Як прописати у трудовому договорі представницькі витрати. Службова записка на представницькі витрати, зразок – як оформити програму заходу? Якщо переговори не дали результатів

1) оформлення загальних документів;

2) оформлення документів, пов'язаних із конкретним заходом;

3) оформлення документів, що підтверджують фактичне витрачання коштів.

Відповідно до ПБО 10/99 у бухгалтерському обліку представницькі витрати приймаються до обліку у повному обсязі та відображаються у складі витрат за звичайними видами діяльності.

Приймаючи до обліку дані витрати, бухгалтер організації відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку відображає їх за дебетом рахунку 26 «Загальногосподарські витрати» у кореспонденції із кредитом рахунків:

Якщо організація займається торговельною діяльністю, то представницькі витрати можуть відбиватися на рахунку 44 «Витрати продаж» .

Визнання представницьких витрат у бухгалтерському обліку на підставі пункту 18 ПБО 10/99 провадиться у тому звітному періоді, в якому вони мали місце, незалежно від часу їх оплати.

Як правило, представницькі витрати здійснюються підзвітними особами, тому визнання представницьких витрат здійснюється у міру затвердження авансового звіту підзвітної особи.

При визначенні фінансового результату представницькі витрати списуються з цього приводу 20 «Основне виробництво» чи відразу ставляться з цього приводу 90 «Продажі» субрахунок «Собовартість продажів» (залежно від цього, який спосіб списання управлінських витрат закріплений облікової політики організації).

Розглянемо конкретному прикладі, як у бухгалтерському обліку організації відбиваються представницькі витрати.

приклад 1.

Припустимо, що ТОВ «Мелена» провело у лютому 2006 року ділові переговори з представниками ТОВ «Райдуга», внаслідок яких було досягнуто згоди про організацію спільного виробництва меблів. ТОВ «Мелена» організувало офіційний обід у ресторані, вартість обслуговування становила 11 800 рублів з урахуванням ПДВ. Рахунок у ресторані було сплачено підзвітною особою, відповідальною за проведення офіційної зустрічі. Під час обслуговування учасників зустрічі був за надані послуги. Сума, виставленого рахунку з транспортних послуг становила 1 180 рублів, зокрема ПДВ. Послуги транспортної організації було сплачено з розрахункового рахунку.

Припустимо, інших витрат під час проведення переговорів був. Отже, сума представницьких витрат у цій ситуації у ТОВ «Мелена» становила 12 980 рублів, зокрема ПДВ.

При затвердженні авансового звіту бухгалтер організації відобразить у бухгалтерському обліку таке:

Зверніть увагу!

У зв'язку із змінами, внесеними до статті 172 НК РФ Федеральним законом від 22 липня 2005 року №119-ФЗ «Про внесення змін до глави 21 частини другої податкового кодексу Російської Федерації та про визнання такими, що втратили чинність, окремих положень актів законодавства Російської Федерації про податки та збори », що набули чинності з 1 січня 2006 року застосування відрахування з ПДВ щодо товарів (робіт, послуг), майнових прав не обумовлено оплатою постачальникам.

Достатньо, щоб товари (роботи, послуги), майнові права призначалися для використання в оподатковуваній діяльності, були прийняті на облік, і покупець на руках мав належним чином оформлений рахунок – фактуру.

Закінчення прикладу.

Главою 25 НК РФ представницькі витрати віднесено до складу інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією (підпункт 22 пункту 1 статті 264 НК РФ).

Представницькі витрати протягом звітного (податкового) періоду включаються до складу інших витрат, що враховуються при визначенні податкової бази з податку на прибуток, у розмірі, що не перевищує 4 відсотки витрат платника податків на оплату праці за цей звітний (податковий) період. Саме таке правило встановлено абзацом 3 підпункту 22 пункту 1 статті 264 ПК РФ.

Зверніть увагу!

Представницькі витрати в частині перевищення граничного розміру, встановленого НК РФ, відносяться платником податків до складу витрат, які не враховуються при оподаткуванні (пункт 42 статті 270 НК РФ).

Датою визнання представницьких витрат у платників податків, використовують метод нарахування, відповідно до пунктом 5 статті 272 НК РФ є дата затвердження авансового звіту.

Нагадуємо, що відповідно до пункту 3 статті 318 НК РФ база для обчислення граничної суми представницьких витрат визначається платником податків, що наростає з початку податкового періоду.

приклад 2.

(У прикладі суми наведені без урахування податку на додану вартість).

Транспортне обслуговування учасників переговорів – 1000 рублів.

Квитки до театру – 1000 рублів.

Буфетне обслуговування у театрі склало 1200 рублів.

Аналізуючи дані витрати організації, бухгалтер організації повинен виключити зі складу представницьких витрат, що стосуються цієї зустрічі, суму, пов'язану з відвідуванням театру, оскільки витрати, пов'язані з організацією розваг, а саме: вартість квитків до театру, доставка учасників делегації до театру та буфетне обслуговування в театрі, що не належать до представницьких з метою оподаткування прибутку. Отже, сума витрат організації, з метою оподаткування визнаних представницькими, становитиме 11 000 рублів.

Припустимо, що у 1 кварталі 2006 року Витрати оплату праці ТОВ «Мелена» склали 235 000 рублів, отже, норматив представницьких витрат дорівнюватиме 235 000 рублів x 4% = 9 400 рублів. Норматив за величиною менше, ніж сума фактичних витрат – 11 000 рублів. Отже, ТОВ «Мелена» з метою оподаткування зможе прийняти представницькі витрати в межах нормативу (9400 рублів), а величина 1600 рублів (11000 рублів - 9400 рублів) при визначенні бази оподаткування з податку на прибуток врахована не буде.

Закінчення прикладу.

Оскільки представницькі витрати на бухгалтерському обліку приймаються повному обсязі, а податковому обліку визнаються у вигляді не перевищує 4% від суми витрат за оплату праці, це призводить до різниці між бухгалтерської та податкової прибутком.

Причому щодо представницьких витрат не завжди можна одразу сказати однозначно, яка різниця виникатиме у платника податків – постійна чи тимчасова. Виняток становить лише випадок, коли витрати, вироблені платником податків, що неспроможні зважати з погляду НК РФ представницькими. Така різниця відразу визнається постійною, формує постійне податкове зобов'язання, що є сумою податку, що призводить до збільшення податку на прибуток у звітному періоді.

Може статися і так, що в одному звітному періоді норматив представницьких витрат буде меншим від суми фактичних витрат, і платник податків прийме у витрати суму представницьких витрат у межах нормативу, а в наступному звітному періоді розмір нормативу збільшиться, адже він залежить від суми витрат на оплату праці, яка визначається наростаючим результатом. Інакше висловлюючись, не виключено варіант, що у наступному звітному періоді платник податків зможе врахувати як витрати всю суму представницьких витрат, включаючи і раніше не враховану.

Відображення в обліку постійної та тимчасової різниці розглянемо на умовах наведеного вище прикладу.

приклад 3.

(У прикладі суми наведено без урахування податку на додану вартість).

ТОВ «Мелена» у лютому 2006 року провело переговори з ТОВ «Райдуга» з метою організації спільного виробництва меблів. Припустимо, що витрати організації на проведення цих переговорів склали:

Витрати офіційний прийом (обід у ресторані) – 10 000 рублів.

Транспортне обслуговування учасників переговорів – 1000 рублів.

У ході переговорів було передбачено культурну програму, а саме відвідування місцевого драматичного театру.

Квитки до театру – 1 000 рублів.

Доставка учасників у театр і назад – 500 рублів.

Буфетне обслуговування в театрі становило 1200 рублів.

Таким чином, загальна сума витрат на прийом делегації у ТОВ «Мелена» склала 13 700 рублів.

Аналізуючи дані витрати організації, бухгалтер організації повинен виключити зі складу представницьких витрат, що стосуються цієї зустрічі, суму, пов'язану з відвідуванням театру, оскільки витрати, пов'язані з організацією розваг, а саме: вартість квитків до театру, доставка учасників делегації до театру та буфетне обслуговування в театрі, що не належать до представницьких з метою оподаткування прибутку. Таким чином, сума у ​​розмірі 2700 рублів формує постійну різницю і бухгалтер повинен відобразити в обліку постійне податкове зобов'язання у розмірі 2700 рублів х 24% = 648 рублів.

Сума витрат організації, з метою оподаткування визнаних представницькими, становитиме 11 000 рублів.

Припустимо, що у 1 кварталі 2006 року Витрати оплату праці ТОВ «Мелена» склали 235 000 рублів, отже, норматив представницьких витрат дорівнюватиме 235 000 рублів x 4% = 9 400 рублів. Норматив за величиною менше, ніж сума фактичних витрат – 11 000 рублів. Отже, ТОВ «Мелена» з метою оподаткування зможе прийняти представницькі витрати в межах нормативу (9 400 рублів), а величина 1 600 рублів (11 000 рублів – 9 400 рублів) буде визнана тимчасовою різницею, що віднімається, і бухгалтер повинен відобразити в обліку суму відкладеного податкового активу у вигляді 1600 рублів x 24% = 384 рубля.

Робочим планом рахунків бухгалтерського обліку організації закріплено, що до балансового рахунку:

До кінця поточного року зазначена сума може бути:

· Прийнята до відрахування, якщо фактична сума представницьких витрат не перевищить граничний розмір;

· Списана в бухгалтерському обліку до складу позареалізаційних витрат, якщо фактична сума представницьких витрат виявиться більшою за встановлений норматив.

Зверніть увагу!

При настанні другого із зазначених випадків організація повинна буде у бухгалтерському обліку визнати суму ПДВ, не прийнятого до відрахування, постійною різницею та відповідно нарахувати постійне податкове зобов'язання.

Робочим планом рахунків бухгалтерського обліку організації закріплено, що до балансового рахунку 68 «Розрахунки з податків та зборів» відкрито:

· Субрахунок 68-1 «Податок на прибуток»;

· Субрахунок 68-2 «Податок на додану вартість».

У бухгалтерському обліку організації дані господарські операції будуть відображені таким чином:

Закінчення прикладу.

Зазначимо, що наведена нижче інформація не має безпосереднього відношення до нормування представницьких витрат, а більше стосується питань класифікації представницьких витрат. Але, з погляду, ця інформація буде корисна читачеві, оскільки стаття 264 НК РФ містить багато неясностей і часто платники податків, перебувають у складнощі можна визнати ті чи інші витрати представницькими. Наприклад, візьмемо такий вид представницьких витрат як транспортне обслуговування учасників зустрічі. Що мав на увазі законодавець під цими витратами, залишається таємницею: транспортне обслуговування в межах одного населеного пункту чи щось інше? А якщо учасник переговорів – іноземець і прибуває з-за кордону, літаком, спеціально направленим платником податків, то можна вважати такі витрати фірми, представницькими чи ні?

Податкові органи категорично заявляють, що оплату вартості проїзду учасників з інших міст чи країн, у якому відбудеться офіційний захід, не може бути визнано у складі представницьких витрат. Як доказ можна навести Лист Управління Федеральної податкової служби (далі УФНС) по місту Москві від 11 листопада 2004 №26-12/73173. Але ж це роз'яснення міститься лише у листі податкового відомства, а не прописане в законі, тому платник податків завжди має шанс довести зворотне, правда в судовому порядку.

Або інший приклад. Припустимо, що ділові переговори проводяться протягом кількох днів і організація оплачує сніданки, обіди та вечері (які не мають офіційного характеру) представників сторонніх організацій. Чи можна визнати зазначені витрати представницькими?

Мінфін Російської Федерації у своєму листі від 5 квітня 2005 року №03-03-01-04/1/157 роз'яснив, що витрати на сніданки, обіди та вечері, що не мають офіційного характеру, повинні оплачуватись представниками делегацій, які прибули на переговори, за рахунок добових, що виплачуються при відрядженні працівників, або за рахунок коштів, які не враховуються при оподаткуванні, що приймає сторони.

Крім того, пункт 2 статті 264 НК РФ називає також коло осіб, які є визначальними при віднесенні витрат на прийом та обслуговування:

· Представники сторін, що беруть участь у переговорах;

· Учасники, які прибули на засідання ради директорів (правління) або іншого керівного органу.

Тому, якщо організація, здійснює витрати на прийом інших осіб, наприклад, членів ревізійної комісії, то ці витрати не можуть бути визнані представницькими, адже члени ревізійної комісії керівним органом організації не є.

Як показує практика, податкові органи забороняють відносити до складу представницьких витрат такі витрати платника податків:

· Вартість подарунків, що вручаються представникам делегації;

· На оформлення віз для іноземних партнерів (дивіться Лист Управління Міністерства Російської Федерації з податків і зборів по місту Москві від 13 лютого 2002 № 26-12/6751);

· На оформлення приміщень для проведення офіційного прийому;

· На оплату оренди приміщення, в якому проводиться офіційний прийом (дивіться Лист Мінфіну Російської Федерації від 12 березня 2003 №04-02-03/29).

Проте існуюча арбітражна практика показує, що суди не завжди погоджуються з думкою податкових органів, тому платник податків завжди має шанс оскаржити позицію податківців у судовому порядку.

Як приклад наведемо кілька судових рішень.

Приклад 5.

Інспекцією Міністерства Російської Федерації з податків та зборів було проведено закритого акціонерного товариства (далі ЗАТ) з питань дотримання законодавства про податки та збори за період з 1 січня 2001 року по 31 грудня 2002 року. Податкова інспекція встановила, що ЗАТ необґрунтовано віднесло до представницьких витрат та прийняло з метою оподаткування витрати на спиртні напої.

Не погодившись із винесеним рішенням, суспільство звернулося до арбітражного суду.

Задовольняючи заявлені вимоги, арбітражний суд виходив речей, що ЗАТ правомірно віднесло до представницьких витрат і прийняло з метою оподаткування Витрати придбання і вручення квітів, Витрати спиртні напої у сумі 13 463 рубля.

ФАС Поволзького округу, розглянувши справу у порядку нагляду, став на бік платника податків, вказавши таке.

Відповідно до підпункту 22 пункту 1 статті 264 НК РФ до складу інших витрат, пов'язаних з виробництвом та (або) реалізацією товарів (робіт, послуг), що зменшують оподатковуваний прибуток, включаються представницькі витрати, пов'язані з офіційним прийомом та обслуговуванням представників інших делегацій, що беруть участь у переговорах з метою встановлення та підтримки співробітництва.

Названі представницькі витрати підтверджуються відповідними первинними документами.

Суд розглядав, чи відносяться спірні витрати до витрат на організацію розваг та відпочинку. При цьому податковим органом не надано суду доказів того, що спірні витрати пов'язані з організацією розваг та відпочинку.

Розглянувши обставини справи, суд визнав спірні витрати представницькими, а рішення податкової інспекції про донарахування суми податку на прибуток та пені недійсним.

Закінчення прикладу.

Приклад 6.

Інспекція міністерства Російської Федерації з податків і зборів (МНС Російської Федерації) провела виїзну перевірку дотримання ТОВ законодавства про податки та збори в період з 1 січня 2001 року по 30 вересня 2003 року, в ході якої виявила низку податкових правопорушень. Зокрема, платнику податків поставлено у провину необґрунтоване віднесення до представницьких витрат, що зменшує отримані доходи, витрат на оплату спиртних напоїв, оскільки вони не передбачені переліком витрат на представницькі цілі згідно з пунктом 2 статті 264 НК РФ.

Прийнятим за результатами перевірки рішенням інспекція нарахувала ТОВ недоїмку з податку прибуток і відповідну суму пені, а також притягнула його до відповідальності, передбаченої пунктом 1 статті 122 НК РФ, у вигляді стягнення штрафу у розмірі 20% суми несплаченого податку.

Доказ інспекції у тому, що пункт 2 статті 264 НК РФ містить вичерпний перелік витрат за представницькі мети, неспроможний. До представницьких витрат названа норма відносить витрати платника податків на офіційний прийом та (або) обслуговування представників інших організацій, які беруть участь у переговорах з метою встановлення та (або) підтримки взаємної співпраці, а також учасників, які прибули на засідання ради директорів (правління) або іншого керівного органу. платника податків незалежно від місця проведення зазначених заходів.

До представницьких витрат відносяться також витрати на проведення офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу) для зазначених осіб, а також офіційних осіб організації-платника податків, які беруть участь у переговорах, транспортне забезпечення доставки цих осіб до місця проведення представницького заходу та (або) засідання керівного органу та назад, буфетне обслуговування під час переговорів, оплату послуг перекладачів, які не перебувають у штаті платника податків, щодо забезпечення переказу під час проведення представницьких заходів.

У цьому випадку інспекція не заперечує, що реальні витрати ТОВ на придбання спиртних напоїв пов'язані з проведенням офіційного прийому та обслуговування представників інших організацій. Ці витрати згідно з підпунктом 22 пункту 1 та пунктом 2 статті 264 НК РФ відносяться до представницьких витрат, що зменшують відповідно до статті 252 НК РФ отримані доходи платника податків.

Закінчення прикладу.

Приклад 7.

Постанова ФАС Московського округу від 23 грудня 2004 року № КА-А40/12097-04.

Податкова інспекція провела перевірки дотримання організацією – ВАТ – законодавства про податки та збори.

У ході перевірки було виявлено, що ВАТ включило до складу представницьких витрат витрати на організацію урочистої наради, зокрема витрати на готельне обслуговування (проживання та харчування) представників інших організацій.

За результатами перевірки податковою інспекцією прийнято рішення про донарахування податку на прибуток, пені та притягнення ВАТ до податкової відповідальності.

ФАС Московського округу, розглянувши справу у порядку нагляду, став на бік платника податків, вказавши таке.

Пунктом 2 статті 264 НК РФ передбачено, що до представницьких витрат належать витрати платника податків на офіційний прийом та обслуговування представників інших організацій.

За таких обставин здійснені ВАТ витрати обґрунтовано віднесено до представницьких витрат.

Закінчення прикладу.

Такої думки дотримується і ФАС Північно-Західного округу.

Приклад 8.

Інспекція МНС Російської Федерації провела виїзну податкову перевірку дотримання ЗАТ податкового законодавства за 2001 – 2002 роки.

При перевірці встановлено необґрунтоване, на думку інспекції, зменшення у 2002 році отриманих доходів на суму витрат, пов'язаних із розміщенням у готелі членів делегації, що приймається.

За результатами перевірки податковим органом винесено рішення, відповідно до якого ЗАТ донараховано податок на прибуток та пені.

ФАС Північно-Західного округу, розглянувши справу в касаційній інстанції, став на бік платника податків, вказавши таке.

З матеріалів справи видно, що ЗАТ у листі гарантувало чеській стороні прийом та проживання членів делегації під час роботи виставки у Москві та проведення переговорів щодо подальшої співпраці.

Представницькі витрати передбачені наказом про облікову політику товариства на 2002 рік, кошторис представницьких витрат на 2002 рік затверджено на загальних зборах акціонерів товариства.

Названі витрати правомірно (відповідно до пункту 1 статті 252 та пункту 2 статті 264 НК РФ) зменшують отриманий дохід організації-платника податків.

У зв'язку із цим рішення податкового органу було визнано незаконним.

Закінчення прикладу.

Приклад 9.

Податкова інспекція провела виїзну податкову перевірку дотримання МУП законодавства про податки та збори за період з 1 січня 2001 року до 13 липня 2003 року.

За результатами перевірки податковим органом ухвалено рішення про донарахування податку на прибуток, про нарахування пені.

На думку податкових органів, платником податків неправомірно включено у суму представницьких витрат, що зменшують оподатковуваний прибуток, витрати на організацію поїздки представників делегації сторонньої організації, які прибули для ведення переговорів про шляхи взаємної співпраці у сфері підприємницької діяльності та можливості укладання взаємовигідних договорів, до місця проведення переговорів острів Соловки.

Податковий орган вважав проведення переговорів на острові Соловки, що є місцем туризму, неможливим і, отже, здійснені МУП витрати необґрунтованими та економічно не виправданими з метою обчислення податку на прибуток, що належать до витрат на організацію розваг та відпочинку, які відповідно до пункту 2 статті 2 НК РФ не належать до представницьких витрат, що зменшують оподатковуваний прибуток.

ФАС Північно-Західного округу, розглянувши справу в касаційній інстанції, став на бік платника податків, вказавши таке.

У пункті 2 статті 264 НК РФ особливо зазначено, що до представницьких витрат не належать витрати на організацію розваг та відпочинку.

Судом першої інстанції встановлено, що у період з 23 по 26 червня 2002 року (в робочі дні – з вівторка по п'ятницю) на острові Соловки відбулися переговори між представниками платника податків та сторонньої організації з питань постачання сировини для виробництва хлібобулочних виробів. Транспортні витрати щодо забезпечення доставки осіб, що прибули на переговори, до місця проведення заходу та назад підтверджуються відповідними первинними документами. В результаті переговорів укладено договір про постачання олії.

Податковим органом не подано суду докази того, що спірні витрати пов'язані з організацією розваг та відпочинку.

За таких обставин, а також з урахуванням заяви платника податків про відсутність в організації приміщень, придатних для приймання делегацій потенційних контрагентів, ведення переговорів та укладання угод, не спростованої податковим органом, суд визнав недійсним рішення податкової інспекції щодо донарахування податку на прибуток та пені.

Закінчення прикладу.

На практиці досить часто зустрічаються ситуації, коли податкові органи наполягають на неправомірності віднесення організацією здійснених витрат, пов'язаних з офіційним прийомом, до представницьких у разі, якщо за результатами проведення переговорів не було укладено договорів.

Але й у разі суди стають убік платників податків, вказуючи, що з віднесення даних витрат до представницьким необхідно, щоб вони відповідали статтям 252 і 264 НК РФ. Досягнення будь-яких конкретних результатів у вигляді укладених договорів у процесі проведення або після закінчення зустрічі не є обов'язковою умовою для визнання вироблених витрат представницькими.

Приклад 10

Податковою інспекцією за результатами виїзної податкової перевірки ВАТ з питань правильності обчислення та перерахування податку на прибуток за період з 1 січня 2000 року по 31 грудня 2002 року винесено рішення про донарахування податку на прибуток, пені та про притягнення ВАТ до відповідальності за пунктом 1 статті 122 ПК РФ за неповну сплату прибуток. Підставою для донарахування податку на прибуток послужив висновок про заниження бази оподаткування у зв'язку з необґрунтованим включенням до складу інших витрат витрат на офіційні прийоми представників зарубіжних фірм. На думку інспекції, оскільки за результатами проведених заходів були підписані договори, ВАТ немає права віднести вироблені витрати до представницьких витрат.

ФАС Уральського округу, розглянувши справу в касаційній інстанції, став на бік платника податків, вказавши таке.

Відповідно до статей 252, 264 НК РФ обґрунтовані та документально підтверджені витрати платника податків на офіційний прийом та (або) обслуговування інших організацій, що беруть участь у переговорах з метою встановлення та (або) підтримки взаємної співпраці, враховуються з метою оподаткування.

Спірні витрати, здійснені платником податків, є документально підтвердженими.

Посилання податкової інспекції на відсутність зв'язку спірних витрат з конкретними доходами судом касаційної інстанції не було прийнято, оскільки з урахуванням характеру управлінських витрат вони не можуть бути пов'язані з певним доходом (як, наприклад, матеріальні), тобто достатньо того, що вони є в принцип у відповідному розмірі.

Закінчення прикладу.

Докладніше з питаннями щодо нормованих витрат Ви можете ознайомитись у книзі ЗАТ «BKR-Інтерком-Аудит» «Нормовані витрати».

Від правильного оформлення, підтвердження та обґрунтування видатків залежить не лише зменшення податкового навантаження на організацію, а й мінімізація ризиків пред'явлення претензій з боку інспекцій у необґрунтованості заниження «прибуткової» бази.

Уникнути їх можна лише в тому випадку, якщо грамотно організувати систему документального підтвердження витрат та правильно оформляти відповідні документи.

Податкова сутність представницьких витрат

Представницькі витрати є однією з категорій витрат, які обов'язково проводять організації при здійсненні господарської діяльності. До них відносяться витрати на офіційний прийом та обслуговування представників інших підприємств, які ведуть переговори з метою встановлення та підтримання взаємної співпраці та ділових контактів, а також учасників, які прибули на засідання Ради директорів (Правління) або іншого керівного органу-платника податків (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Пункт 2 статті 264 НК РФ з метою обчислення прибуток до представницьким відносить такі категорії витрат:

• витрати на проведення офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу);
• витрати на транспортне забезпечення, але тільки на доставку до місця проведення представницького заходу;
• буфетне обслуговування під час переговорів;
• оплата послуг перекладача, який не перебуває в штаті організації, на період проведення представницького заходу.

Таким чином, законодавець обмежує перелік представницьких видатків, роблячи його «закритим».

Проведення офіційного прийому може вимагати ще низку витрат, які не перераховані в пункті 2 статті 264 НК РФ:

• витрати на відвідування культурно-видовищних заходів;
• вартість буфетного обслуговування під час культурно-видовищного заходу;
• витрати на оплату профілактики та лікування захворювань, -організації відпочинку;
• витрати на придбання букетів та подарунків для ділових партнерів.

Такі витрати, будучи з економічної точки зору представницькими, не зменшують основу податку на прибуток. Компанії мають право виробляти подібні витрати лише за рахунок чистого прибутку. Відповідно до пунктів 5 і 7 ПБО 10/99 «Витрати організації» у бухгалтерському обліку підприємств представницькі витрати ставитимуться до звичайних видів діяльності.

Приклад 1

Компанія понесла витрати на організацію представницького заходу у розмірі 200 000 руб. З них на проведення офіційного заходу – 80 000 руб., на буфетне обслуговування під час офіційного заходу – 20 000 руб., на транспортне обслуговування – 15 000 руб.; на проведення культурно-масового заходу – 15 000 руб.; на організацію екскурсії – 5 000 руб.; на буфетне обслуговування під час культурно-масового заходу – 25 000 руб.; на придбання букетів, подарунків та сувенірів – 40 000 руб. Із загальної суми витрат до складу витрат, що зменшують базу з податку на прибуток, компанія віднесе лише 115 000 руб., Витрачених на проведення офіційного заходу, а також буфетне та транспортне обслуговування партнерів. Сума витрат, що залишилася, в 85 000 руб. буде здійснено лише за рахунок чистого прибутку.

Судово-арбітражна практика

Відповідно до постанови ФАС ЗСО від 01.03.2007 р. № Ф04-9370/2006 (30552-А81-27) поняття «обслуговування» у сенсі пункту 2 статті 264 НК РФ має широкий аспект, куди, відповідно до статті 11 НК РФ, можна віднести та забезпечення житлом як необхідну умову для існування людини, яка прибула з іншого населеного пункту.

По-перше, це рішення може бути застосовано тільки на території Західно-Сибірського арбітражного округу.

По-друге, оплачуючи проживання бізнес-партнерів у готелі, сторона, що приймає, надає їм «ведмежу послугу». Справа в тому, що вона має обчислити та сплатити за них ПДФО, тому що оплата проживання в готелі є доходом, отриманим у натуральній формі. При виявленні факту незчислення та несплати ПДФО інспектори можуть пред'явити претензії, що приймає, за невиконання обов'язків податкового агента. У листі від 18.04.2007 р. № 04-1-02/306@ Мінфін роз'яснив, що витрати на оплату авіаквитків, рахунків за проживання в готелі, харчування в ресторанах запрошених представників сторонніх організацій не належать до представницьких витрат і оподатковуються ПДФО за ставкою 13 % для податкових резидентів РФ та за ставкою 30% для податкових нерезидентів РФ.

По-третє, забезпечення проживання в готелі не належить до категорії обслуговування. Обслуговування передбачає надання певних послуг на оплатній основі.

По-четверте, користуючись тим, що ФАС ЗСО фактично довільно розширив термін «обслуговування», багато компаній стали включати до складу витрат на обслуговування і витрати, які пунктом 2 статті 264 НК РФ до представницьких не відносяться взагалі. Тим самим організації збільшують ймовірність виникнення у них податкових ризиків.

У листах УФНС по м. Москві від 12.04.2007 р. № 20-12/034115 та Мінфіну від 16.04.2007 р. № 03-03-06/1/235 прямо зазначено, що витрати на проживання у готелі бізнес-партнерів, тих, хто приїхав на переговори, не враховуються у складі представницьких витрат. Причому, ця вимога поширюється як на російських громадян, так і на іноземців. Незважаючи на існуючу позитивну арбітражну практику, компаніям не слід ризикувати та включати до складу представницьких витрат інші види обслуговування. Представницькі витрати чітко визначені у Податковому кодексі, тому буде проблематично послатися на неясності та різночитання у їхньому трактуванні. Зверніть увагу, що не відносяться до представницьких та витрати на проживання у готелі членів Рад Директорів, які приїхали на його засідання (лист УФНС по м. Москві від 06.12.2007 р. № 21-11/116748).

Єдине можливе виправдання того, що оплата рахунків за проживання запрошеної сторони включена до складу представницьких витрат, - це письмова гарантія компанії у прийомі та розміщенні ділових партнерів власним коштом. При цьому така стаття представницьких витрат має бути передбачена в обліковій політиці організації та затвердженому кошторисі витрат. Зверніть увагу, що підприємство при цьому має виконати функції податкового агента з обчислення та сплати ПДФО. Проте підприємствам, які скористалися такою можливістю, швидше за все, доведеться доводити свою правоту в суді. Хоча варто зазначити, що арбітри в цьому питанні нерідко підтримували платників податків (постанова ФАС СЗВ від 17.05.2004 р. № А56-21571/03).

До категорії представницьких не належать і витрати на прийом співробітників філій та відділень організації, а також заходи, пов'язані з прийомом працівників головного офісу у філіях та відділеннях.

Судово-арбітражна практика

Відповідно до постанови ФАС ВСО від 11.08.2006 р. № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1 витрати, пов'язані з прийомом представників філій та працівників організації, які прибули для вирішення виробничих питань, не відповідають витратам, встановленим у пункті 2 статті 264 НК РФ, та не підлягають включенню до складу представницьких витрат.

Як організувати роботу з представницькими витратами

Представницькі витрати протягом звітного (податкового) періоду включаються до складу інших витрат у розмірі, що не перевищує 4% від витрат організації на оплату праці в цьому періоді (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). Тобто законодавець встановив чітку верхню межу цих витрат, встановивши, що представницькі витрати є нормируемыми. Витрати на оплату праці включають не тільки заробітну плату та премії, а й інші виплати (відпускні, допомога тощо). Існує три способи визначення граничної суми представницьких витрат.

Перший спосіб: розрахунок представницьких витрат провадиться наприкінці кварталу (при заповненні декларації з податку на прибуток), виходячи з фонду оплати праці за звітний період. Цей спосіб використовують організації, що застосовують касовий метод визначення доходів та витрат. У підприємств, які обчислюють прибуток за методом нарахування, розрахунок виробляється з нарахованої суми витрат за оплату труда.

Перевага цього способуполягає в тому, що оскільки при розрахунку бази з податку на прибуток доходи / витрати обчислюються наростаючим підсумком, то і сума витрат на оплату праці протягом податкового періоду (року) збільшуватиметься. У результаті за підсумками року до складу представницьких витрат, що нормуються, потраплять і ті витрати, які на початку року вважалися наднормативними.

У той же час даний спосіб має низку недоліків.Річ у тім, що з його застосуванні в обліку утворюється відкладений податковий актив. Крім того, зазначений спосіб можна ефективно використовувати тільки в організаціях з великою штатною чисельністю, де норматив-представницьких витрат значно зростатиме.

Другий спосіб: при складанні кошторису та бюджету на наступний календарний рік компанія відносить на представницькі витрати суму, що дорівнює 4% від оплати праці за попередній рік. Ця сума - розподіляється по кварталах.

До переваг даного способуможна віднести можливість планувати представницькі видатки перспективу. Також у цьому варіанті немає наднормативних витрат (тобто перевищують -законодавчо встановлений ліміт 4%) як «вибиваються» з кошторису.

Недоліком цього способує необхідність коригування щоквартальних лімітів представницьких витрат у бік збільшення, що може відповідати вимогам управління витратами та економії у створенні.

Третій спосіб: Компанія визначає коло посадових осіб, які мають право проводити представницькі заходи і здійснювати відповідні витрати, і встановлює ліміти сум, які ці співробітники можуть витрачати.

Як недоліки даного способуможна виділити той факт, що представницькі витрати прив'язані не до податкових категорій, а до простого арифметичного підрахунку. Після цього організації треба, як і першому випадку, проводити розрахунки нормативних і наднормативних витрат. Крім того, уповноважені особи можуть витратити кошти на цілі, що не відповідають представницьким, що викличе труднощі з їх включенням до складу витрат, що формують базу з податку на прибуток.

З вище перерахованих способів найбільш оптимальними є перший і другий. Організації необхідно включати до бюджетів та кошторису представницькі витрати (як це описано у другому варіанті), але одночасно проводити коригування зі збільшенням ліміту витрат (відповідно до першого способу).

Документальне підтвердження та економічне обґрунтування представницьких витрат

Підтвердження та документальне оформлення представницьких витрат

Відповідно до статті 9 Федерального закону від 21.11.1996 р. № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» всі господарські операції юридичної особи повинні оформлятися документами, що підтверджують правомірність та виправданість здійснених витрат. А здійснення витрат на представницьку мету є саме господарською операцією. Документи, що підтверджують та обґрунтовують представницькі витрати, можна розділити на внутрішніі зовнішнідокументи.

На жаль, законодавство не містить типових форм щодо оформлення представницьких витрат в організацій. Тому підприємствам необхідно самостійно підготувати та затвердити внутрішній порядок здійснення представницьких витрат та форми необхідних документів.

Внутрішніми документами, що підтверджують здійснення -представницьких витрат, є:

• наказ про здійснення витрат на представницькі цілі/наказ на проведення представницького заходу;
• програма представницького заходу;
• кошторис представницьких витрат;
• звіт про проведення представницького заходу;
• акт про списання представницьких витрат;
• первинні документи, у тому числі і підтверджують факт придбання за будь-яких товарів для представницьких цілей;
• первинні документи, що підтверджують оплату послуг сторонніх організацій;
• договори із сторонніми організаціями на надання послуг.

Цей перелік відповідає вимогам Мінфіну, викладеним у листі від 13.11.2007 р. № 03-03-06/1/807.

У наказі на проведення представницького заходу (на здійснення витрат на представницькі цілі) повинні зазначатися дата та місце проведення, мета заходу, найменування організації-контр-агента, список осіб, відповідальних за проведення та забезпечення цього заходу, та співробітник, на якого покладається контроль. До наказу додається програма представницького заходу, де відображаються основні етапи та дати проведення офіційного заходу. Програма затверджується керівником організації.

Найчастіше організації становлять кошториси представницьких витрат над розрізі кожного заходи, а обмежуються кошторисом період (квартал, рік). Щоб обґрунтувати правомірність віднесення витрат на представницький захід до витрат, що зменшують базу з податку на прибуток, кошториси мають бути затверджені керівником організації. У кошторисах представницьких витрат у межах заходів витрати докладно розписуються, але не поділяються на ті, які зменшують чи ні базу з податку на прибуток.

Приклад 2

Зразковий кошторис витрат на представницькі витрати виглядає так.

У заголовку документа вказується повна назва організації-контрагента та назва представницького заходу («Проведення переговорів про співпрацю з ВАТ… про створення нового двигуна» або «Проведення переговорів з Банком… з метою вироблення угоди з питань спільного фінансування проекту» тощо) .
Кожна із статей витрат зазначається у рублях. До складу кошторису можуть бути включені такі види витрат:

• транспортне обслуговування партнерів;
• буфетне обслуговування;
• організація офіційного заходу (вказується, якого саме - офіційного сніданку, обіду, прийому тощо);
• організація дозвілля (вказується найменування культурно-масового заходу – відвідування театру, пам'ятного місця тощо);
• витрати на придбання букетів (зазначається кількість);
• витрати на сувенірну продукцію (докладно розписується - найменування і кількість сувенірної продукції, що купується);
• інші статті витрат у разі потреби.

Кошторис представницьких витрат підписує головний бухгалтер або його заступник, а затверджує керівник організації.

• дата та місце проведення заходу;
• ціль заходу;
• найменування організації-контрагента;
• учасники заходу (всі присутні, із зазначенням П.І.Б. та займаної посади);
• результат проведення заходу;
• сума та напрямки витрат.

Необхідно, щоб питання, які обговорювалися на представницькому заході, були пов'язані з основною виробничою діяльністю організації. Звіт про захід затверджується керівником компанії.

В акті на включення представницьких витрат до складу витрат, що зменшують базу з податку на прибуток, зазначаються такі дані:

• найменування статті витрат;
• дата та найменування заходу;
• фактична та гранично встановлена ​​сума витрат за кошторисом;
• П.І.Б. та посаду особи, яка здійснила витрати;
• відмітка про те, зменшують такі витрати базу з податку на прибуток чи ні.

Цей акт повинен містити точну інформацію про суми вироблених витрат, округлення та приблизні відомості не допускаються. Дані акта мають відповідати сумам у платіжних документах. Акт затверджується керівником організації та візується головним бухгалтером. Твердження акта керівником організації є необхідною вимогою податкових органів (лист УФНС по м. Москві від 22.12.2006 р. № 21-11/113019@).

У разі видачі готівки посадовцю під звіт після завершення представницького заходу складається авансовий звіт, до якого додаються касові та товарні документи. При цьому на зворотному боці авансового звіту обов'язково необхідно перерахувати всі касові чеки. Крім того, касові та товарно-супровідні документи повинні співпадати за сумами, датами та назвами, а також за кількістю осіб, які беруть участь у заході. День затвердження керівником організації авансового звіту є датою визнання здійснених -представницьких витрат у податковому обліку (підп. 5 п. 7 ст. 272 ​​НК РФ).

Ще однією помилкою є додаток до авансового звіту чеків, що збігаються лише за сумами, без звіряння їх утримання з товарно-супровідними документами.

Приклад 3

Організацією в особі комерційного директора та начальника відділу продажів було проведено представницький захід із бізнес-партнерами. Загалом у заході взяли участь 4 особи з обох боків. Представницький захід складався з ділового обіду з партнерами та буфетного обслуговування. Витрати становили 4 000 крб. Згідно з авансовим звітом та доданими до нього документами витрати були включені до розрахунку бази з податку на прибуток. Однак у ході перевірки інспектори визнали, що витрати віднесені до зменшення податкової бази необґрунтовано, і вимагали провести перерахунок податку, а також наклали штраф на організацію. Причина застосування санкцій полягала у неправильному оформленні документів, що підтверджують витрати. Зокрема, за участю у переговорах 4 осіб рахунок із ресторану було виписано на 6 персон, до того ж не було меню, завірене організацією громадського харчування.

Кошти, витрачені для придбання товарів для буфетного обслуговування, відповідали лише за сумами, але (як з'ясувала ІФНС) додані чеки були оформлені господарським магазином.

Припустимо, у ході представницького заходу сторона, що приймає, здійснювала транспортне обслуговування запрошених осіб самостійно, без залучення сторонніх організацій. Підтвердять ці операції документи про купівлю ПММ підзвітною особою із додатком необхідних чеків, дорожні листи автомобілів із чіткою вказівкою маршруту. При оплаті ПММ у безготівковій формі за фактом виправдувальними документами будуть виставлені рахунки та рахунки-фактури, а також платіжні документи організації.

Суми і цілі представницьких витрат необхідно документально обґрунтувати і підтвердити також первинними документами, які повинні відповідати уніфікованим формам, що містяться в альбомах. Якщо документи складено не за типовою формою, вони повинні містити такі реквізити: найменування та дата складання документа; найменування організації, що склала документ; зміст господарської операції та її вимір у грошовому та натуральному вираженні; найменування посадової особи, відповідальної за вчинення та оформлення цієї операції, та її підпис.

До первинних товарно-супровідних документів слід прикладати касові чеки, що підтверджують факт оплати. Касові чеки повинні містити такі реквізити, як найменування та ІПН організації; заводський номер ККМ; порядковий номер чека; дата та час продажу товару/надання послуги; вартість покупки/послуги; ознака фіскального режиму (п. 4 постанови Уряду РФ від 30.07.1993 р. № 745 «Положення щодо застосування контрольно-касових машин під час здійснення розрахунків із населенням»).

Оплата представницьких заходів може проводитись і за допомогою корпоративних пластикових карток. Організація може здійснювати за допомогою пластикових карток оплату представницьких витрат на території РФ і за кордоном, а також отримувати готівку для оплати представницьких витрат (п. 2.5 положення ЦБ РФ від 24.12.2004 р. № 266-П «Про емісію пластикових карток та про операції, що здійснюються з використанням платіжних карток»). Документ, що підтверджує оплату представницьких витрат із використанням пластикової картки, повинен містити такі обов'язкові реквізити: ідентифікатор термінального пристрою; вид та дата здійснення операції; сума та валюта операції; код авторизації; реквізити платіжної картки; підпису власника картки та касира, який зробив операцію.

Для того, щоб правильно оформити здійснення представницьких витрат з використанням корпоративної пластикової картки, організації необхідно виконати такі умови:

• розробити внутрішні документи, що регламентують порядок роботи з корпоративними пластиковими картками, а також коло посадових осіб, які мають право використовувати їх для представницьких цілей;
• забезпечити порядок зберігання та обліку корпоративних пластикових карток;
• оформляти видачу корпоративних пластикових карток наказом по організації.

Не менш важливо правильно оформити і договори зі сторонніми організаціями (на транспортне обслуговування, здійснення буфетного обслуговування та офіційного прийому, на оплату послуг перекладача).

Послуги підприємства громадського харчування на буфетне обслуговування та проведення офіційного прийому підтвердять:

• акт виконання робіт (надання послуг). Зазначені в ньому дата та місце проведення представницького заходу, кількість учасників, найменування компанії-контрагента та сума витрат повинні збігатися з даними договору та інших документів, що підтверджують представницькі витрати;
• рахунок-фактура та рахунок-замовлення за типовою формою № ОП-20 при готівковій оплаті, а у разі відпуску продуктів харчування за безготівковим розрахунком - акт за формою № ОП-22;
• меню, засвідчене підприємством комунального харчування.

Якщо в ході переговорів залучалися перекладачі, виправдувальними документами будуть:

• договір, оформлений відповідно до вимог цивільного законодавства;
• копія ліцензії, що дозволяє спеціалізованій організації здійснювати послуги з перекладу іноземною мовою;
• акт про надання послуг із перекладу, підписаний сторонами. У ньому обов'язково потрібно вказати дату, місце та час проведення заходів, особисті дані перекладачів, перелік наданих ними послуг.

Іноді податкові органи не визнають оплату послуг перекладачів як представницькі витрати, якщо в організації були штатні перекладачі. Але компанія може спростувати таке рішення, пославшись на те, що керівник самостійно вирішує, в якій формі виконуватимуться ті чи інші функціональні обов'язки. Крім того, він може передати деякі функції відповідної спеціалізованої організації. Арбітри у цьому питанні на стороні платників податків (постанова ФАС МО від 21.07.2005 р. № КА-А41/6715-05).

Приклад 4

Велике підприємство провело переговори із консорціумом міжнародних кредитних організацій щодо проведення IPO на закордонних фондових майданчиках. Для участі у представницькому заході було залучено перекладачів із сторонньої організації. Оплата послуг перекладачів становила 100 000 руб. Але податкова інспекція не порахувала ці витрати як такі, що зменшують податкову базу з податку на прибуток, оскільки в штаті організації було бюро переказів. Однак організація-платник податків зуміла відстояти свою позицію, мотивувавши її тим, що наявні штатні співробітники займаються перекладами технічних текстів і не мають достатніх знань у галузі фінансових та інвестиційних переказів.

• договір, оформлений відповідно до вимог цивільного законодавства. У самих договорах або у додатку до них необхідно вказати маршрут та кілометраж перевезень;
• копія ліцензії на надання транспортних послуг;
• рахунок на оплату транспортних послуг та рахунок-фактура;
• копії дорожніх листів, у яких зазначено маршрут та кілометраж перевезень, який має співпадати з даними договору або додатків до нього.

Використання представницьких витрат за призначенням (під прикриттям представницьких витрат здійснюється інша діяльність) чи додаток виправдувальних документів, які відповідають цілям і завданням представницького заходи, можуть мати організації серйозні податкові последствия. Причина таких дій компаній зрозуміла: обсяги коштів обмежені, а якісь витрати треба здійснювати обов'язково. Але податкові інспекції не входитимуть до становища і штрафні санкції накладуть обов'язково.

Найбільш поширеною формою нецільового використання представницьких витрат є проведення свят своїх співробітників. Але при цьому організації забувають не тільки грамотно оформити необхідні документи, а й навіть правильно прорахувати витрати і оформити кошторис.

Приклад 5

Організація вирішила провести для своїх працівників святковий вечір. Оскільки у кошторисі витрат була відсутня стаття на цей захід, було вирішено оформити його як представницьке: проведення переговорів з контрагентами з метою розширення співробітництва. Згідно з документами, на зустрічі були присутні 16 осіб. Витрати за представницьким заходом склали 28 000 руб. Однак у ході виїзної податкової перевірки було встановлено, що згідно з рахунками, рахунком-фактурою та меню з ресторану у зустрічі брало участь 32 особи (штатна чисельність цієї організації). Крім того, у звіті про представницький захід була відсутня вказівка ​​посадових осіб організації-партнера, не було вказано цілей та результатів власне представницького заходу. У результаті організації довелося подавати до податкового органу уточнену податкову декларацію з податку на прибуток та сплачувати штрафні санкції.

Приклад 6

У організації генерального директора встановлено ліміт представницьких витрат у вигляді 40 000 крб. на рік. Для потреб буфетного обслуговування керівництва цієї компанії закуплено 5 банок кави, 7 упаковок чаю, 3 кг цукру, 5 кг кондитерських виробів, 4 коробки цукерок. Витрати придбання товарів становили 2 400 крб. та були оформлені як витрати на проведення представницького заходу, в якому брало участь 5 осіб. У Звіті про проведений захід та кошторисі витрат не згадувалося буфетне обслуговування. Отримані продукти харчування не приходилися складу і зі складу не видавалися. У результаті організації довелося подавати до податкового органу уточнену декларацію з податку на прибуток та сплачувати штрафні санкції.

Економічна обґрунтованість представницьких витрат

З метою оподаткування прибутку витратами визнаються лише економічно обгрунтовані витрати (п. 1 ст. 252 НК РФ), тобто. ті, що спрямовані на отримання доходу або пов'язані із здійсненням управління організацією. Обґрунтованість представницьких витрат насамперед перевіряється за звітами про проведений захід.

Судово-арбітражна практика

Відповідно до постанови ФАС ПЗ від 01.02.2005 р. № А57-1209/04-16 при віднесенні витрат до представницьких насамперед необхідно враховувати результат проведених зустрічей.

Щоб зменшити базу з податку на прибуток на витрати на проведення представницького заходу, необхідно документально підтвердити, що контрагент фактично вчинив дії, вказані як мета ділового заходу.

Приклад 7

Кредитна організація провела з потенційним клієнтом переговори, метою яких було відкриття розрахункового рахунку. До звіту про представницький захід було додано договір банківського рахунку - та бухгалтерські документи із зазначенням номера та дати відкриття рахунку.

Організація провела представницький захід із промисловим підприємством, предметом якого стала домовленість про постачання комплектуючих матеріалів. Підписаний сторонами договір постачання є підтвердженням ділової мети та обґрунтованості зменшення бази з податку на прибуток на витрати на організацію заходу.

Не варто забувати, що якщо переговори не досягли поставленої мети, то понесені витрати не можуть бути включені до складу витрат, що зменшують податкову базу.

Складні ситуації, що зустрічаються при здійсненні та оформленні представницьких витрат

При здійсненні та оформленні представницьких витрат часто складаються складні і навіть спірні ситуації щодо можливості включення вироблених витрат до складу власне представницьких витрат, що зменшують базу з податку на прибуток.

Квіти та подарунки

На думку Мінфіну, якщо сувенірна продукція із символікою вручається під час офіційного прийому представникам контрагента, які беруть участь у переговорах з метою встановлення або підтримання взаємної співпраці, то її вартість при розрахунку «прибуткової» бази розглядається як представницькі витрати та підлягає нормуванню у встановленому для цієї категорії порядку (лист від 30.04.2008 р. № 20-12/041966.2). Раніше аналогічну позицію дотримувалася і МНС РФ (лист від 16.08.2004 р. № 02-5-10/51). Для співробітників даного відомства обов'язковою умовою була наявність на сувенірі, що вручається, символіки фірми.

Щоправда, є й негативні рішення, зокрема лист Мінфіну від 16.08.2006 р. № 03-03-04/4/36. У ньому фінансисти вказали, що витрати на сувеніри для вручення іноземної делегації не можна враховувати як представницькі витрати, оскільки вони не відповідають вимогам пункту 2 статті 264 НК РФ. Положеннями саме цього листа керуються податкові органи під час перевірки правильності включення представницьких витрат до складу витрат, що зменшують базу з податку на прибуток. Їх не бентежить той факт, що у листі розглядається можливість вручення іноземним представникам пам'ятних подарунків, тобто специфічний окремий випадок вони поширюють на весь спектр проблеми.

Арбітражна практика з цього питання є неоднозначною. Так, частина судів вважає, що дані витрати економічно обґрунтовані та включаються до складу представницьких (постанова ФАС ПЗ від 01.02.2005 р. № А57-1209/04-16), але є й ті, які не згодні з ними.

У цій ситуації якщо під «врученням подарунків діловим партнерам» розуміється придбання сувенірів та пам'ятних подарунків, проставлення на них символіки організації та подальше вручення бізнес-партнерам, то такі витрати (відповідно до вищевказаних листів Мінфіну та МНС) включатимуться до складу представницьких витрат та зменшувати базу з податку прибуток. Головне - щоб на подарунках або сувенірах, що вручаються, був логотип організації.

Ситуація з врученням букетів однозначніша і не на користь організації. Придбання та вручення кольорів не прописано у нормативних документах з питань оподаткування як один з елементів представницьких витрат. Крім того, квіти є обов'язковою умовою проведення переговорів, ділових зустрічей. І якщо вручення сувенірів чи подарунків із фірмовою символікою ще можна віднести до звичаїв ділового обороту в Росії, то букети під нього не підпадають. Тому, щоб уникнути конфліктів із податковими органами, квіти слід купувати за рахунок коштів чистого прибутку.

Алкогольна продукція

Витрати для придбання алкогольної продукції організація може враховувати при оподаткуванні прибутку у складі представницьких витрат. Таку позицію викладено у листі Мінфіну від 16.08.2006 р. № 03-03-04/4/136. З цього питання є і позитивна для платника податків арбітражна практика.

Судово-арбітражна практика

Відповідно до постанови ФАС СЗО від 31.05.2004 р. № А56-34683/03 витрати на придбання алкогольної продукції, використаної для організації банкету, правомірно віднесені до представницьких витрат, оскільки пункт 2 статті 264 ПК РФ не визначає перелік продуктів та напоїв, які не можуть включатися до таких витрат.

ФАС УО у постанові від 12.07.2005 р. № Ф09-2878/05-С7 наголосило, що перелік представницьких витрат не є вичерпним, до них можуть відносити також витрати на придбання алкогольних напоїв.

Таким чином, витрати на алкогольну продукцію організації можуть включити до загальної суми представницьких витрат, що зменшують «прибуткову» базу. Якщо ж компанія таки побоюється претензій податкових органів, пов'язаних із протиріччями у трактуванні терміна «звичаї ділового обороту», то їй необхідно затвердити норми витрат на алкогольну продукцію для представницького заходу та враховувати витрати відповідно до них. При цьому у звіті та в акті про проведений захід слід не забути зазначити, що під час офіційного прийому чи буфетного обслуговування подавалися алкогольні напої.

Чай, кава, цукор та кондитерські вироби

У листі від 24.11.2005 р. № 03-03-04/2/119 Мінфін роз'яснив, що витрати на купівлю чаю, кави, цукерок, печива, пропонованих клієнтам, не зменшують податкової бази, оскільки не належать до представницьких витрат. Однак цей лист не зовсім точно відповідає тематиці представницьких витрат.

Якщо чай, кава, кондитерські вироби купуються для частування клієнтів та бізнес-партнерів не під час проведення ділових заходів, то такі витрати справді не зменшують бази з податку на прибуток. У цьому випадку їхню покупку слід сплачувати за рахунок чистого прибутку.

Однак у пункті 2 статті 264 НК РФ згадується "буфетне обслуговування під час переговорів". Його може здійснювати як спеціалізована організація, і сама компанія, яка проводить представницький захід. Щоб забезпечити буфетне обслуговування необхідно закупити продукти харчування, на які підприємству слід затвердити норми витрати. Закупівля продуктів повинна бути врахована у кошторисі представницького заходу, а якщо вони були придбані раніше, то потрібно відобразити їхню відпустку зі складу. У звіті та в акті про проведений представницький захід слід прописати, що під час офіційного прийому здійснювалося буфетне обслуговування, кількість та сортамент продуктів харчування.

А що ще?

Податкове законодавство дозволяє включити до складу представницьких витрат деякі інші категорії витрат. Зокрема, витрати на придбання кулерів з питною водою, оскільки це відповідає вимогам підпункту 22 пункту 1 та пункту 2 статті 264 НК РФ. Необхідною умовою при цьому є встановлення кулерів у переговорних кімнатах та в приміщеннях, в яких компанія проводить офіційні-представницькі заходи.

Якщо зустрічі та переговори проводяться в барах та ресторанах, витрати можна включити до складу представницьких лише за умови, що зазначене відвідування мало офіційний характер – було заплановано та відображено у програмі представницького заходу.

Судово-арбітражна практика

Відповідно до постанови ФАС МО від 12.09.2005 р. № КА-А40/8426-05 вартість відвідування ресторанів, кафе, барів можна включити до складу представницьких витрат за умови, що захід мав офіційний характер.

Для підтримки міцних ділових зв'язків із контрагентами необхідні не лише ділові зустрічі та переговори, що проводяться в офісі, а й обговорення спільних проектів у неформальній обстановці.

Таке спілкування сприяє встановленню товариства, що у свою чергу переводить ділові відносини між представниками компаній на новий, вищий рівень.

Крім того, проведення ділових переговорів у неформальній обстановці сприяє зняттю напруги між сторонами та якнайшвидшому досягненню спільних домовленостей.

Для встановлення неформальних відносин під час проведення ділових зустрічей використовуються:

• спільні обіди та вечері (часто включають розпивання спиртних напоїв) - банкети, прийоми і т.д.,
• відвідування різних культурних та розважальних заходів,
• інші подібні зустрічі.

• буфетне обслуговування,
• оплата послуг перекладача.

Відповідно до пп.22 п.1 ст.264 Податкового кодексу, до інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією, належать представницькі витрати платника податків, пов'язані з офіційним прийомом та обслуговуванням представників інших організацій, які беруть участь у переговорах з метою встановлення та підтримки співробітництва.

При цьому, відповідно до п.2 ст.264 НК РФ, до представницьких витрат відносяться не тільки витрати платника податків на офіційний прийом та обслуговування:

• представників інших організацій, що беруть участь у переговорах з метою встановлення та/або підтримки взаємної співпраці,
• учасників, які прибули на засідання ради директорів (правління) або іншого керівного органу платника податків,

До представницьких витрат відносяться витрати:

1. На проведення офіційного прийому:

• сніданку,
• обіду,
• іншого аналогічного заходу

2. Транспортне забезпечення доставки цих осіб до місця проведення представницького заходу та (або) засідання керівного органу та назад.

3. Буфетне обслуговування під час переговорів.

4. Оплата послуг перекладачів, які не перебувають у штаті платника податків, щодо забезпечення переказу під час проведення представницьких заходів.

До представницьких витрат не відносятьсявитрати на організацію:

• розваг,
• відпочинку,
• профілактики чи лікування захворювань.

У нашій статті буде розглянуто:

• порядок оформлення представницьких витрат,
• особливості податкового обліку представницьких витрат

Порядок податкового обліку представницьких видатків регламентується 264 статтею Податкового кодексу.

При цьому платник податків має бути готовим до того, що у податкових органів виникнуть питання, пов'язані з доцільністю великих представницьких витрат, понесених компанією.

Відповідно, заздалегідь слід подбати про аргументи, що підтверджують обґрунтованість вироблених витрат.

Особливу увагу слід звернути на:

• види вироблених витрат,
• склад учасників зустрічі,
• місце її проведення,

Найчастіше під представницькими витратами розуміються витрати на проведення ділових зустрічей з представниками компаній-контрагентів (або діючих, або потенційних).

Такі зустрічі проводяться або для підтримки та продовження вже наявної взаємовигідної співпраці, або для її встановлення.

Відповідно, зустрічі пов'язані або з поточною підприємницькою діяльністю організації, або націлені на перспективну співпрацю.

Таким чином, проведення ділових зустрічей має такі цілі:

• Обговорення умов поточного співробітництва та його перспектив.
• Пролонгація наявних договорів та узгодження їх умов.
• Попереднє обговорення умов пропонованих угод.
• І т.п.

І тут свою позицію платнику податків доведеться відстоювати у суді. При цьому суди часто приймають сторону платника податків.

Так було в постанові ФАС Північно-Західного округу від 05.03.2008г. у справі №А05-5668/2007 зазначається, що спеціальною нормою п.2 ст.264 Податкового Кодексу "не встановлено обмежень представницьких витрат залежно від предмета переговорів".

У цій постанові також не заперечується можливість, що переговори можуть бути приурочені до будь-якої знаменної події (свята, річниці): « той факт, що представницькі заходи, в рамках яких проведено переговори виробничого (економічного, ділового) характеру, присвячені святкуванню 60-річчя Дня Перемоги, не виключає їхньої економічної обґрунтованості»..

Для цілей податкового обліку не має особливого значення назва заходу, що проводиться.

Так, представницькі витрати можуть здійснюватися під час проведення:

• офіційного прийому,
• ділової зустрічі,
• переговорів,
• нарад,
• зборів,
• конференцій,
• інших подібних заходів.

• Рада директорів,
• правління,
• іншого керівного органу платника податків.

• про мету (порядок денний),
• місці засідання,
• часу проведення засідання керівного органу підприємства,
• склад учасників засідання.

• витрати пов'язані з орендою приміщень,
• підготовкою та розсилкою необхідної інформації,

• акціонерів,
• пайовиків,
• учасників,

Платникам податків слід знати, що й компанія під час проведення податкової перевірки зможе надати підтвердження обгрунтованості вироблених представницьких витрат (пояснити мета проведення зустрічей), то первинних документів, підтверджують вироблені витрати, буде замало визнання таких витрат з податкового обліку.

У такому разі і в суді свою позицію компанії буде відстояти скрутно.

Так було в постанові ФАС Північно-Західного округу від 09.10.2007г. у справі №А26-691/2006-216 зазначено, що « зі змісту поданих Підприємцем рахунків, виставлених ресторанами, кафе, барами, не випливає, що особи, які скористалися послугами закладів громадського харчування, є діловими партнерами платника податків».

У результаті суд ухвалив рішення на користь податкового органу.

Нижче ми розглянемо деякі питання, що виникають у платників податків при врахуванні представницьких витрат у податковому обліку та позиції Мінфіну, що відповідає на ці питання.

Приватні ситуації – роз'яснення Мінфіну.

1. Витрати на організацію розважальної програми для учасників бізнес-семінару не враховуються у витратах з метою податкового обліку.

Для підтримки ділового співробітництва та для збільшення кількості укладених договорів компанія організувала бізнес-семінар для своїх клієнтів.

У рамках семінару проходила презентація нового продукту, а також підбиття підсумків роботи за 2010 рік з основними дилерами.

Після офіційної частини семінару компанія провела розважальну програму для учасників:

• прогулянка на теплоході,
• виступ артистів,
• фуршет.

Негативна відповідь Мінфіну у Листі від 01.12.2011р. №03-03-06/1/796 був цілком очікуваний:

«Відповідно до підпункту 22 пункту 1 статті 264 Кодексу у складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією, враховуються в тому числі представницькі витрати, пов'язані з офіційним прийомом та обслуговуванням представників інших організацій, які беруть участь у переговорах з метою встановлення та підтримки співробітництва, порядку, передбаченому пунктом 2 статті 264 Кодексу.

Відповідно до пункту 2 статті 264 Кодексу до представницьких витрат відносяться, зокрема, витрати платника податків на офіційний прийом та (або) обслуговування представників інших організацій, які беруть участь у переговорах з метою встановлення та (або) підтримки взаємної співпраці.

До представницьких витрат відносяться витрати на проведення офіційного прийому (сніданку, обіду або іншого аналогічного заходу) для зазначених осіб, а також офіційних осіб організації-платника податків, які беруть участь у переговорах, транспортне забезпечення доставки цих осіб до місця проведення представницького заходу та (або) засідання керівного органу та назад, буфетне обслуговування під час переговорів, оплата послуг перекладачів, які не перебувають у штаті платника податків, щодо забезпечення переказу під час проведення представницьких заходів.

До представницьких витрат не належать витрати на організацію розваг, відпочинку, профілактики чи лікування захворювань.

Враховуючи викладене, витратина фуршет, теплохід та артистів у рамках розважальної програми, організованої після офіційної частини семінару, а також витрати на проживання гостей не зменшують податкову базу з податку на прибуток організацій, оскільки зазначені витрати не передбачені положеннями пункту 2 статті 264 Кодексу.

2. Витрати на вечері з контрагентами у пізній нічний час, у тому числі витрати на вечері у відрядженнях під час проведення переговорів, можуть враховуватися у складі представницьких витрат з метою податкового обліку.

Для обліку таких витрат вони повинні бути оформлені належним чином і документально підтверджені.

Такі роз'яснення дав Мінфін у своєму Листі від 01.11.2010р. №03-03-06/1/675:

«Якщо проведені заходи (вечеря в ресторані) не мають офіційного характеру або відсутні документи, що підтверджують проведення офіційних ділових переговорів, витрати на їх проведення не враховуютьсяз метою оподаткування прибутку.

Щодо проведення переговорів у рамках виробничих відряджень, то, на нашу думку, слід застосовувати аналогічний порядок визнання таких витрат.

Враховуючи вищевикладене, відповідні витрати враховуються у складі представницьких витратзгідно з пунктом 2 статті 264 Кодексу при наявностіоформлених у рамках чинного законодавства первинних документів, що підтверджують витрати на проведення ділових вечерь у рамках переговорів з клієнтами, у тому числі і з потенційними, під час службових відряджень, за умови їх відповідності вимогам пункту 1 статті 252 Кодексу.»

3. При обліку представницьких витрат на проведення заходів, необхідно забезпечити можливість відокремлення прийнятих витрат для цілей податкового обліку від тих, що не приймаються:

3.1. Витрати на організацію офіційної зустрічі з клієнтами, включаючи продукти харчування та спиртні напої, враховуються у складі представницьких витрат.

3.2. Витрати на придбання призів, виготовлення дипломів, оформлення залу не можуть бути враховані у складі витрат з метою податкового обліку.

Такої позиції дотримується Мінфін у своєму Листі від 25.03.2010р. №03-03-06/1/176: «Представницькі витрати протягом звітного (податкового) періоду включаються до складу інших витрат у розмірі, що не перевищує 4 відсотки витрат платника податків на оплату праці за цей звітний (податковий) період.

Враховуючи викладене, витрати платника податків на організацію офіційної зустрічі з клієнтами щодо обговорення питань щодо укладання договорів на 2010 рік згідно з пунктом 2 статті 264 НК РФ враховуються в частині витрат на придбання продуктів харчування, у тому числі спиртних напоїв.

Витрати на придбання призів, виготовлення дипломів, оформлення залу пунктом 2 статті 264 НК РФ не передбачені і, отже, не можуть бути враховані у складі представницьких витрат з метою оподаткування прибутку.

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕННЯ ПРЕДСТАВНИХ ВИТРАТ

Відповідно до п.1 ст.252 Податкового кодексу, з метою оподаткування податком з прибутку, платник податків зменшує отримані доходи у сумі вироблених витрат.

При цьому видатками для цілей податкового обліку визнаються:

• обґрунтовані,
• документально підтверджені

Під обґрунтованими витратами розуміються економічно виправдані витрати, оцінка яких виражена у грошовій формі.

Під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені документами:

• оформленими відповідно до законодавства РФ,
• оформленими відповідно до звичаїв ділового обороту, що застосовуються в іноземній державі, на території якої було здійснено відповідні витрати,
• непрямо підтверджують виконані витрати (у тому числі митною декларацією, наказом про відрядження, проїзними документами, звітом про виконану роботу відповідно до договору).

Таким чином, економічна виправданість та документальне підтвердження необхідні всім видам витрат.

А для визнання представницьких витрат у податковому обліку потрібно особливо уважно підходити до їхнього документального оформлення.

Відповідно до положень ст.313 НК РФ, дані податкового обліку повинні відображати:

• порядок формування суми доходів та витрат,
• порядок визначення частки витрат, що враховуються для цілей оподаткування у поточному податковому (звітному) періоді,
• суму залишку витрат (збитків), що підлягає віднесенню до витрат у наступних податкових періодах,
• порядок формування сум створюваних резервів,
• суму заборгованості з розрахунків із бюджетом з податку.

1. Первинні облікові документи (включаючи довідку бухгалтера);
2. аналітичні регістри податкового обліку;
3. Розрахунок податкової бази.

• найменування регістру;
• період (дату) складання;
• вимірювачі операції в натуральному (якщо це можливо) та у грошах;
• найменування господарських операцій;
• підпис (розшифрування підпису) особи, відповідальної за складання зазначених регістрів.

«Згідно зі статтею 313 Кодексу підставою визначення податкової бази з податку на прибуток є дані первинних документів, згрупованих у порядку, передбаченому Кодексом.

Підтвердженням даних податкового обліку є:

1) первинні облікові документи (включаючи довідку бухгалтера);

2) аналітичні регістри податкового обліку;

3) розрахунок податкової бази.

Документами, що служать для підтвердження представницьких витрат, можуть бути, зокрема:

- наказ (розпорядження) керівника організації про здійснення видатків на зазначені цілі;

- Кошторис представницьких витрат;

- первинні документи, зокрема у разі використання придбаних за будь-яких товарів для представницьких цілей, оплати послуг сторонніх организаций;

- звіт про представницькі витрати за проведеними представницькими заходами, в якому відображаються:

- Мета представницьких заходів, результати їх проведення;

інші необхідні дані про проведений захід, а також сума витрат на представницькі цілі.

При цьому всі витрати, перелічені у звіті, мають бути підтверджені відповідними первинними документами.

Наказ про представницькі витрати- Зразок документа представлений на нашому порталі - може знадобитися для підтвердження цього виду витрат. У чому полягає специфіка складання відповідного наказу?

Навіщо потрібен наказ на представницькі витрати?

Представницькі витрати, список яких визначено у п. 2 ст. 264 НК РФ, можуть бути використані суб'єктом сплати податку з ОСН з метою скорочення бази оподаткування в розмірі, що не перевищує ліміт - 4% від витрат підприємства на оплату праці. Для залучення представницьких витрат так само необхідно:

• засвідчити факт їх вчинення;
• засвідчити факт їхньої обґрунтованості.

Рішення обох завдань може бути здійснено за допомогою складання різних документів, що засвідчують. Таким може бути, зокрема, наказ про здійснення видатків. Наприклад, обґрунтованість витрат, що виникають під час проведення того чи іншого ділового заходу, може бути підтверджена наказом про проведення заходу (лист Мінфіну від 13.11.2007 № 03-03-06/1/807).

Цей наказ доповнюється (лист Мінфіну від 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):

• звітом щодо представницьких витрат;
• первинними джерелами, що засвідчують ті факти, що відображені у звіті.

Наказ, що розглядається, також може доповнюватися:

• актом з представницьких витрат;
• програмою ділового заходу;
• кошторисом за цим заходом;
• договором між фірмою-платником податків та стороннім суб'єктом господарювання, послуги якого були замовлені в рамках проведення заходу, а також іншими первинними документами.

Розглянемо, який структурі відповідний документ може бути представлений.

Наказ про представницькі витрати: структура документа

Наказ може складатися з таких інформаційних блоків:

1. Відбиває найменування суб'єкта господарювання.

2. Що включає найменування документа (воно може звучати, наприклад, як «Наказ проведення ділового сніданку»).

3. Відбиває сутність, мета ділового заходу, що проводиться.

4. Що включає резолютивні формулювання («Наказую...»).

У цьому блоці може відображатися:

• перелік спеціалістів, відповідальних за проведення ділового заходу;
• перелік завдань, що покладаються на даних співробітників.

5. Що включає підпис керівника фірми, яка засвідчує факт затвердження документа.

6. Що включає підписи відповідальних співробітників, які засвідчують факт їхнього ознайомлення з документом.

7. Перелік додатків до наказу, що відображає, - за їх наявності.

Як подібні програми можуть використовуватися, наприклад, програма заходу та кошторис, тобто ті джерела, що подібно до наказу складаються до проведення заходу.

У свою чергу, в документі можуть бути формулювання про необхідність складання інших джерел, що засвідчують, - таких як акт і звіт, що оформлюються після проведення заходу.

Витрати, які можна провести в обліку як представницькі, зменшують оподатковуваний прибуток (тобто йдуть у витрати). Але тут треба знати, по-перше, які витрати взагалі реально провести як представницькі, а на які податківці «ніколи не погодяться», і, по-друге, який комплект документів як докази дозволить бухгалтерії «спати спокійно» (йдеться про наказ , програмі та кошторисі витрат на представницький захід, звіт про його проведення, а також про комплект первинних бухгалтерських документів).

Насамперед необхідно визначитися, що таке представницькі витрати і в яких випадках підприємство стикається з такими витратами. Як правило, для розвитку бізнесу, розширення взаємної співпраці з партерами та клієнтами, з метою укладання нових договорів компанії проводять різноманітні заходи, організують зустрічі та переговори. На проведення презентацій, офіційних прийомів для постійних та потенційних клієнтів потрібні значні грошові витрати. Ось тут підприємство і стикається з так званими представницькими витратами, які слід документально правильно оформити та відобразити у бухгалтерському та податковому обліку. В іншому випадку не уникнути претензій з боку контролюючих органів.

Поняття представницьких витрат

Для віднесення тих чи інших витрат до представницьких витрат необхідно визначитися із поняттям. Якщо звернутися до положень підп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то стане ясно, що представницькими витратами є витрати, пов'язані з офіційним прийомом та (або) обслуговуванням осіб:

• представників інших організацій, які беруть участь у переговорах з метою встановлення та (або) підтримки взаємної співпраці;
• учасників, які прибули на засідання ради директорів (правління) чи іншого керівного органу платника податків.

А ось саме місце проведення представницьких заходів не має значення. Це важливо усвідомити, оскільки в діловій практиці поширене проведення представницьких зустрічей як у формальній, так і неформальній обстановці за межами офісу.

Саме поняття офіційного прийому встановлено у п. 2 ст. 264 НК РФ. Таким визнається сніданок, обід чи інший аналогічний захід представникам інших організацій, і навіть офіційних осіб вашої організації, що у переговорах (чи засіданні керівного органу підприємства).

Тут наведено, що під обслуговуванням розуміється:

• транспортне забезпечення доставки учасників до місця проведення представницького заходу та (або) засідання керівного органу та назад;
• буфетне обслуговування під час переговорів;
• оплата послуг перекладачів, які не перебувають у штаті платника податків, щодо забезпечення переказу під час проведення представницьких заходів.

Таким чином, ми визначилися із переліком представницьких витрат, який також знайшов відображення у листах Мінфіну Росії від 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, від 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.

Зверніть увагу:

• зазначений перелік є закритим та розширювальному тлумаченню не підлягає (згадані вище листи Мінфіну Росії та лист ФНП Росії від 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
• фінансове відомство вимагає документально довести необхідність кожного конкретного заходу для одержання прибутку, щоб витрати на нього можна було визнати представницькими (тобто не списувати їх за рахунок чистого прибутку).

Що не входить?

На перший погляд, наведені вище визначення Податкового кодексу здаються зрозумілими та зрозумілими. Але коли практично починаєш їх застосовувати, виникають питання. Спробуймо з ними розібратися. Тут важливою є позиція податківців про те, які конкретні витрати вони готові визнати представницькими, а на що ні за яких обставин не погодяться.

Оренда приміщення

Для організації офіційного прийому чи засідання часто орендують приміщення (наприклад, переговорну кімнату в бізнес-центрі чи більший зал). Але у п. 2 ст. 264 НК РФ, де вказано вичерпний перелік витрат, оренди немає. Ось звідки весь «сир-бір» про витрати на оренду приміщення – податківці не визнають їх представницькими.

Організація розваг

До представницьких витрат не належать витрати на організацію розваг, відпочинку, профілактики чи лікування захворювань (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). При цьому до витрат на організацію розваг, зокрема, відносяться витрати на фуршет, теплохід та артистів у рамках розважальної програми, організованої після офіційної частини представницького заходу (лист Мінфіну Росії від 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

А як бути з фізособами?

У п. 2 ст. 264 НК РФ безпосередньо йдеться про можливість врахувати витрати як представницькі, тільки якщо вони пішли на підготовку офіційного прийому та обслуговування представників інших організацій. Тобто. це не стосується фізичних осіб!

Винятком є ​​витрати на проведення переговорів з фізичними особами, які є клієнтами організації (лист Мінфіну Росії від 27.03.2009 № 03-03-06/2/64), а також з індивідуальними підприємцями.

Транспортне обслуговування та проживання

НК РФ у поняття обслуговування представників інших організацій включає їх транспортне забезпечення - доставку учасників заходу до місця проведення та назад (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ).

І сторона, що часто приймає, бере на себе обов'язок з оплати для запрошених осіб авіаційних та залізничних квитків, витрати на доставку їх на захід від вокзалу до готелю, з оплати проживання та інше.

Але при цьому на практиці податківці відмовляються приймати в обліку у складі представницьких витрат витрати на візову підтримку, а також оплату авіаційних та залізничних квитків для представників іноземних держав, витрати на доставку іноземців, що прибули на захід від вокзалу до готелю (або до спеціально орендованого приміщення), а також витрати на їх проживання (див. лист ФНП Росії від 18.04.2007 № 04-1-02/306, аналогічну позицію висловив Мінфін Росії в листі від 16.04.2007 № 03-03-06/1/235).

Водночас витрати на доставку іноземних представників до місця проведення представницького заходу відносяться до представницьких витрат (лист УФНС по м. Москві від 14.07.2006 № 28-11/62271).

Контролюючі органи вважають, що витрати приймаючої сторони з оплати проживання прибулих осіб, якщо переговори тривають декілька днів, не є представницькими .2007 № 21-11/116748).

Але деякі суди допускають облік витрат на проїзд і проживання сторони як представницькі. Вони вважають, що такі витрати з метою п. 2 ст. 264 НК РФ належать до «обслуговування представників» (див. постанову ФАС Західно-Сибірського округу від 01.03.2007 № Ф04-9370/2006 (30552-А81-27)).

Проблема пов'язана з тим, що витрати на оплату проїзду і проживання визнаються як витрати на відрядження у відправляючої сторони. Тому, щоб уникнути проблем з боку органів контролю, доцільно розподілити такі витрати між учасниками переговорів.

Сувеніри

У ході переговорів сторони зазвичай обмінюються сувенірною продукцією із символікою свого підприємства. Такими можуть бути блокноти, ручки, щоденники тощо. На думку податкових органів, такі витрати не можуть бути визнані як рекламні в силу певного кола осіб, в той же час витрати на такого роду продукцію можна врахувати як представницькі витрати (згідно з листами МНС Росії від 16.08.2004 № 02-5- 10/51, УФНС Росії у м. Москві від 30.04.2008 № 20-12/041966.2). Але Мінфін Росії подібні витрати включати в представницькі витрати відмовляється, т.к. вони не наведені у п. 2 ст. 264 НК РФ (див. лист від 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). У таких ситуаціях організація сама повинна приймати рішення, якими роз'ясненнями керуватися, і розуміти, що, можливо, доведеться доводити свою правоту.

Харчування представників

Часто сторона, що приймає, несе витрати на проведення вечерь, наприклад, у ресторані, які можуть проходити і в пізній час. Як визначитися з такими витратами?

Офіційна позиція контролюючих органів зводиться до того що, організація має оформити ряд документів, службовців на підтвердження представницьких витрат. Такими можуть бути:

• наказ керівника на підтвердження витрат на зазначені цілі,
• кошторис та звіт щодо проведеного представницького заходу з відображенням мети,
• а також первинні документи, що підтверджують.

Якщо проведений захід (вечеря в ресторані) не носить офіційного характеру або відсутні документи, що підтверджують проведення на ньому ділових переговорів, витрати на його проведення не можуть бути враховані з метою оподаткування прибутку (лист Мінфіну Росії від 01.11.2010 № 03-03-06 1/675).

А якщо ви оформили всі необхідні документи, що підтверджують, то врахувати витрати на сніданки, обіди та вечері учасників ділових переговорів як представницькі вийде лише в межах встановленого ліміту, а саме - в межах 4% від витрат організації на оплату праці за цей звітний (податковий) період (згідно з листом Мінфіну Росії від 22.03.2010 № 03-03-06/4/26; у цьому ж листі наведено перелік документів, що обґрунтовують представницькі витрати; такий же перелік надано у листі Мінфіну Росії від 13.11.2007 № 03-03-06 /1/807; на розгляді цих документів ми докладно зупинимося нижче).

Спиртні напої

Без алкогольної продукції під час проведення ділових зустрічей рідко можна обійтися.

Раніше роз'яснення Мінфіну щодо витрат на алкоголь мали розмитий характер (див. листи Мінфіну Росії від 19.11.2004 № 03-03-01-04/2/30, від 09.06.2004 № 03-02-051/49), але більш Пізньому листі було прямо сказано, що у витратах на організацію офіційної зустрічі з клієнтами з обговорення питань щодо укладання договорів враховуються зокрема витрати на придбання спиртних напоїв (лист Мінфіну Росії від 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Оформлення залів

У наведеному вище листі № 03-03-06/1/176 фінансове відомство порушило ще одне важливе питання: витрати на придбання призів, виготовлення дипломів, оформлення зали п. 2 ст. 264 НК РФ не передбачається, отже, вони можуть бути враховані у складі представницьких витрат з оподаткування прибутку.

Отже, такі витрати цілком можуть бути покриті лише з чистого прибутку підприємства навіть за їх правильного документального оформлення, що в принципі не вигідно: доведеться заплатити з цих сум 20% до бюджету.

Офіційний характер прийому

Ще раз звертаємо вашу увагу, що у п. 2 ст. 264 НК РФ йдеться про офіційний прийом. Це означає, що коли відбувається зустріч двох організацій, але вона не носить офіційного характеру, або якщо ви не зібрали документальних доказів офіційності ділових переговорів, то витрати на їх проведення ваша організація не зможе врахувати як представницькі для оподаткування прибутку.

Під час проведення переговорів у межах виробничих відряджень слід застосовувати аналогічний порядок визнання таких витрат.

Слід зазначити, що для підтвердження офіційного статусу представницького заходу організації, що проводиться, знадобиться оформити додаткові документи:

• програма (план) заходу (тут важливо вказати мету, місце та терміни його проведення);
• список офіційних осіб, які беруть участь у заході, як з боку запрошених партнерів, так і з боку самої організації (такий список може бути включений до наказу щодо проведення заходу або/і до програми цього заходу);
• звіт (акт) за результатами проведеного заходу, затверджений керівником організації (із зазначенням сум фактично здійснених витрат).

Документальне оформлення представницьких витрат

Розмір витрат за організацію представницького заходи то, можливо значний. Тому важливо правильно оформити документи на витрати, які реально провести в обліку як представницькі. Це допоможе заощадити на податках та уникнути проблем з контролюючими органами у вигляді нарікань, штрафів та пені.

Виходити з трьох основних принципів обліку представницьких витрат:

• офіційність заходу;
• економічна обґрунтованість вироблених витрат;
• документальне підтвердження понесених видатків.

Під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені:

• документами, оформленими відповідно до законодавства РФ, або
• документами, оформленими відповідно до звичаїв ділового обороту, що застосовуються в іноземній державі, на території якої було здійснено відповідні витрати, та (або)
• документами, що побічно підтверджують вироблені витрати.

Нагадуємо, що з 1 січня 2013 р. діє новий Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік». Старий закон від 21.11.1996 № 129-ФЗ діяв до 31.12.2012.

У ст. 9 нового Закону № 402-ФЗ зазначено, що кожен факт господарського життя підлягає оформленню первинним обліковим документом, який має містити такі обов'язкові реквізити:

• Назва документу;
• дата складання документа;
• найменування економічного суб'єкта, який склав документ;
• зміст факту господарського життя;
• величина натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
• найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) правочин, операцію та відповідального (відповідальних) за правильність її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за правильність оформлення долі;
• підписи осіб із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цих осіб.

Зверніть увагу: у колишньому Законі № 129-ФЗ йшлося про те, що первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. У новому Законі №402-ФЗ згадка про альбоми уніфікованих форм відсутня. Форми первинних облікових документів, що застосовуються організацією, наразі затверджуються наказом керівника (ч. 4 ст. 9 Закону № 402-ФЗ).

Ми вже наводили перелік документів, які є підтвердженням представницьких витрат, який вимагає Мінфін Росії у своїх роз'яснюючих листах. Зведемо все докупи, і в нас вийде:

• наказ (розпорядження) про здійснення видатків на представницькі цілі;
• кошторис представницьких витрат;
• первинні документи на придбані товари та оплату послуг, необхідні організації представницького заходу;
• звіт про витрати по проведеному представницькому заходу (в одному документі можна звітувати одразу за кілька заходів), в якому відображаються:
• мета та результати заходу,
• сума витрат на представницькі цілі,
• а також інші необхідні дані.

При цьому всі витрати, перелічені у звіті, мають бути підтверджені відповідними первинними документами.

Наказ (розпорядження)

Для проведення представницького заходу необхідно оформити наказ (розпорядження), причому наказ завжди видається під конкретний захід (див. приклад 1).

У наказі відображається завдання на його організацію, встановлюються терміни підготовки та проведення, особа, відповідальна за це, а також за підготовку та подання на затвердження програми заходу та кошторису представницьких витрат. Важливо вказати у документах (наказі та/або програмі, звіті) перелік осіб, які беруть участь з обох сторін, - надалі витрати лише на цих осіб будуть прийняті до витрат. Крім того, має простежуватися наявність безпосереднього зв'язку між:

• питаннями, що є предметом переговорів, та
• службовими обов'язками, передбаченими трудовими договорами/посадовими інструкціями учасників переговорів.

В іншому випадку витрати, зокрема, на відвідування екскурсій, музеїв, театру, концерту в рамках затвердженого плану (програми) щодо заходу можуть розглядатися як дохід фізичних осіб - учасників заходу з подальшим нарахуванням суми податку (ПДФО) відповідно до гол. 23 НК РФ (лист Мінфіну Росії від 11.12.2012 № 03-04-05/4-348). Якщо ви документально доведете представницький характер цих витрат, то податки не доведеться сплачувати ні організації (податок на прибуток у розмірі 20%), ні працівникам (податок на доходи фізичних осіб у розмірі 13%).

У наказі необхідно розкрити мету наміченого заходу, її виробничу необхідність та економічну обґрунтованість (важливо зазначити, що цей захід спрямовано отримання доходу).

З наказом необхідно ознайомити всіх осіб, зазначених як учасників заходу.

Програма заходу та кошторис витрат

У програмі заходу також необхідно відобразити його мету, яка переслідує отримання доходу (як і у наказі). Тут зазначаються представники обох сторін (запрошеної та запрошуючої). Відображаються дати, час та місце проведення заходу.

Цей документ є також підтвердженням офіційного характеру заходу, його економічної виправданості. Тому до його оформлення слід ретельно підійти та мати в комплекті всі документи, що обґрунтовують проведення офіційного заходу. Зазвичай він розробляється відповідальною за захід особою та затверджується керівником. Див. Приклад 2.

Приклад 1

Згорнути Показати

Приклад 2

Згорнути Показати

Приклад 3

Згорнути Показати

І вже на підставі затвердженої програми складається кошторис видатків. У ній перераховуються статті витрат, які будуть здійснені в рамках конкретного заходу, із зазначенням максимально передбачених сум за кожною статтею, а також підсумкових даних.

Слід зазначити, що за відсутності кошторису представницьких видатків можуть виникнути претензії з боку контролюючих органів. Для них це означатиме ситуацію, коли підприємство навіть приблизно не має уявлення, скільки їй коштуватиме запланований захід... і свою позицію організація буде змушена відстоювати в суді.

Розробляється цей документ особою, призначеною у наказі. Затверджується кошторис керівником підприємства. Див Приклад 3. Т.к. документ фінансовий, то на нього потрібно поставити печатку організації (відбиток засвідчує підпис керівника в грифі затвердження).

Після затвердження кошторису особі, яка відповідає за проведення офіційного заходу, видаються кошти під звіт за видатковим касовим ордером.

Для цього на підприємстві оформляється письмова заява підзвітної особи, яка складається у довільній формі та містить резолюцію керівника про суму готівки та строк, на який вони видаються. Підзвітна особа не пізніше 3 робочих днів після зазначеної дати повинна звітувати за цими грошима, склавши авансовий звіт.

Звіт про проведення офіційного заходу

Після закінчення представницького заходу складається підсумковий документ – звіт (див. приклад 4). Його готує особа, відповідальна за організацію заходу, та затверджує керівник. У звіті необхідно відобразити: ціль та результати заходу; дату, місце та час проведення; програму заходу; склад осіб, що беруть участь.

Слід зазначити, що чинне податкове законодавство не ставить визнання вироблених витрат представницькими витратами з метою обчислення прибутку залежно від факту досягнення поставленого перед заходом завдання. Наприклад, якщо метою заходу було укладення договору, то витрати на його проведення у будь-якому випадку будуть враховані як представницькі витрати (при виконанні озвучених вище умов) незалежно від того, чи буде укладено бажаний договір.

Звіт обов'язково має відобразити результати проведених переговорів. А результатом може бути не лише підписаний контракт або додаткова угода до договору, а й документ про наміри або запис про те, що сторони домовилися розглянути пропозиції один одного протягом певного періоду (наприклад, місяця).

Дуже важливо, щоб питання, які обговорювалися на представницькому заході, були пов'язані з основною виробничою діяльністю підприємства. Саме звіт має це підтвердити.

Приклад 4

Згорнути Показати

У ньому вказуються і культурні заходи, які проводяться запрошеної боку, т.к. всі витрати на його проведення повинні бути відображені у звіті (іноді для цієї мети є окремий акт). У будь-якому випадку всі перелічені у звіті витрати мають бути підтверджені відповідними первинними документами, які перераховуються та прикріплюються до авансового звіту підзвітної особи. А у звіті про проведення представницького заходу достатньо вказівки загальних сум за кожною статтею витрат. Зручно обидва звіти складати одночасно.

Для підтвердження витрат на товари, роботи, послуги, необхідні для підготовки та проведення заходу, потрібно збирати первинні бухгалтерські документи (касові, товарні чеки, накладні, акти приймання-передачі, рахунки, договори, укладені в рамках заходу, рахунки-фактури тощо). д). Важливо, щоб ці документи були оформлені відповідно до вимог ст. 9 Закону № 402-ФЗ. У разі відсутності або неправильного оформлення будь-якого первинного документа, перевіряючі органи просто виключать відповідні витрати з витрат і вони підпадуть під оподаткування прибутку.

Перш ніж навести приклади різних ситуацій, що демонструють, коли якісь первинні документи потрібно збирати і зберігати, звернемо вашу увагу на один принциповий момент. У прикладах будуть наведені номери форм первинних документів, які у альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, затверджених постановами Держкомстату Росії. Але з 01.01.2013 уніфіковані форми не діють, і кожна організація має затвердити наказом керівника свої форми первинних облікових документів, які мають містити обов'язкові реквізити, перелічені у ст. 9 Закону №402-ФЗ. На практиці організації продовжують користуватися формами первинних облікових документів з раніше діючих альбомів уніфікованих форм, просто затвердивши їх своїм наказом (тоді при роздруківці такої форми в її шапці більше не роблять посилання на постанову Держкомстату, якою вона була затверджена).

Навіщо ми пояснюємо ці тонкощі? Справа в тому, що при зборі первинних документів вам необхідно буде не лише звертати увагу на їх найменування, а й перевіряти щодо відповідності вимогам ст. 9 Закону №402-ФЗ (наявність обов'язкових реквізитів).

Якщо всі обов'язкові реквізити є, то проблем із контролюючими органами не виникне. Якщо самі виявили помилку, слід звернутися до постачальника із проханням замінити документ на новий - правильно оформлений.

Приклад 5

Для підтвердження яких витрат, які первинні документи потрібно збирати

Згорнути Показати

Якщо підприємство замовляло послуги таксі для доставки запрошених осіб до місця офіційної зустрічі, то найдоцільніше укласти договір з транспортною компанією про надання цих послуг. Після закінчення заходу від цієї організації необхідно отримати:

• акт виконаних робіт з відображенням здійснених поїздок по днях та часу;
• рахунок-фактуру;
• дорожні листи автомобілів, що надають транспортні послуги (форма №3);
• рахунки на оплату.

Якщо ж ви зверталися не до організації, а до «простого таксиста», то у нього потрібно отримати чек ККТ на оплату проїзду.

Квіти доцільно замовляти у конкретних фірм, щоб отримати:

• рахунок-фактуру;
• рахунок на оплату (при безготівковому розрахунку) або чек ККТ (при готівковому розрахунку).

Якщо квіти придбано в квітковому магазині, необхідно мати чек ККТ для підтвердження витрат.

Зазвичай сувенірну продукцію з нанесеною символікою замовляють не під конкретний представницький захід, а одразу для різних цілей оптом, тому на момент підготовки представницького заходу така продукція лежить на вашому складі. Для її отримання (списання) потрібна вимога-накладна (форма № М-11).

Закупівля продуктів для кава-брейку. Найдоцільніше купувати подібну продукцію у великих супермаркетах, де оплата проводиться по карті. Такі магазини видають:

• товарну накладну (форма № ТОРГ-12);
• рахунок-фактуру.

Ці документи не викликають підозр у органів контролю. Крім того, на підставі отриманого рахунку-фактури зменшується сума ПДВ, яка підлягає перерахуванню до бюджету.

Якщо такі товари купуються за готівку підзвітною особою, йому необхідно зберегти отриманий чек ККТ виправдання вироблених витрат.

Для внутрішнього переміщення товарів служить накладна уніфікованої форми №ТОРГ-13.

Сніданки / обіди / вечері у кафе / ресторані, буфетне обслуговування силами сторонньої організації. Дані витрати оформлюються:

• рахунками,
• договорами на надання послуг,
• замовлення-рахунками (форма № ВП-20),
• актами на відпустку харчування за безготівковим розрахунком (форма № ВП-22).

Для відображення витрат на проживання в готелі потрібно взяти чек ККТ або БСО - бланк суворої звітності (лист Мінфіну Росії від 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).

Придбання квитків до театру (на концерт). Насамперед необхідно зберегти самі квитки, за якими запрошені гості насолоджувалися культурною програмою.

Якщо квитки купувалися у фірми, можна також підтвердити витрати накладної придбання вхідних квитків (форма № ТОРГ-12).

Оплата послуг перекладачів, які не перебувають у штаті підприємства. Якщо перекладач був найнятий шляхом підписання договору з фірмою, яка надає подібні послуги, підтверджуючими документами будуть:

• оригінал підписаного двостороннього договору;
• акт виконаних робіт;
• Рахунок-фактура;
• рахунок на оплату.

Якщо перекладач наймався особисто за договором підряду, необхідно мати:

• цей договір підряду;
• акт виконаних робіт з перерахуванням наданих послуг (там має фігурувати ваш захід, його час та дата);
• платіжний документ за надану послугу (витратний касовий ордер чи платіжна відомість, платіжне доручення перерахування грошей за зазначеним перекладачем реквізитах).

Зверніть увагу: представницькі витрати є нормованими - включаються до складу інших витрат у розмірі, що не перевищує 4% витрат на оплату праці за той звітний (податковий) період, в якому пройшли представницькі заходи (п. 2 ст. 264 НК РФ). Це правило діє в організаціях із звичайною системою оподаткування.

А ось платники податків, які застосовують спрощену систему оподаткування (УСН), взагалі не мають права враховувати представницькі витрати з метою оподаткування. Тобто. витрати вони можуть понести, але податкові органи це просто проігнорують і попросять із цих сум сплатити єдиний податок - і все відповідно до чинного законодавства, ґрунтуючись на п. 1 ст. 252, п. 1 та 2 ст. 346.16 НК РФ, і навіть листі Мінфіну Росії від 31.07.2003 № 04-02-05/3/61.

Виноски

Згорнути Показати