Більше того фірма та її структурні підрозділи повинні регулярно проходити цю процедуру.

Інвентаризація – контроль наявності ТМЦ, що фактично перебувають на чинному підприємстві. Основна її мета полягає у перевірці майна, що належить фірмі, фінансових ресурсів організації, структурних підрозділів, врахованих на балансі.

Види інвентаризації

Прийнято розподіл на кілька видів залежно від порядку, повноти, термінів, способів та цілей проведення:

За об'ємом:

• повна. Проводиться під час аудиту на підприємстві до початку складання річних звітівпри ревізіях. Передбачає здійснення контролю над ТМЦ фірми, грошима, операціями з договірними відносинами коїться з іншими організаціями;
• часткова – контроль фактичної наявності певної частини коштів підприємства. Наприклад, готівки під час ревізії, при зміні уповноваженої особи, звільненні працівника.

За способом:

• вибіркова - контроль наявності цінностей на вибір, що належать до ведення конкретного працівника;
• суцільна - повністю охоплює структурні підрозділи організації.

За призначенням:

• планова. Перед проведенням складаються та затверджуються графіки перевірки. Співробітників не інформують про конкретний час проведення;
• позапланова – у разі непередбачених обставин (звільнення працівника, стихійне лихо);
• повторна – якщо є сумніви щодо достовірності та об'єктивності попередньої перевірки;
• контрольна. Після проведення чергової планової чи позапланової процедури може бути призначено контрольну, де беруть участь особи, які входять до складу комісії.

Порядок проведення

1. Підготовка. Видається наказ про строки та структурні підрозділи, що підлягають перевірці, затверджується склад інвентаризаційної комісії; розробляються акти, які свідчать про готовність конкретного структурного підрозділу та підприємства. На період проведення процедури операції з приймання чи відвантаження ТМЦ припиняються.
2. Основний період. Комісія проводить опис ТМЦ шляхом підрахунку цінностей, коштів у касі, інших активів. Усі відомості відображаються у графі документального опису «Фактична наявність». Особи, які є матеріально відповідальними, підписують розписку про те, що вся первинна документація щодо відображення ТМЦ здана в підрозділ бухгалтерії;
3. аналітичний період. Опис із проставленими підписами членів затвердженої комісії передається до підрозділу бухгалтерії для подальшої детальної звірки з даними бухобліку.

Інвентаризація визнається недійсною та призначається повторно, якщо:

• порушено порядок документального оформлення;
• були присутні не всі члени комісії та особи, які є матеріально відповідальними згідно з наказом;
• на території під час інвентаризації перебували сторонні особи;
• було виявлено приховані факти недостачі чи розкрадання майна, опис містить недостовірні дані.

За результатами процедури заповнюються всі документи, а також документи, що пояснюють розбіжність фактичної наявності ТМЦ із даними, які відображені у бухгалтерському обліку. Керівництво приймає рішення про визначення відповідальності винних співробітників та способи відшкодування збитків, заподіяних організації. Підсумки затверджуються головою комісії.

Документальне оформлення

Інвентаризація проводиться за особистої присутності відповідальних осіб. Усі результати перевірки підлягають документального оформлення. Методичні вказівки містять форми описів (актів), де зазначені всі об'єкти, контроль наявності та стану яких здійснюватиметься, їх кількість. При цьому для вимірювання використовуються реальні показники (штуки, кг, метри та ін.).

При виявленні за результатами перевірки відхилень та розбіжностей обов'язковий документ, що підлягає складанню, – порівнювальна відомість.

Всі надлишки оприбутковують на баланс фірми по ринкової вартості, Нестачу або псування майна переносять на винних або списують в межах норм природних втрат. Якщо відсутня можливість встановлення винних, недостачі переносять рахунок операційних витрат.

Відбивають результати у відомості обліку, де вказують надлишки, нестачу, псування майна. Невідповідності фіксують в акті невідповідності фактичного залишку ТМЦ із даними бухобліку. Підсумки підлягають відображенню також у річному звіті підрозділу бухгалтерії.

Висновок

Таким чином, інвентаризація – це внутрішня перевірка, яка проводиться співробітниками організації для звірки фактичної наявності матеріальних цінностей із даними бухобліку. За результатами процедури винну особу, яка допустила порушення, може бути звільнено або їй нараховується штраф.

Правильне виконання всіх етапів, що становлять інвентаризацію, веде до вироблення внутрішньої дисциплінарної відповідальності на підприємстві, розвиває навички детальної перевірки, збільшує якість складання та ведення внутрішнього документообігу.

Інвентаризація на складі – необхідна процедура підтримки порядку та належного обліку залишків. З її допомогою можна не тільки керувати продажами, але й оцінити ефективність виробництва. Існують спеціальні організації, які за допомогою аутсорсингу можуть провести інвентаризацію чітко та без зайвої тяганини. Цілком реально провести її і самотужки, головне знати загальні правила її проведення. У статті розглядається порядок та проведення інвентаризації на складі, які документи необхідно підготувати та як оформити результати.

Загальні правила інвентаризації

Інвентаризація – досить трудомісткий та дорогий захід. При її проведенні варто врахувати витрати на робочий час і не робочий час.

В робочий час:

• на час її проведення, співробітники задіяні в ній не зможуть виконувати свої безпосередні обов'язки;
• призупиниться відвантаження товарів замовникам, комплектування наявних залишків на замовлення;
• на період підрахунку зупиняються всі закупівлі та надходження від постачальників.

В неробочий час:

• Усім, хто виходить у вихідний день для проведення інвентаризації, оплата ведеться за подвійним тарифом.

Саме тому ніхто особливо не використовує позапланових перевірок. Ефективніше в цьому випадку спочатку налаштувати роботу таким чином, щоб вівся автоматизований облік, а працівники були максимально навчені та компетентні з питань прийому та відвантаження ТМЦ.

Загальні правила інвентаризації:

• наявність усіх членів комісії;
• фактичний підрахунок ТМЦ, а не зі слів матеріально-відповідальних осіб;
• до початку перевірки мають бути надані товарні звіти з усіма документами з руху ТМЦ, що додаються, та розписок від матеріально-відповідальних осіб;
• результати інвентаризації фіксуються в інвентаризаційному описі та акті інвентаризації.

Строки проведення інвентаризації

Проводиться вона у формі раптової перевірки, і у вигляді запланованої перевірки, періодичність якої прописується в облікової політики організації. Відмінність перших у тому, що у підготовку до неї працівників не відводиться часу, Головна метане так звірка залишків на складах, як перевірка роботи самих співробітників, їх компетенції. Частота інвентаризації ТМЦ, що рекомендується, – не менше разу на місяць

Обов'язкові перевірки проводяться:

• щорічно перед складанням річної звітності;
• під час продажу, купівлі чи здачі майна у найм;
• під час реорганізації підприємства;
• при зміні матеріально-відповідальних осіб, зокрема бригадира чи бригади загалом;
• внаслідок форс-мажорних обставин (пожежа, повінь, псування майна, виявлення крадіжки тощо);
• з ініціативи (прохання) одного із бригади.

Етапи проведення інвентаризації на складі

Детальні інструкції про порядок проведення інвентаризації прописані у Методичних вказівках щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань. Процедура ця буде визнана дійсно лише за умови 100% виконання всіх правил.

Доцільно розділити процедури на 3 етапи:

Хто входить до комісії з інвентаризації складу?

До складу комісії включають такі категорії працівників:

• представники адміністрації організації;
• бухгалтера;
• економісти;
• працівники інших спеціальностей якщо цього вимагає коректне проведення інвентаризації (техніки, інженери;
• співробітники внутрішнього аудиту;
• матеріально-відповідальні особи;
• незалежні аудитори (аутсорсинг).

Затверджений наказом керівництва підприємства комісія в обов'язковому порядку має бути присутня протягом усієї ревізії у повному складі. Інакше інвентаризації вважатиметься недійсною.

Результати інвентаризації на складі

До початку інвентаризації необхідно впевнитись, що вся документація проведена бухгалтерією та занесена у відповідній системі обліку. При виявленні розбіжності на етапі підготовки до ревізії дані доносять до бухгалтера. Кінцевою дією матеріально-відповідальних осіб є розписка, що все гаразд.

Якщо підприємстві є великий склад чи кілька складів, для оперативності роботи створюються лічильні (робочі) комісії кожному дільниці. Перед роботою всі члени цих комісій повинні пройти докладний інструктаж щодо майбутньої роботи. Якщо має місце вибіркова інвентаризація, необхідно переконатися, що товар, що підлягає перевірці, зібраний в одному місці. Результати всієї роботи фіксуються в інвентаризаційних описах ручкою.

Людський фактор можна звести до мінімуму, застосувавши автоматизовану систему обліку: кожному товару присвоюється штрих-код, зчитуючи його за допомогою сканера, комісія відразу бачить автоматичну аналітику. При цьому важливо уважно стежити за відповідністю товару та найменування, що відображається в системі відповідно до його штрих-коду.

Якщо виявлено зіпсований товар, з метою подальшого його списання та непотраплення до результатів інвентаризації, облік його ведеться за формою ТОРГ-16.

Навалочні товари перевіряються шляхом обміру габаритів та порівняння з аналогічною інформацією, зазначеною в супровідних документіввід постачальника ТМЦ

За наявності товарів, що зберігаються в незайманих упаковках, кількість зараховується відповідно до маркування. В якості контрольної перевіркирозкривають кілька упаковок і дивляться, чи кількість в них, зазначеному на маркуванні.

Надходження та вибуття товару на склад під час інвентаризації

Рух ТМЦ під час інвентаризації неминуче призведе до плутанини. Причому під рухом розуміється не лише приймання та видача товару зі складу, а також переміщення його всередині складу/складів. Насправді складно уявити ситуацію, коли нормальний керівник захоче повністю паралізувати свій бізнес, нехай навіть на один день. Тим більше, якщо режим роботи 7 днів на тиждень.

На практиці цілком допускається відвантаження врахованої під час ревізії готової продукціїконтрагентам чи укомплектування їх у замовлення. Це хоч і накладає певну частку ризику в коректність інвентаризації, проте мінімізує ваші втрати від простою на складі. Важливо врахувати, що відвантаження ТМЦ роблять лише з письмового дозволу Головбуху. На цю групу товарів заводить інвентаризаційний ярлик з . У ньому фіксується кількість ТМЦ до та після відвантаження. Після цього заповнюється акт інвентаризації за відвантаженими позиціями (). Приймання ТМЦ також має місце. Фіксують цю операцію вся інвентаризаційна комісія формою ІНВ-3.

Фіксування та звіряння інвентаризаційних даних

При інвентаризації заповнюються такі документи:

Якщо останні три доведеться віднести швидше до нестандартної ситуації, інвентаризаційний опис ІНВ-3 – головний документбудь-якої перевірки. З його допомогою не тільки фіксується фактична кількість залишків на складах, а й згодом складається звіряльна відомість про розходження з раніше представленою бухгалтерською звітністю.

Після завершення ревізії всі члени комісії підписуються під її результатами в інвентаризаційному описі. Складається вона у двох примірниках: один для бухгалтера, другий для матеріально-відповідальної особи. Останні при виявленні помилки в документі доводять їх до бухгалтера і тільки після цього дають свою письмову згоду з результатами перевірки.

Якщо під час заповнення порівнювальної відомості виявлено значні розбіжності, слідує перерахунок товарів. Причому коректніше виконувати його не членами комісії, а спеціально створеною для цього групою людей. Будь-які виправлення у заповнених формах мають бути здійснені за згодою всіх членів комісії.

Оформлення результатів інвентаризації

В результаті всієї перевірки оформляється акт інвентаризації, де у фактичному і вартісному вираженні відображаються залишки ТМЦ, що реально є на складі.

Щоб відобразити всі наявні відомості бухгалтер заповнює відомість по , де по конкретних колонках вносять дані про пересорт, надлишки, нестачу. Документ підписується усіма членами комісії. З нього згодом можна стягувати збитки з матеріально-відповідальних осіб. Результати інвентаризації складу входять у звітність місяця, у якому проводилася (як правило, проводять при закритті місяця).

Відповіді на питання, що часто ставляться щодо проведення інвентаризації на складі

Запитання №1.У ході інвентаризації було допущено помилку під час заповнення опису, чи обов'язково переробляти документ?

Ні, не обов'язково. Рядок, де було допущено помилку, закреслюється лінією, поверх неї записуються правильні цифри. Подібним виправленням підлягають усі документи, де помилка могла спричинити спотворення даних.

Запитання №2.У штаті всього 3 особи, бухгалтер, комірник та директор складу. Чи результати інвентаризації вважатимуться законними, якщо склад інвентаризаційної комісії складатиметься з трьох цих людей.

Ні, не будуть, оскільки матеріально-відповідальні особи, якими в даному випадку є комірник, не може входити до складу комісії.

Запитання №3.Чи встановлено нормативними актами мінімально необхідна кількістьлюдина у складі комісії з інвентаризації ТМЦ?

У документах, які регламентують порядок проведення інвентаризації, саме Наказі Мінфіну РФ від 29.07.1998 N 34н ( ред. від 24.12.2010) “Про затвердження Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності у Російської Федерації” (Зареєстровано в Мін'юсті РФ 27.08.1998 N 1598) та Наказі Мінфіну РФ від 13.06.1995 N 49 ( ред. від 08.11.2010) "Про затвердження Методичних вказівок щодо інвентаризації майна" прописується лише вимоги до посад в організації тих осіб, хто входить до складу комісії, інших приписів щодо чисельності немає.

Запитання №4.У результаті інвентаризації виявилася недостача. Відшкодувати її хочуть у рахунок утримання з комірника, який не був повідомлений про перевірку, що проводилася, і не був присутній при ній особисто. Чи законні дані дії?

Інвентаризація складу без присутності матеріально-відповідальної особи, у разі комірника, вважається недійсною, як і її результати. Виняток є особиста відмова від участі у ревізії.

Запитання №5.Співробітник складу подав заяву на звільнення, при цьому не було видано наказу та власне не було проведено необхідної в цій ситуації ревізії, не складено актів прийому передач, не підписували акти недостачі. Через певний час роботодавець висуває вимоги до відшкодування виявлених втрат під час інвентаризації. Чи ймовірно, що колишнього співробітника зобов'яжуть до сплати недоїмки.

Оскільки співробітник не працює у цій організації, не є матеріально-відповідальним лицом. Роботодавець може звернутися до суду, але шанси виграти справу мізерні.

Щоб без жодної побоювання приступити до проведення інвентаризації матеріальних цінностей (МЦ), треба подати її виконання як необхідний інструментвсякий підприємницької діяльності. Вимоги до процесу виконання інвентаризації товарних залишків регулюються численними інструкціями, знати які зобов'язаний кожен працівник складу та бухгалтер-матеріаліст.

Поняття та особливості проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей

Під інвентаризацією товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) розуміється процедура звірення майна, що є у компанії, з показаннями бухгалтерської документації. Причому товарно-матеріальні цінності фірми в цей момент можуть розміщуватись в офісі, складських приміщеннях, брати участь у виробничих процесівта продаватися на майданчиках магазинів.

За умовами розташування майно компанії можна поділити на такі категорії:

• перебувають у складських спорудах різного призначення: сировинних, паливно-мастильних матеріалів (ПММ), деталей та інструментів, продовольчих, товарних;
• що беруть участь у господарсько-виробничій діяльності: у цехових приміщеннях, на будівельних майданчиках та інших об'єктах;
• виставлені у торгових закладах чи демонстраційних залах.

Розрізняють планові та позапланові інвентаризаційні перевірки МТЦ.

Докладніше про порядок проведення інвентаризації основних засобів можна почитати на нашому сайті за посиланням:

У який термін слід провести планову інвентаризацію

Планові перевірки здійснюються через певні часові відтинки. Циклічність здійснення інвентаризації передбачається розпорядженням керівника фірми. Здебільшого заходи здійснюються згідно з графіком щорічно, щоквартально та щомісяця.

Практично завжди інвентаризаційна перевірка виконується наприкінці року, оскільки її здійснення після закінчення четвертого кварталу є обов'язковим заходом (ФЗ № 402 «Про бухгалтерському обліку»). За підсумками цієї перевірки здійснюється звірення ТМЦ з річною бухгалтерською звітністю.

Пам'ятка з організації позапланової перевірки товарних та матеріальних запасів

Позапланові інвентаризації здійснюються:

• при продажу та здачі в оренду;
• коли МТЦ передаються під відповідальне зберігання новому виконавцю;
• при крадіжці майна;
• при підозрі на навмисне псування МТЦ;
• після пожеж, повеней та інших природних катаклізмів, а також після аварій і техногенних катастроф;
• під час закриття фірми;
• у разі переходу підприємства до іншого власника.

Тотальні та вибіркові перевірки на підприємстві

За охопленням проведення інвентаризації бувають повні та часткові.

За повної перевірки здійснюється глобальна звірка всього майна підприємства на зафіксовану в наказі дату. Зазвичай такий перед складанням річного бухгалтерського звіту, і навіть при корінний реорганізації фірми чи її ліквідації.

Часткова перевірка здійснюється на окремих об'єктах, які зазвичай обрало керівництво компанії. Така інвентаризація зазвичай виконується через призначення нової матеріально відповідальної особи на окремий склад, магазин, будівництво. Іноді вона здійснюється після виявлення нестачі чи випадків крадіжки.

Форми інвентаризації

Крім перерахованих вище перевірок, розрізняють натуральну та документальну інвентаризацію.

Натуральна перевірка полягає у безпосередньому перерахунку, обчисленні обсягів та визначенні ваги МТЦ.

Документальна - обмежується вивченням документації, що підтверджує наявність наявного майна.

Підготовка

Підготовка інвентаризаційної перевірки починається з опублікування наказу керівника необхідність її здійснення.

Відповідно до постанови Держкомстату РФ № 88 від 18.08.1998 цей документ оформляється на уніфікованому бланку ІНВ-22.

Як має оформлятися наказ про інвентаризацію

Рішення керівництва про перерахунок майна приймає керівник. Оформлятися воно має наказом виконання інвентаризаційної перевірки МТЦ, приблизний зразок якого наведено нижче.

Документ підписується керівником підприємства. Вихідний номер та дата реєстрації документа записуються до спеціального журналу для наказів щодо проведення інвентаризації. Цей журнал уніфікований згідно з інструкціями Держкомстату у формі бланка ІНВ-23.

Порядок проведення перевірок у ТОВ чи ЗАТ

Основними положеннями, що визначають правила виконання інвентарних перевірок, є два нормативні документи.

1. Наказ Мінфіну РФ від 29.07.1998 N 34н (ред. Від 24.12.2010) «Про затвердження Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітностіу Російській Федерації» (зареєстровано в Мін'юсті РФ 27.08.1998 N 1598).
2. Наказ Мінфіну РФ від 13.06.1995 N 49 (ред. Від 08.11.2010) «Про затвердження Методичних вказівок щодо інвентаризації майна».

У цих наказах не вказується мінімальна та максимальна кількість членів інвентарної комісії, проте визначається, які фахівці зобов'язані в ній знаходитися.

Персональний перелік членів комісії визначається керівником. У цьому списку обов'язково мають бути бухгалтер, юрист, товарознавець чи технолог, тобто не менше трьох осіб.

За виконання інвентаризації на прохання правоохоронних органів дозволяється присутність їх представників. Проте до членів комісії вони не включаються. Коли проводиться інвентаризація, комісію зазвичай вводять фахівця з ревізійної організації.

Чи допустима участь у перевірці матеріально відповідальних осіб?

Зарахування до списку інвентаризаційної команди матеріально відповідальної особи (МОЛ) в інструкціях спеціально не обговорюється. У той самий час є обов'язковим його присутність на стадії безпосереднього перерахунку имущества.

Матеріально відповідальна особа, яка перебуває в момент інвентаризації під арештом, правоохоронці зобов'язані доставити до місця перевірки, інакше інвентаризація не матиме юридичної сили. Те саме стосується членів комісії. Якщо на місці проведення інвентаризації буде відсутній будь-який з них, результати перевірки будуть вважатися недійсними.

Проходження інвентаризації МТЦ

Інвентаризація МТЦ відбувається шляхом безпосереднього перерахунку, а також вимірювання об'єму та ваги МТЦ у точках заощадження. Основна процедура інвентаризації полягає у звіренні наявного за фактом майна з бухгалтерськими цифрами.

Як організувати процес обліку майна

Категорично забороняється перераховувати матеріально-технічні цінності згідно з накладними та рахунками-фактурами, тому що тоді можна не побачити і не зафіксувати не враховане в них майно, МТЦ з так званим нульовим залишком. Перераховувати матеріально-технічні цінності необхідно відповідно до їхнього місцезнаходження. Така методика дозволяє повністю виключити перепустку матеріалів, які не враховані в бухгалтерській документації.

Правильний аналіз товарів та запасів

Сама процедура перерахунку майна залежить від виду МТЦ. Найлегше порахувати майно поштучно. При такому підході проводиться вибіркове розтин заводської упаковки і перерахунок предметів, що знаходяться там, по опису в кожній відкритій упаковці. Якщо спостерігається невідповідність комплектації за описом та фактом, то розкриваються та перераховуються всі упаковки.

При перевірці МТЦ, представлених сипучою масою та рідинами, необхідно проводити зважування таких речовин. Якщо неможливо зважити упаковку, вимірюють її об'єм та перераховують підсумкову масу. При цьому проводяться поправки на температуру повітря та беруться до уваги інші особливості майна.

Свої нюанси має інвентаризація сільськогосподарської продукції. Тут обсяг і вага фруктів та овочів, закладених у сховищах, обчислюється за допомогою розрахункових таблиць з переведенням обсягу окремих різновидів сільгосппродукції у кілограми та тонни.

Організація роботи на складі у момент проведення інвентаризації

На період виконання інвентаризації продаж, купівля та передача за довіреністю МТЦ, що підраховуються, припиняється. На цей час забороняється оформлення та видача будь-якої прибутково-видаткової бухгалтерської документації. І також на період перевірки категорично забороняється перебування сторонніх осіб і тим більше їхнє пересування на вхід та вихід.

Інструктаж персоналу

Щоб під час перевірки не виникали конфліктні ситуації, у наказ на інвентаризацію МТЦ наказується внести запис про заборону зберігання особистих речей у складських спорудах, місцях знаходження товарів та іншого майна.

При вимушених зупинках інвентаризації на обідню перерву, а також після завершення робочого дня приміщення замикається на замок та опечатується. Ключ передається матеріально відповідальній особі, а опис міститься в сейфі, який опечатується головою комісії. Такі застереження не дають нікому проникнути до приміщення без відома всіх зацікавлених сторін.

Інвентаризація позабалансових рахунків

Нерідко бухгалтери цікавляться, чи потрібно перевіряти під час інвентаризації майно та вкладення дохідні цінності, що числяться на позабалансових рахунках. Відповідь, безумовно, позитивна: у ході перевірки ТМЦ, які рахуються за балансом, повинні оцінюватися за їхньою обліковою вартістю. Виявлені надлишки слід оприбуткувати у порядку, щодо виявлених недостач матеріально відповідальним особам необхідно скласти пояснювальні записки.

Під час перевірки на позабалансове майно складаються окремі інвентаризаційні описи та звірювальні відомості (пп. 2.11 та 4.1 Методичних вказівок щодо інвентаризації).

http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedení_buhgalterskogo_ucheta/predusmotreno_li_dlya_zabalansovyh_schetov_provedení_inventarizacii/

Підсумки фізичного перерахунку відразу заносяться в інвентаризаційний опис формою ИНВ-3.

Зазвичай цей опис подається у двох примірниках: для матеріально відповідальної особи та для бухгалтерії. Додатковий екземпляр передається до правоохоронних органів на їхнє прохання.

Нюанси заповнення бланка інвентаризаційного опису МТЦ

Опис, залежно від об'єкта перевірки, виконується на різних стандартних бланках. Так, для основних засобів застосовується форма ІНП-1, а для нематеріальних активів - форма ІНП-1.

Для обліку МТЦ опис виконується формою ИНВ-3.

Як заповнити документ про інвентаризацію

Складання протоколу інвентаризації при простоті, що здається, має свої складності. Один із нюансів - підсумовування підсумків по всіх колонках, що призводить до складання метрів, екземплярів, центнерів та літрів. Звичайно, ніякого фізичного сенсутака арифметика не має, зате ускладнює підробку підписів осіб, що скріплюють опис.

Внизу цього документа на додаток до підпису пишеться ще один запис МОЛ в тому, що він був присутній на інвентаризації і жодних претензій до її достовірності не має.

При зміні матеріально відповідальної особи внизу опису ставиться розписка прийняття матеріально-технічних цінностей під його відповідальність.

Як оформити інвентаризацію МТЦ, прийнятих на відповідальне зберігання

Іноді крім форми ІНВ-3 складається формою ІНВ-5. У ньому перераховується майно, прийняте відповідальне зберігання іншим підприємством.

При відповідальному зберіганні перевірка проводиться аналогічно до стандартної інвентаризації. Відмінність полягає в тому, що власник складу та власник ТМЦ заздалегідь домовляються про терміни планових перевірок. Керівництво фірми, куди було передано ТМЦ для відповідального зберігання, має організувати умови реалізації інвентаризації. Відомість на бланку ІНВ-5 оформляється також як форма ІНВ-3 у кількості 2–3 екземплярів. Позицію матеріально відповідальної особи тут займає співробітник фірми-охоронця.

Як проводити інвентаризацію відвантажених товарів

При інвентаризації відвантажених ТМЦ, термін оплати яких ще не минув або термін закінчився, але майно все одно залишилося не сплаченим, застосовується форма ІНВ-4. Вона складається майже так само, як ІНВ-4. Єдина відмінність у тому, що у графі «Примітка» за кожною назвою ТМЦ вказується покупець.

У формі ІНВ-4 на сторінці 1 наведено основні відомості про організацію та перераховано напрями проведення ревізії.

Як оцінити результати

Обробка підсумків інвентаризації полягає у звірянні інвентаризаційного опису з бухгалтерськими даними. На цій стадії фіксуються відмінності між бухгалтерським облікомта підрахованими залишками ТМЦ. Керівництво підприємства та інвентаризаційна комісія виконують ретельний аналіз результатів інвентаризації та з'ясовують причини, через які виникли розбіжності. При необхідності піднімаються описи попередньої перевірки та простежується рух МТЦ за час, що пройшов між останніми інвентаризаціями.

Як має складатися звіряльна відомість

Виявлені відмінності відбиваються формою ИНВ-19, закріпленої у переліку основних документів з інвентаризації як звірячої відомості результатів інвентаризації товарних і матеріальних цінностей.

Обробка результатів інвентаризації Оформлення результатів інвентаризації: заповнення форми ІНВ-19 Оформлення результатів інвентаризації: фіксування результатів

Правила документального підбиття підсумків

Період підбиття підсумків починається наказом про затвердження одержаних результатів. Зразок відповідного наказу наведено нижче.

Поруч із наказом остаточно підбиваються підсумки інвентаризації формою ИНВ-26.

Як відобразити факти надлишків, нестач і пересортування цінностей

У форму ІНВ-26 вписуються значення за надлишками та нестачею МТЦ. Тут же перераховується зіпсоване майно з виділенням коштів, що списуються на природне зменшення, а також сум, які мають бути компенсовані. Крім того, перераховується баланс від пересортиці.

Зразок відомості ІНВ-26

Документ скріплюється підписами головного бухгалтера та керівника підприємства. Оформлення наказу та відомості обліку результатів свідчать про документальне завершення інвентаризаційної перевірки.

Відображення недостачі в бухобліку

Виявлені перевіркою недостачі поділяються на три категорії.

1. Природне вибуття та псування майна.
2. Недбалий утримання та крадіжка з боку встановлених осіб.
3. Псування та крадіжка майна, за якими винних не виявлено. До цієї категорії належать випадки, коли суд не знайшов переконливих доказів причетності конкретних громадян до псування та крадіжки МТЦ.

Списання недостачі в рамках природних втрат

Списання недостачі в першому варіанті проводиться на стандартних торгових бланках ТОРГ-6, 15, 16, 20. У ТОРГ-6 проводиться списання через завісу тари, в ТОРГ-15 - списання з причини бою, ломки, псування, в ТОРГ-16 - списання в загальному плані, в ТОРГ-20 - списання через підробіток, підсортування та перетарювання. Списування МТЦ проводиться згідно з нормами природних втрат, які встановлюються наказами галузевих міністерств.

Документальне відображення нестачі винних осіб

Якщо винним визнано конкретну особу, то недостача покривається за її рахунок. При цьому сума збитків береться за закупівельними цінами, а втрачена вигода не береться до уваги. Для списання недостачі винний працівник пише заяву, де зазначає причини недостачі. Рішення про стягнення коштів оформляється відповідним наказом. Надалі, якщо дійде до суду, цей наказ буде там обов'язково затребуваний.

Як діяти, якщо не можна притягнути винних до відповідальності

Коли винною є не матеріально відповідальна особа, буде дуже проблематично залучити її до виплати недостачі у примусовому порядку. Тому найчастіше недостача списується у витрати.

Бухгалтерські проводки

Підсумки інвентаризації у бухобліку оформляються виходячи з положень, зафіксованих «Законом про бухгалтерський облік» (п.5. ст.8 і ст.12).

У статті 12 виділяються такі категорії рахунків, у яких відображається різниця між фактичною наявністю МТЦ та зазначеною у бухгалтерських накладних даними:

• надлишок МТЦ припадає, а їх вартість додається до фінансових результатів підприємства;
• недостача МТЦ, і навіть їх псування внаслідок природних чинників, вважаються природним убутком, зараховуються до витрат виробництва;
• недостача МТЦ та їх псування, спричинена недбалим поводженням або крадіжками, відноситься до покриття за рахунок винних осіб. Якщо винних не встановлено (у тому числі на підставі рішення суду), то всі збитки списуються на фінансові результати підприємства.

Оприбуткування надлишків

У плані ведення бухгалтерських рахунків надлишки включаються до інших доходів. У бухгалтерських проводках вони відображаються у кредитному рахунку 91, субрахунок 1.

Списання непридатних і неліквідних ТМЦ

Попередньо, до визначення джерела їх покриття, усі суми недостачі відображаються на рахунку 94. Витрати від недостачі, втрати та псування майна, коли винного немає або його неможливо визначити, дебетуються за рахунком 91, субрахунок 1.

Таблиця: проведення затвердження результатів

Інструкція з оподаткування виявлених надлишків та недостач ТМЦ

У податковому облікунадлишки, виявлені за підсумками проведення інвентаризації, включають до позареалізаційних доходів (п.20, ст. 250 НК РФ). Суми збитків від недостачі, за відсутності винних осіб, у податковому обліку належать до позареалізаційних витрат (пп. 5, п.2, ст. 265 таки Податкового кодексу).

Пересортиця товарів та тари

При пересортиці товарів бухгалтерські проводкинабувають більш складної конфігурації. Справа в тому, що в цьому випадку виявляється нестача одного товару та надлишок іншого товару. Наприклад, 500 кг борошна першого гатунку порахували крупою другого гатунку. Тоді при інвентаризації виявиться нестача 500 кг крупою першого сорту та надлишок тієї ж кількості борошна другого сорту.

Слід зазначити, що відповідно до положень «Методичних вказівок під час інвентаризації майна та фінансових зобов'язань» (наказ Мінфіну від 13.06.1995 №49 (пункт 5.3), пересортиця має місце, якщо:

• надлишок і нестача товару виявлені в той самий період, що перевіряється;
• відповідальна за це одна людина;
• надлишки та недостачі виявлені у товарів одного і того ж найменування та у тотожних кількостях.

Тоді, якщо випадок з крупою визнається пересортицею, здійснюється наступний ланцюжок проводок:

• дебет 94 - кредит 41 відбивається недостача крупи першого сорту;
• дебет 41 - кредит 94 відбивається надлишок крупи другого сорту;
• дебет 41 (субрахунок «крупа першого сорту») – кредит 41 (субрахунок «крупа другого сорту») – відбивається компенсація недостачі крупи першого сорту надлишками крупи другого сорту.

У результаті на складі не вистачатиме обчисленої в результаті проведення кількості борошна першого сорту. Так як у пересортиці винною є лише матеріально відповідальна особа, то на неї і буде покладено компенсацію за нестачу.