Як оформлюються положення. Методичні рекомендації "як написати становище". Положення. Правила їх складання та оформлення

Адміністративно-організаційні документипризначені для забезпечення вирішення широкого кола завдань управління людьми та економічними об'єктами як глобального (міждержавного та державного) рівня, так і локального – підприємствами, організаціями, виробничими колективами тощо.

До адміністративно-організаційних документів належать: положення, плани, статути, правила, звіти, контракти, договори, інструкції та ін.

ПОЛОЖЕННЯ, ПРАВИЛО, ІНСТРУКЦІЯ

Становище - нормативний акт, що має зведений характер та визначає структуру, функції, компетенцію органу або системи органів (Положення про відділ головного конструктора, Положення про гімназію), або порядок їх дій у певних випадках (Положення про порядок скликання та проведення загальних зборів акціонерів закритого акціонерного товариства), або регулюючий сукупність організаційних, майнових, трудових відносинз конкретного питання (Положення про порядок укладання та виконання договорів, Положення про порядок акредитації журналістів).

Правила - нормативний акт, яким регулюється організація та порядок діяльності у будь-якій певній сфері відносин. Зокрема, правилами встановлюється організація та порядок діяльності державного чи іншого органу, підприємства, установи (наприклад, Правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства). У правилах встановлюються норми та вимоги, обов'язкові для виконання.

Інструкція (від латів. instructio - пристрій, повчання):

1. Акт управління, що містить норми та правила, що регулюють порядок та умови провадження будь-якої діяльності, а також норми, що визначають порядок та умови реалізації нормативних актів, виданих даним або вищим органом (наприклад, Інструкція про порядок санаторно-курортного забезпечення у федеральних органах урядового зв'язку та інформації).

2. Нормативний акт, що визначає порядок та способи здійснення будь-якої діяльності (наприклад, Посадова інструкція завідувача складу).

Правила оформлення

Текст проекту положення (правил, інструкції) друкується загальному бланку.
Загальна структурадокумента:

1. Найменування органу, організації, установи, який випустив цей документ.
2. Гриф затвердження.
3. Заголовок.
4. Констатуюча частина.
5. Основний текст.
6. Підпис особи, яка підготувала проект документа, дата.

Обов'язковими є пункти 2 - 5. У низці документів найменування організації входить у пункт 2 і дублюється у пункті 1.
Пункт 6 зазвичай використовується, якщо документ готується та підписується керівником підрозділу, а затверджується вищою організацією.

Основні правила оформлення грифа затвердження, заголовка та підписи розглянуті у розділі "Вимоги до оформлення реквізитів документа". Тут ми зупинимося тільки на особливостях оформлення, властивих документам, що розглядаються.

Заголовок до тексту положення(Правил, інструкції) відповідає питанням " про що? " , наприклад: Положення про порядок укладання та виконання договорів; Положення про персонал; Інструкція про порядок підготовки проектів наказу.

Заголовок до інструкції, що містить посадові вимоги та порядок проведення робіт (посадова інструкція), відповідає на запитання "кого?, чия?", наприклад: Посадова інструкція головного спеціаліста; Посадова інструкція завідувача складу.

У констатуючій частиніположення (правил, інструкції) зазначаються підстави розроблення, основне призначення нормативного акта та сфера його поширення, відповідальність за порушення встановлених правил та технологій тощо.

Констатуюча частина оформляється у вигляді окремого абзацу перед основним текстом документа, або як розділ " загальні положеннядокумента (див. приклади).

Основний текст положення (правил, інструкції) має такі мовні особливості:

• вживання спеціальних термінів, відмінних прийменників, слів, що належать канцелярському мовленню;
• переважне використання пасивних конструкцій;
• трафаретність у викладі тексту;
• застосування рубрикування, необхідного при перерахуванні положень статуту, пунктів плану та звіту, зобов'язань та прав договору та контракту. Текст документа може ділитися на розділи, пункти та підпункти. Розділи повинні мати назви. Глави нумеруються римськими цифрами. Нумерація пунктів та підпунктів проводиться арабськими цифрами;
• виклад у стиснутій формі від третьої особи однини чи множини. Типові дієслова, що використовуються в тексті: "повинен", "слід", "необхідно", "забороняється", "не допускається", "встановлює", "розроблено", "визнається", "покладається" тощо.

Документ, у якому визначаються: порядок створення (освіти) підрозділу; правове становище підрозділи у структурі організації; структура підрозділу; завдання, функції, права та відповідальність підрозділу; порядок взаємодії підрозділи з іншими структурними одиницями організації.

Порядок розробки цього документа аналогічний порядку розроблення посадових інструкцій. Тому в цьому розділі обмежимося лише розглядом моделей положень та дамо рекомендації щодо розробки деяких розділів.

Одним із найпростіших є макет, у якому виділяються розділи:

1. Загальні положення.

2. Основні завдання підрозділу.

3. Функції підрозділу.

Також у макетах положень можна зустріти такі блоки:

1. Організаційна структура підрозділу.

2. Права підрозділу.

3. Взаємини (службові зв'язки) підрозділи коїться з іншими підрозділами.

4. Відповідальність підрозділу.

Тепер коротко по кожному із розділів.

Розділ 1. "Загальні положення"

Розділ 2. «Основні завдання підрозділу». Основні завдання підрозділу, зазвичай, визначаються з урахуванням матриці розподілу функцій управління. Якщо організація обходиться без неї, то за основу можна взяти положення Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та інших службовців. Якщо до складу підрозділу входять структурні одиниці, то розбивку завдань рекомендується проводити у цих напрямах.

Розділ 3. "Функції підрозділу". Під час розробки цього розділу також використовується матриця розподілу функцій управління. Якщо такої немає, можна використовувати Кваліфікаційний довідникпосад керівників, спеціалістів та інших службовців – «вивести» функції з посадових обов'язків керівників відповідних підрозділів. Допоможе визначити функції структурного підрозділу та ГОСТ 24.525.5-81 «Управління виробничим об'єднанням та промисловим підприємством. Управління ресурсами. Основні положення"*.

* М.: Держстандарт СРСР, 1981.

Структура розділу "Функції підрозділу" може бути представлена ​​у вигляді тексту або таблиць, схем. Наприклад, для положення про юридичний відділ:

ІІІ. Функції

Таблична форма зручна. Складність лише в тому, що документ є результатом не будь-якої функції, тому навпроти окремих функцій проставлятимуться прочерки.

Для того, щоб одні й ті ж функції не дублювалися в положеннях про різні підрозділи, можна використовувати спосіб, який застосовується при розробці посадових інструкцій (див. рекомендації щодо розробки розділу « Посадові обов'язки» посадової інструкції у пункті 3.1 параграфа 3 цього розділу – с. 61). Але, в принципі, використання матриці розподілу функцій управління має виключати дублювання.

Розділ 4. "Організаційна структура підрозділу". Найменування цього розділу може бути іншим, наприклад «Структура» або «Структура і штатна чисельність».

Пропозиції щодо структури підрозділу розробляються керівником підрозділу разом із відділом організації та оплати праці. У міру діяльності підрозділу структура може змінюватись.

Структура підрозділу може наводитися простим перерахуванням, наприклад: «До складу відділу кадрів входять: сектор прийому, сектор звільнення, сектор обліку, сектор з консультування працівників». Структуру можна подати і у вигляді схеми, наприклад:

Схема може бути і складнішою - відображати зв'язки між структурними одиницями, що входять до складу підрозділу.

У розділі "Структура" слід також визначити порядок затвердження положень про структурні одиниці підрозділу.

У невеликих організаціях підрозділи можуть і не структуруватися більш дрібні одиниці. У цьому випадку зазначаються групи фахівців, які виконують роботи з окремих напрямків, або взагалі окремі фахівці, а також визначається, в якому порядку затверджуються посадові інструкціїспеціалістів підрозділу.

У цьому розділі також зазначається штатна чисельність підрозділу. Вона може наводитися в положенні або оформлятися окремим додатком.

Розділ 5. "Права підрозділу". Перед тим, як розробляти цей розділ, рекомендуємо звернути увагу на порядок розробки розділу «Права» посадових інструкцій (див. пункт 3.1 параграфа 3 цього розділу - с. 66). На відміну від посадової інструкції положення про підрозділ наділяє правами не окремого працівника, проте підрозділ. Якщо є бажання, можна розписати права працівників. Але найкраще навести загальний керівника підрозділу та її працівників перелік правий і окремим блоком виділити права керівника. Наділяючи останнього правами, перевагу слід надавати функціональним правам, оскільки трудові в нього самі, як і в працівників підрозділи.

Наведемо загальний приклад розділу «Права» положення про відділ кадрів:

1.1. Контролювати з питань, що входять до компетенції відділу, діяльності структурних підрозділів організації та окремих спеціалістів.

1.2. Запитувати від структурних підрозділів інформацію, документацію та матеріали, необхідні для вирішення питань, пов'язаних із виконанням покладених на відділ завдань.

1.3. Запрошувати представників сторонніх організацій на вирішення питань, що входять до компетенції відділу.

1.4. Вносити через заступника генерального директораз персоналу на розгляд генерального директора пропозиції щодо питань, що входять до компетенції відділу.

3. Начальник відділу має персональне право:

3.1. Брати участь у доборі працівників відділу на вакантні посади.

3.3. Представляти за довіреністю інтереси організації з питань добору персоналу у службах зайнятості, кадрових агентствах.

3.4. Брати участь у підготовці та узгодженні планів організації, що стосуються персоналу.

3.6. За погодженням із заступником генерального директора з персоналу залучати експертів, спеціалістів у сфері управління персоналом сторонніх організацій для консультацій, підготовки висновків, рекомендацій та пропозицій.

5. Працівники відділу наділені правом:

5.2. Вимагати від посадових осіб організації дотримання трудового законодавства, усунення порушень трудового законодавства.

При розробці даного розділу слід скористатися рекомендаціями, наведеними в пункті 3.1 «Посадові інструкції» цієї книги, а також проаналізувати наведені далі варіанти положень.

Розділ 6. «Взаємини (службові зв'язки) підрозділи». Усі рекомендації щодо підготовки однойменного розділу, але лише посадових інструкцій, наведено у пункті 3.1 «Посадові інструкції» цієї книги. Слід лише звернути увагу, що «розписується» взаємодія підрозділів, а чи не окремих працівників. Тому в першу чергу потрібно орієнтуватися на службові зв'язки між керівниками різних підрозділів, і в другу (якщо в цьому є необхідність) – на узгодження службових зв'язків між рядовими працівниками підрозділів (тобто визначити, чи потрібно отримувати у керівника свого підрозділу згоду, потрібно чи узгоджувати свої дії із керівником іншого підрозділу, перш ніж взаємодіяти з його працівниками).

Способи оформлення (текст, схеми, таблиці, ін.) можуть бути тими самими, що й зазначені у пункті 3.1 «Посадові інструкції» цього довідника.

Розділ 7. "Відповідальність підрозділу". Порядок розробки цього блоку положення також багато в чому аналогічний порядку складання розділу «Відповідальність» посадової інструкції (див. пункт 3.1 параграфа 3 цієї глави – с. 69). Тим часом є особливості. Так, бажано в положенні, поряд з відповідальністю всього підрозділу, виділити відповідальність його керівника, оскільки за загальним правилом він у своїй діяльності керується становищем та в більшості організацій посадові інструкції на нього не розробляються.

Можна розділити відповідальність на персональну (наприклад, начальника відділу) та колективну (працівників підрозділу).

Якщо розробнику недостатньо перерахованих вище розділів, рекомендуємо наступні структуритексту положень про підрозділи:

1. Загальні положення.

2. Основні цілі та завдання.

3. Функції.

4. Права та обов'язки.

5. Взаємодія.

6. Відповідальність.

7. Заохочення.

8. Майно та кошти.

9. Організація діяльності.

10. Трудові відносини.

11. Структура та штатна чисельність.

Положення про структурні підрозділи складаються відділом організації та оплати праці або лабораторією (бюро) з організації праці. Якщо таких підрозділів немає – можна закріпити цю функцію за юридичним відділом чи відділом кадрів. Розробку можна доручити і окремим спеціалістам, наприклад інженеру з організації управління виробництвом.

Загальний контроль та керівництво розробкою положень про структурні підрозділи здійснює заступник керівника організації з управління персоналом.

Положення про структурний підрозділ має містити такі реквізити:

1. Найменування організації.

2. Найменування документа.

3. Дату та номер.

4. Заголовок до тексту (найменування структурного підрозділу).

5. Гриф затвердження.

7. Підпис розробника.

8. Візи погодження (якщо положення підлягає зовнішньому погодженню, то гриф погодження).

Перелік осіб, які мають поставити свої візи, як правило, визначається керівником організації згідно з наказом про розподіл обов'язків, а також на основі оперограм. Щоб уникнути неточностей і дублювання окремих функцій, службових зв'язків, відповідно, і наступних розбіжностей між керівниками різних підрозділів, практикується візування становища конкретного підрозділи керівниками тих підрозділів, із якими воно взаємодіє. Якщо кількість віз понад 3, їх оформляють на окремій сторінці або у вигляді окремого «Листа погоджень».

У низці організацій передбачено візування положень про підрозділи начальником юридичного відділу чи юристом організації.

Затверджує положення про структурні підрозділи керівника організації. Правом затвердження може бути наділені та інші керівні працівники (наприклад, заступники керівника організації, які забезпечують діяльність груп підрозділів).

Зі становищем мають бути ознайомлені працівники підрозділу. Це може бути графа про ознайомлення або графа про доведення положення до працівників. При цьому підписи проставляються у порядку старшинства (спочатку керівник підрозділу, потім усі інші). Для фіксації ознайомлення з положенням може використовуватися і спосіб, вказаний для посадових інструкцій і полягає у складанні листа ознайомлення.

Підставою для внесення змін до положення структурного підрозділу є наказ керівника організації. Порядок та способи його оформлення аналогічні порядку оформлення наказу про внесення змін до посадової інструкції. Однак слід враховувати, що внесення змін до положення про структурний підрозділ може, а в окремих випадках має спричинити перегляд посадових інструкцій працівників цього підрозділу.

Для того, щоб показати різні моделіположень, що наводяться нижче, зразки розроблені на один відділ - відділ кадрів. Зразки положень інші підрозділи (понад 60) наводяться у практичному посібнику «Кадри підприємства. 60 зразків положень про відділи та служби»*.

* Щур Д.Л., Труханович Л.В. Кадри підприємства 60 зразків положень про відділи та служби: Практичний посібник. 2-ге вид. - Перероб. та дод. - М: Видавництво «Справа і Сервіс», 2002.

1. Загальні положення

1.1. Відділ кадрів є самостійним структурним підрозділом організації, підпорядкованим безпосередньо її керівнику.

1.2. Відділ кадрів очолює начальник.

1.3. Призначення та звільнення начальника відділу кадрів провадиться наказом генерального директора.

2. Основні завдання відділу кадрів

2.1. Організація та проведення роботи з підбору, розміщення та виховання кадрів.

2.2. Вивчення якостей працівників з їхньої практичної діяльності.

2.3. Створення резерву кадрів для висування на керівні та матеріально відповідальні посади.

2.4. Організація всіх видів ведення обліку та складання звітності з кадрів.

3. Функції відділу кадрів

Відділ кадрів:

3.1. Розробляє пропозиції про номенклатуру посад працівників, які призначаються та звільняються генеральним директором.

3.2. Спільно з керівниками заінтересованих підрозділів підбирає працівників та вносить відповідні пропозиції щодо їх призначення на зазначені посади, оформляє необхідну для цього документацію.

3.3. Спільно з керівниками підрозділів вивчає ділові та моральні якості працівників у процесі їх практичної діяльності та вносить пропозиції щодо переміщення та висування працівників.

3.4. Забезпечує проведення атестації працівників, здійснює постійний контроль за перебігом виконання рекомендацій атестаційної комісії.

3.5. Відповідно до вимог трудового законодавства за участю керівників підрозділів вносить пропозиції про звільнення та переміщення працівників та здійснює необхідне оформлення.

3.6. З урахуванням розвитку організації визначає потреба у фахівцях та працівниках масових професій, визначає джерела поповнення персоналу.

3.7. Вживає заходів щодо влаштування молодих фахівців та забезпечує правильне їх використання.

3.8. Розглядає скарги та заяви працівників з питань прийому, переміщення та звільнення, порушення трудового законодавства, вносить пропозиції щодо вирішення цих скарг.

3.9. Веде облік працівників організації, в установленому порядку оформляє та зберігає їхні особисті справи та інші документи з кадрів.

3.10. Здійснює прийом, заповнення, зберігання та видачу трудових книжок.

3.11. Здійснює контроль за своєчасним наданням чергових відпусток працівникам.

3.12. Спільно з юридичним відділом контролює правильність організації та застосування матеріальної відповідальності до працівників організації.

3.13. Спільно з іншими підрозділами вносить пропозиції та готує відповідну документацію про нагородження працівників та інші заохочення.

3.14. Складає звітність про кадри за затвердженими формами.

3.15. Від імені організації представляє з питань роботи з кадрами у державних та муніципальних органах, організаціях, підприємствах та установах.

Відділ кадрів у межах своєї компетенції має право:

4.1. Запитувати у структурних підрозділах необхідні дані про працівників, а при прийомі на роботу та переміщення працівників думку керівників відповідних структурних підрозділів.

4.2. Вимагати прийому працювати та інших встановлених випадках подання відповідних документів і матеріалів (трудових книжок, копій дипломів про освіту та інших.).

4.3. Контролювати у структурних підрозділах дотримання щодо працівників трудового законодавства, а також порядок надання встановлених пільг та переваг.

4.5. Вносити керівництву організації пропозиції з питань роботи з кадрами, у тому числі про поліпшення праці працівників.

5. Керівництво

5.1. Керує роботою відділу начальник відділу кадрів.

5.2. Начальник відділу кадрів:

Організує роботу відділу;

Вживає заходів для покращення роботи відділу;

Забезпечує взаємодію Космосу з іншими структурними підрозділами.

5.3. Начальник відділу кадрів несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.

5.4. Посадові обов'язки, правничий та відповідальність працівників відділу кадрів встановлюються посадовими інструкціями.

I. Загальні положення

1. Відділ кадрів є самостійним структурним підрозділом організації.

2. Відділ створюється та ліквідується наказом генерального директора.

3. Відділ підпорядковується безпосередньо генеральному директору*.

* Може також підпорядковуватися заступнику генерального директора з управління персоналом.

4. Відділ очолює начальник*, призначений посаду наказом генерального директора.

* Керівником відділу кадрів може бути заступник директора з кадрів.

5. Начальник відділу повинен мати професійну освіту та стаж роботи з організації управління кадрами на інженерно-технічних та керівних посадах не менше 5 років.

6. У своїй діяльності відділ керується:

6.1. Конституцією РФ.

6.2. Трудовим кодексом РФ та іншими нормативними правовими актами, які містять норми трудового права.

6.3. Статутом.

6.4. Положення про персонал.

6.5. Справжнім Положенням.

7. Робота відділу ведеться за річними та квартальними планами.

8. Начальник відділу один раз на квартал* подає генеральному директору звіт про роботу відділу.

* Може бути вказана інша регулярність.

ІІ. Структура

1. Структуру та штатну чисельність відділу затверджує генеральний директор, виходячи з умов та особливостей діяльності організації, за поданням начальника відділу кадрів та за погодженням з відділом організації та оплати праці.

2. Відділ кадрів має у своєму складі структурні підрозділи (групи, сектори, бюро, дільниці та ін.) згідно з наведеною нижче схемою*.

* У складі відділу кадрів можуть утворюватися та інші структурні одиниці, наприклад, бюро (сектор) з оформлення пенсій, контролю за станом трудової дисципліни та ін.

3. Розподіл обов'язків між працівниками бюро (секторів, груп) провадиться начальником відділу кадрів.

4. Головні спеціалісти (керівники) бюро (секторів, груп та ін.) у складі відділу кадрів, інші працівники відділу призначаються на посади та звільняються з посад наказом генерального директора за поданням начальника відділу кадрів.

5. Працівники відділу у своїй діяльності керуються посадовими інструкціями.

ІІІ. Завдання

1. Підбір, розстановка та виховання кадрів.

2. Вивчення ділових та моральних якостей працівників щодо їх практичної діяльності.

3. Облік кадрів.

4. Забезпечення прав, пільг та гарантій працівників організації.

5. Контроль за станом трудової дисципліни у створенні.

IV. Функції

1. Розробка кадрової політики та стратегії організації.

2. Розробка прогнозів, визначення поточної потреби у кадрах та джерелах її задоволення на основі вивчення ринку праці.

3. Забезпечення організації кадрами робітників, службовців та спеціалістів необхідних професій, спеціальностей та кваліфікації відповідно до цілей, стратегії та профілю організації, що змінюються зовнішніми та внутрішніми умовами її діяльності.

4. Формування та ведення банку даних про кількісний та якісний склад кадрів.

5. Підбір та відбір працівників спільно з керівниками заінтересованих підрозділів та внесення відповідних пропозицій про їх призначення на зазначені посади, оформлення наказів про прийом на роботу та іншу необхідну документацію.

6. Розробка пропозицій про прийом на роботу за конкурсом відповідно до порядку, встановленого законодавством, підготовка та організація роботи конкурсної комісії.

7. Інформування працівників організації про наявні вакансії; використання засобів для найму працівників.

8. Встановлення прямих зв'язків із навчальними закладами та службами зайнятості.

9. Оформлення прийому, переведення та звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положень, інструкцій та наказів генерального директора.

10. Облік особового складу.

11. Видача довідок про справжню та минулу трудову діяльність працівників.

12. Прийом, заповнення, зберігання та видача трудових книжок.

13. Ведення встановленої документації з кадрів.

14. Підготовка матеріалів для подання персоналу до заохочення.

15. Підготовка матеріалів щодо притягнення працівників до матеріальної та дисциплінарної відповідальності.

16. Розстановка кадрів на основі оцінки їхньої кваліфікації, особистих та ділових якостей.

17. Контроль за правильністю розміщення працівників та використання їх праці в структурних підрозділах організації.

18. Вивчення професійних, ділових та моральних якостей працівників у процесі їх трудової діяльності.

19. Організація проведення атестації працівників організації, її методичне та інформаційне забезпечення, участь у аналізі результатів атестації, здійснення постійного контролю за ходом виконання рішень атестаційної комісії.

20. Підготовка відповідних документів щодо пенсійного страхуваннята подання їх до органів соціального забезпечення.

21. Видача довідок про роботу в організації, займаній посаді та розмірі заробітної плати.

22. Забезпечення соціальних гарантій трудящих у сфері зайнятості, дотримання порядку працевлаштування та перенавчання працівників, що вивільняються, надання їм встановлених пільг та компенсацій.

23. Складання графіка відпусток, облік використання працівниками відпусток, оформлення чергових відпусток відповідно до затвердженого графіка та додаткових відпусток.

24. Оформлення та облік відряджень.

25. Табельний облік.

26. Контроль за станом трудової дисципліни у підрозділах організації та за дотриманням працівниками Правил внутрішнього розпорядку.

27. Аналіз плинності кадрів.

28. Розробка заходів щодо зміцнення трудової дисципліни, зниження плинності кадрів, втрат робочого часу, контроль за їх виконанням.

29. Розгляд скарг та заяв працівників з питань прийому, переміщення та звільнення, порушення трудового законодавства.

30. Вжиття заходів до виявлення та усунення причин, що породжують скарги працівників.

1. Відділу кадрів для виконання покладених на нього функцій надано право:

1.1. Контролювати у структурних підрозділах дотримання щодо працівників трудового законодавства, встановленого порядку надання пільг та переваг.

1.2. Запитувати у структурних підрозділах необхідні дані про працівників, а при прийомі на роботу та переміщення працівників - думку керівників відповідних структурних підрозділів.

1.4. Надавати керівникам структурних підрозділів обов'язкові для виконання вказівки з питань, що належать до компетенції відділу

1.5. Вести листування з питань підбору кадрів, а також з інших питань, що входять до компетенції відділу та не потребують узгодження з генеральним директором.

2. Права, надані відділу, реалізує начальник відділу, а також працівники відділу відповідно до встановленого посадових інструкцій розподілу обов'язків.

3. Начальник відділу кадрів наділений такими правами:

3.1. Вносити на розгляд генерального директора пропозиції щодо питань, що входять до компетенції відділу.

3.2. Вносити пропозиції щодо діяльності інших підрозділів організації.

3.3. Представляти в установленому порядку від імені організації з питань, що належать до компетенції відділу у відносинах з державними та муніципальними органами, а також іншими підприємствами, організаціями, установами, у тому числі агенціями з найму та службами зайнятості.

3.4. Брати участь у підготовці та узгодженні планів організації у частині персоналу.

3.5. Надавати підлеглим працівникам вказівки, обов'язкові до виконання.

3.6. За погодженням з генеральним директором залучати зі сторонніх організацій експертів, фахівців у сфері управління персоналом для консультацій, підготовки висновків, рекомендацій та пропозицій.

3.7. Розпоряджатися виділеними трудовими, матеріальними, фінансовими та технічними ресурсами та розподіляти їх між структурними одиницями.

4. Начальник відділу кадрів підписує (візує) документи, пов'язані з підбором та рухом кадрів, облікові форми.

5. Працівники відділу кадрів наділені правом:

5.1. Відвідувати підрозділи організації контролю за станом трудової дисципліни, дотриманням трудових прав працівників.

5.2. Вимагати від посадових осіб організації дотримання трудового законодавства.

5.3. Встановлювати терміни та контролювати виконання вимог.

5.4. При виявленні порушень трудового законодавства складати акти, доповідні записки, звіти та подавати їх у юридичний відділ для правового аналізу та подальшої передачі на розгляд генеральному директору для притягнення винних до відповідальності.

5.5. Присутні на нарадах та брати участь в обговоренні питань, що входять до компетенції відділу.

VI. Взаємини (службові зв'язки)

Для виконання функцій та реалізації прав відділ кадрів взаємодіє з підрозділами організації за такою схемою:

VII. Відповідальність

1. Відповідальність за належне та своєчасне виконання відділом функцій, передбачених цим Положенням, несе начальник відділу кадрів.

2. Начальник відділу кадрів притягується до відповідальності за:

2.1. Неналежну організацію діяльності відділу щодо виконання завдань та функцій, покладених на відділ.

2.2. Несвоєчасну та неякісну підготовку документів.

2.3. Неналежне ведення діловодства відповідно до чинних правил та інструкцій.

2.4. Надання недостовірних відомостей з питань, що належать до його компетенції.

2.5. Недотримання працівниками відділу трудової та виробничої дисципліни.

2.6. Невжиття заходів щодо усунення масштабних порушень трудової дисципліни в організації.

2.7. Незабезпечення збереження майна, що у відділі та недотримання правил пожежної безпеки.

2.8. Невідповідність чинному законодавству проектів, що візуються (підписуються), наказів, інструкцій, положень, постанов та інших документів.

2.9. Нераціональне використання трудових та матеріальних ресурсів.

3. Начальник відділу кадрів за скоєння правопорушень у процесі своєї діяльності притягується до відповідальності у порядку, встановленому трудовим, адміністративним, кримінальним законодавством.

4. Працівники відділу кадрів в оцінці ділових якостей працівників організації повинні виходити лише з офіційно отриманих даних і матеріалів і немає права розголошувати наявні дані про особистого життяпрацівників.

5. Відповідальність працівників відділу кадрів встановлюється їх посадовими інструкціями.

* Візи керівників структурних підрозділів, з якими взаємодіє відділ, інших посадових осіб.

* Посади, підписи інших працівників відділу кадрів, дати ознайомлення.

1. Загальні положення

1.1. Це Положення визначає основні завдання, функції, права та відповідальність відділу кадрів закритого акціонерного товариства «Алкотрейд» (далі – акціонерного товариства).

1.2. Відділ кадрів своєї діяльності керується трудовим законодавством Російської Федерації, Статутом акціонерного товариства, Положенням про персонал, правилами та стандартами документаційного забезпечення управління, іншими нормативними правовими та нормативно-методичними документами з питань кадрової роботи.

1.3. Відділ кадрів є самостійним структурним підрозділом акціонерного товариства та підпорядковується генеральному директору.

1.4. Штатна чисельність та структура відділу визначаються генеральним директором акціонерного товариства.

1.5. Це Положення визначає порядок проведення робіт з підбору, розстановки та виховання кадрів, кадрового обліку, управління трудовою дисципліною в акціонерному товаристві.

1.6. Безпосереднє керівництво роботою відділу здійснює начальник відділу кадрів, на посаду якого наказом генерального директора призначається особа, яка має вищу професійну освіту та стаж роботи з організації управління кадрами на інженерно-технічних та керівних посадах не менше 5 років.

1.7. На період відсутності начальника відділу (відпустка, відрядження, хвороба та ін.) його обов'язки покладаються на старшого інженера з кадрів, який набуває відповідних прав та несе відповідальність за невиконання обов'язків.

2. Основні цілі та завдання відділу

2.1. Основною метою створення відділу кадрів є реалізація кадрової політики в акціонерному товаристві.

2.2. Основними завданнями відділу є:

Підбір, розстановка та виховання кадрів;

Оформлення та облік кадрів;

Забезпечення прав, пільг та гарантій працівників акціонерного товариства;

Контроль за станом трудової дисципліни в акціонерному товаристві.

3. Функції відділу

Для вирішення поставлених завдань відділ кадрів здійснює такі функції:

3.1. Розробляє кадрову політику, а також комплекс заходів щодо її реалізації.

3.2. Складає розрахунки потреби у кадрах та визначає джерела її задоволення на основі вивчення ринку праці.

3.3. Забезпечує акціонерне товариство кадрами робітників та службовців необхідних професій, спеціальностей та кваліфікації відповідно до цілей, стратегії та предмету діяльності акціонерного товариства.

3.4. Формує та веде банк даних про кількісний та якісний склад кадрів.

3.5. Спільно з керівниками структурних підрозділів здійснює добір та відбір працівників та вносить пропозиції щодо їх призначення на посади.

3.6. Інформує працівників акціонерного товариства про наявні вакансії.

3.7. Встановлює зв'язки з навчальними закладами, службами зайнятості, кадровими агентствами для підбору персоналу, а також засобами масової інформації для розміщення оголошень про найм працівників.

3.8. Оформляє прийом, переведення та звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положень, інструкцій та наказів генерального директора акціонерного товариства.

3.9. Веде облік особового складу, встановлену документацію з кадрів.

3.10. Видає довідки про трудову діяльність працівників, посаду та розмір заробітної плати.

3.11. Здійснює прийом, заповнення, зберігання та видачу трудових книжок.

3.12. Готує матеріали для подання працівників до заохочення, для притягнення працівників до матеріальної та дисциплінарної відповідальності.

3.13. Спільно з керівниками структурних підрозділів здійснює розстановку кадрів на основі оцінки їхньої кваліфікації, особистих та ділових якостей.

3.14. Організовує проведення атестації працівників акціонерного товариства, її методичне та інформаційне забезпечення.

3.15. Аналізує результати атестації.

3.16. Організує відповідно до нормативних правових та методичних документів перевірки у підрозділах акціонерного товариства:

Дотримання правильності використання праці структурних підрозділах;

стани трудової дисципліни;

Виконання рішень атестаційної комісії.

3.17. Здійснює облік та аналіз результатів перевірок та за необхідності втручання генерального директора інформує його про наявні порушення та способи їх усунення.

3.18. Готує документи для оформлення пенсій та подає їх до органів соціального забезпечення.

3.19. Забезпечує соціальні гарантії працівників у сфері зайнятості, дотримання порядку працевлаштування та перенавчання працівників, що вивільняються, надання їм встановлених пільг та компенсацій.

3.20. Складає графік відпусток, веде облік використання працівниками відпусток, оформляє відпустки відповідно до затвердженого графіка.

3.21. Оформляє відрядження та веде облік відряджень.

3.22. Забезпечує ведення табельного обліку.

3.23. Розробляє заходи щодо зміцнення трудової дисципліни, зниження плинності кадрів, втрат робочого часу, здійснює контроль за їх виконанням.

3.24. Розглядає скарги та заяви працівників з питань прийому, переміщення та звільнення, порушення трудового законодавства.

3.25. Вживає заходів до виявлення та усунення причин, що породжують скарги працівників.

4. Права відділу

4.1. Відділ кадрів має право:

Запитувати у структурних підрозділах необхідні дані про працівників, а при прийомі на роботу та переміщення працівників - думку керівників відповідних структурних підрозділів;

Здійснювати контроль за діяльністю будь-якого структурного підрозділу акціонерного товариства з дотримання трудового законодавства, Правил внутрішнього трудового розпорядку, а також з інших питань, що належать до його компетенції;

Брати участь у роботі комісій, на яких розглядаються кадрові питання, а також проводити наради з питань, що належать до компетенції відділу;

Вносити на розгляд керівництва акціонерного товариства пропозиції, акти, висновки щодо притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів за допущені ними порушення трудового законодавства.

4.2. Конкретні права начальника відділу та працівників відділу встановлюються посадовими інструкціями.

5. Відповідальність

5.1. Відділ кадрів несе колективну відповідальність за:

Якість та своєчасність виконання завдань та функцій, покладених на відділ, а також за повну реалізацію прав, наданих відділу;

Дотримання вимог трудового законодавства;

Правильність, повноту та якість проведення заходів щодо реалізації кадрової політики в акціонерному товаристві.

5.2. Індивідуальна (персональна) відповідальність працівників відділу встановлюється посадовими інструкціями.

6. Взаємодія

6.1. Відділ кадрів виконує свої функції у тісному контакті з усіма структурними підрозділами акціонерного товариства з питань розміщення кадрів, оформлення кадрової документації, застосування до працівників заходів заохочення та стягнення, проведення атестацій, оформлення відпусток, дотримання трудової дисципліни.

6.2. Для виконання своїх функцій та реалізації наданих прав відділ кадрів взаємодіє:

З головною бухгалтерією з питань обміну інформацією: про заробітну плату працівників; штатної чисельності; обліку робочого дня; фінансовому забезпеченні відпусток, відряджень, звільнень; інших об'єктах та предметах;

З відділом організації та оплати праці з питань обміну інформацією: структуру управління; штатному розкладі; схеми посадових окладів; розрахунках заробітної плати; нормативи праці; розрахунках потреби у кадрах; прийом, переміщення та звільнення працівників; плинності кадрів; інших об'єктах та предметах;

З відділом підготовки кадрів з питань обміну інформацією: про потреби у кваліфікованих кадрах з окремих посад, спеціальностей, професій; якісний склад працівників; порядок направлення керівних працівників та спеціалістів до навчальних закладів для підвищення кваліфікації; плани проведення занять; відомості про успішність учнів та терміни навчання; результати підсумкових іспитів, кваліфікаційних проб, конкурсів професійної майстерності; склад атестаційних комісій; інших об'єктах та предметах;

З господарським відділом з питань забезпечення оргтехнікою, канцелярським приладдям, а також щодо проведення ремонту в приміщеннях, закріплених за відділом кадрів.

6.3. Взаємодія зі структурними підрозділами акціонерного товариства має виходити межі компетенції відділу кадрів, і навіть приводити до виконання функцій відділу кадрів іншими підрозділами.

7. Матеріально-технічне забезпечення

7.1. Матеріально-технічну основу діяльності відділу складають закріплені за ним приміщення, меблі, оргтехніка, обчислювальна техніка, програмне забезпечення, документи, необхідні виконання покладених на відділ завдань.

7.2. Працівники відділу несуть індивідуальну та колективну відповідальність за збереження майна та коштів, закріплених за відділом.

8. Організація робіт

8.1. Робота відділу кадрів здійснюється відповідно до затверджених планів.

8.2. Плани відділу складаються начальником відділу.

8.3. Вказівки начальника відділу є обов'язковими для підлеглих працівників.

8.4. Працівники відділу виконують функції, покладені на відділ. Вимагати від працівників виконання обов'язків, не обумовлених у трудовому договорі та не визначених у посадових інструкціях, забороняється.

8.5. Для якісного та повного виконання функцій у відділі створюються групи працівників, які відповідають за такі напрямки:

2) звільнення;

3) переміщення, відпустки, відрядження;

4) вивчення та оцінка кадрів;

5) стан трудової дисципліни;

6) оформлення пенсій.

8.6. Штатна чисельність відділу – 12 осіб.

9. Зміни

Зміни та доповнення до цього Положення погоджуються з начальником відділу кадрів та вносяться до Положення на підставі наказу генерального директора.

* Візи керівників структурних підрозділів, з якими взаємодіє відділ, інших посадових осіб.

* Посади, підписи інших працівників відділу кадрів, дати ознайомлення.

Будь-яка організація у своїй роботі спирається не лише на законодавчі, правові та нормативно-методичні документи загальнодержавного значення, а й на організаційно-правові документи, що розробляються самою організацією . До таких документів належать: статут, становище, регламент, штатний розпис, інструкції, посадові інструкції.

Розглянемо поняття, призначення, структуру та особливості статуту, положення та регламенту підприємства, установи, організації.

Статут підприємства, установи, організації

Відповідно до ст. 52 ДК РФ «юридична особа діє виходячи з статуту, або установчого договору та статуту, або лише установчого договору. У випадках, передбачених законом, юридична особа, яка не є комерційною організацією, може діяти на підставі загального положення про організації цього виду».

У багатьох випадках статут є основним установчим документом юридичного лиця.

Під статутом як організаційним документом , розуміється зведення правил, що регулюють діяльність організацій, установ, товариств та громадян, їх взаємини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки у певній сфері державного управління, господарської чи іншої діяльності.

Статут юридичної особи затверджується її засновниками (учасниками) та підлягає державній реєстрації в установленому порядку. Статут належить до обов'язкових установчих документів під час створення недержавних комерційних організацій.

У статуті мають визначатися : найменування юридичної особи, місце її знаходження, порядок управління діяльністю юридичної особи, а також інші відомості, передбачені законом для юридичних осіб відповідного виду.

Загальні вимогидо порядку складання, оформлення та змісту статуту юридичної особи дано у частині першій Цивільного кодексу Російської Федерації та інших законодавчих актах. Назвемо деякі з них:

• статут товариства з обмеженою відповідальністю (ТОВ) – ст. 89 ГК РФ та ст. 11, 12 Федерального закону «Про товариства з обмеженою відповідальністю» від 8 лютого 1998 № 14-ФЗ;
• статут товариства з додатковою відповідальністю (ТДВ) – ст. 95 ЦК України;
• статут акціонерного товариства (АТ) – ст. 98 ГК РФ та ст. 11-14 Федерального закону «Про акціонерні товариства» від 26 грудня 1995 р. № 208-ФЗ;
• статут установи – ст. 14 Федерального закону «Про некомерційні організації» від 12 січня 1996 р. № 7-ФЗ.

Положення про організацію, структурний підрозділ, колегіальний (або дорадчий) орган

Становище - Це правовий акт, що визначає порядок освіти, правове становище, завдання та функції, права та обов'язки, організацію роботи установ, структурних підрозділів, служб.

Положення про організацію належить до установчих документів. Воно визначає статус організації, порядок її створення, місце у системі управління, внутрішню структуру, функції, компетенцію, обов'язки, порядок реорганізації та ліквідації.

Обов'язковими реквізитами положення про організацію є: найменування вищого органу, найменування організації, найменування виду документа, дата, номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження, відбиток печатки.

Положення про структурний підрозділ - Це правовий акт, що визначає статус, функції, права, обов'язки та відповідальність структурних підрозділів.

Положення про підрозділи можуть бути типовими та індивідуальними. Типові положення розробляються для однотипних організацій та структурних підрозділів. Індивідуальні положення розробляються з урахуванням типових.

Нормативно встановлених вимог щодо змісту положення про підрозділ не існує. Текст положення про підрозділ може включати такі розділи :

Обов'язкові реквізити положення про структурний підрозділ : найменування організації, найменування виду документа, дата та номер документа (при безпосередньому затвердженні керівником), місце складання, заголовок до тексту, підпис, візи погодження документа, гриф затвердження.

Поняття, розділи тексту, реквізити положення про колегіальний (або дорадчий) орган аналогічні поняттю та розділам тексту та реквізитам положення про структурний підрозділ.

Регламент як правовий акт

Регламент - правовий акт, що встановлює порядок діяльності керівництва організації, колегіального чи дорадчого органу.

Текст регламенту складається з розділів, що мають самостійні заголовки та розбиті на пункти та підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Регламент колегіального чи дорадчого органу визначає :

У процесі підготовки регламенти проходять стадію обговорення на засіданні членами колегіального чи дорадчого органу, стадію погодження із заінтересованими підрозділами та юридичною службою, стадію затвердження керівником організації чи керівником колегіального органу.

Обов'язкові реквізити регламенту : найменування організації (найменування колегіального або дорадчого органу, якщо регламент присвячений даному органу), вид документа, дата, номер документа (при безпосередньому затвердженні керівником), місце складання, заголовок до тексту, візи погодження документа, підпис, гриф затвердження.

Найбільш різноманітну та найменш регламентовану групу організаційно-правових документів є положення, інструкції, регламенти, правила. Ці документи можуть розроблятися за будь-яким напрямом діяльності організації (правила внутрішнього розпорядку, положення про оплату праці, положення щодо захисту персональних даних працівників, інструкція з діловодства).

Становище- це:

1) правовий акт, що встановлює основні правила діяльності організацій, їх структурних підрозділів, а також нижчестоящих (підвідомчих) установ, організацій та підприємств;

2) зведення правил, що регулюють певний напрямок діяльності (культурний, політичний, господарський та ін.).

В окрему групу слід виділити положення, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання, наприклад: «Типове положення про ведення діловодства за пропозиціями, заявами та скаргами громадян у державних органах, на підприємствах, в установах»; «Положення щодо ведення бухгалтерського облікуі бухгалтерської звітностіу Російській Федерації"; «Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку»; а також положення щодо проведення конкурсів, оглядів, фестивалів та інших заходів.

Положення бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляються організацією для однотипних підвідомчих структур, а індивідуальні - для конкретної організації, органу, структурного підрозділу та ін.

Положення про структурний підрозділ- Нормативний акт, основною метою якого є регламентація напрямів діяльності даного підрозділу.

Документ оформляється на загальному бланку організації і включає реквізити:

· найменування організації,

· Найменування виду документа,

· Реєстраційний номер документа,

· Місце складання,

· Заголовок до тексту,

· Підпис,

· гриф затвердження,

Положення про структурний підрозділ, як правило, складається з наступних розділів:

1) "Загальні положення" - наводяться повне та скорочене (якщо воно є) найменування структурного підрозділу, характеризується його місце (статус) в організаційній структурі організації, визначається ступінь його господарської та економічної самостійності. Тут же наводиться інформація про підпорядкованість даного підрозділу керівництву підприємства, конкретно вказується посада особи, яка безпосередньо керує підрозділом, порядок призначення та звільнення його з посади.

Окремим пунктом наводиться перелік основних нормативних, правових, директивних та інструктивних документів, якими підрозділ керується у своїй роботі. Якщо підрозділ містить якісь внутрішні поділки (наприклад, відділ підрозділяється на кілька секторів), до розділу входить пункт «Внутрішня структура». У ньому міститься перелік внутрішніх підрозділів, даються їх повне та скорочене найменування, найменування посади керівника кожного внутрішнього поділу із зазначенням, кому безпосередньо вони підпорядковуються.

Заключний пункт розділу «Загальні положення» містить інформацію про наявність у підрозділі друку, її опис, призначення та умови зберігання.

2) «Цілі та завдання підрозділу» - формулюються основні цілі та завдання підрозділу, його основне призначення, що виправдовує існування підрозділу у структурі підприємства. Цілі мають бути довгостроковими, реальними та тісно пов'язаними як між собою, так і з цілями підприємства (організації) загалом.

3) «Функції» - міститься повний перелік функцій підрозділу із зазначенням, які їх виконуються підрозділом цілком, які - що з іншими підрозділами. І тут уточнюється форма участі.

За наявності в підрозділі відділів у текст розділу вводяться відповідні назви підрозділи, в яких аналогічним чином дається опис функцій для кожного поділу.

4) "Права та обов'язки" - міститься перелік повноважень, що реалізуються цим підрозділом; дається характеристика специфічних прав, якими зазвичай не мають аналогічних структур. Під правом підрозділу щодо інших структурних підрозділів розуміється узаконена можливість вимагати (пропонувати, використовувати, забороняти) виконання будь-яких дій чи надання будь-якої інформації. Права підрозділу зазвичай встановлюються обсягом, необхідному для ефективної реалізації його функций.

5) «Відповідальність» - встановлюються види дисциплінарної, адміністративної (у необхідних випадках – кримінальної) відповідальності, яку може нести керівник підрозділу у разі невиконання підрозділом своїх обов'язків. У розділі точно формулюється економічна відповідальність підрозділу у межах внутрішнього господарського розрахунку.

6) «Взаємини з іншими структурними підрозділами» - міститься характеристика різноманітних взаємозв'язків коїться з іншими структурними підрозділами всередині підприємства (організації) і поза нею. Тут же регламентуються документаційні потоки підрозділу, вказується перелік основних документів, створюваних ним, та документів, що розробляються спільно з іншими підрозділами, а також періодичність та строки подання документів.

Положення про структурний підрозділ підписується його керівником та затверджується, як правило, першою особою підприємства (організації).

Положення про колегіальні та дорадчі органи- організаційно-правовий документ, що має нормативний характер та визначальний склад, порядок формування, компетенцію, порядок роботи, права та відповідальність колегіальних та дорадчих органів. Колегіальні (дорадчі) органи можуть бути як керівні (рада директорів, правління), так і спеціалізовані (вчена рада, педрада, науково-технічна рада та ін.) (8).

Положення про колегіальний чи дорадчий орган визначає:

· Статус колегіального або дорадчого органу;

· Порядок планування роботи;

· Порядок підготовки матеріалів для розгляду на засіданні;

· Внесення матеріалів на розгляд;

· Порядок розгляду матеріалів та прийняття рішень на засіданні;

· Ведення протоколу засідання;

· Оформлення рішень;

· Порядок доведення рішень до виконавців;

· Матеріально-технічне забезпечення засідань.

У низці комерційних організацій розробляється Положення про персонал.Це документ, у якому:

· Відображаються питання професійного та соціального розвиткутрудового колективу;

· Встановлюються основні принципи трудових взаємин між адміністрацією та персоналом;

· Визначаються способи організації праці;

· Розкривається кадрова концепція підприємства - системи та принципи найму, кадрового планування, стимулювання праці, соціальна політикапідприємства;

· Формулюється взаємна відповідальність адміністрації та персоналу.

Положення про персонал - документ, запозичений із зарубіжної практики діловодства, - стало активно використовуватися для регулювання соціально-трудових відносин у період формування в сучасної Росіїінституту приватної власності та появи перших комерційних організацій.

У розробці положення про персонал повинні взяти участь різні профільні спеціалісти - відділу організації та оплати праці, відділу кадрів, юридичного відділу та інших підрозділів організації. Очолює групу, як правило, директор із розвитку або заступник керівника організації з управління персоналом.

У Трудовому кодексі РФ не міститься вказівка ​​за цим документом. Тому положення про персонал не поширюється на осіб, які виконують роботу (надають послуги) на основі цивільно-правових відносин.

У положенні про персонал визначаються принципи взаємовідносин персоналу та адміністрації, основними з яких є:

· Дотримання ном законодавства;

· Повноваження представників сторін;

· рівноправність сторін;

· Добровільність прийняття зобов'язань;

· недопущення примусової чи обов'язкової праці та дискримінації у сфері праці;

· Реальність забезпечення прийнятих зобов'язань.

При розробці положення про персонал необхідно враховувати ці, а також інші принципи взаємин персоналу та адміністрації, за недотримання яких можлива соціальна, але не юридична відповідальність.

Найчастіше власники компаній вимагають включити у становище зобов'язання персоналу не критикувати політику компанії під час спілкування з клієнтами і конкурентами, і навіть заборона повідомлення про тимчасові труднощі компанії комусь поза компанією, вчинення дій, підривають репутацію компанії.

Єдиних форм та макетів положення про персонал немає. У кожній організації вони розробляються самостійно.

Один із можливих макетів структури тексту наступний:

1. Загальні положення.

2. Основні принципи організації праці у компанії та взаємовідносин керівництва компанії та персоналу.

3. Порядок оформлення трудових відносин.

4. Основні права та обов'язки персоналу.

5. Основні правничий та обов'язки керівництва предприятия.

6. Робочий час та час відпочинку.

7. Оплата праці.

8. Соціальний пакет.

9. Підвищення кваліфікації персоналу.

10. Гарантії зайнятості персоналу.

11. Заходи дисциплінарного впливу (заохочення та стягнення).

12. Прикінцеві положення.

Оформляється Положення про персонал на загальному бланку організації із зазначенням виду документа, підписується керівником служби управління персоналом, погоджується на загальних зборах персоналу. Затверджується документ на Раді директорів.

Якщо організації є положення про персонал, то прийнятих працівників знайомлять із ним під розписку ще ДО підписання трудового договору.

Положення про тимчасові органи (наради, комісії, поради)створюються на період дії такого органу. Структура тексту нормативно не закріплено. Затверджується органом, до компетенції якого входить створення тимчасового органу.

Положення про матеріальне та моральне заохочення -локальний документ, тому органи пенсійного та соціального страхування у разі виникнення спорів у відносинах тих чи інших виплат часто не беруть до уваги цей документ як аналог положення про преміювання.

Мета положення про матеріальне та моральне заохочення - зацікавити працівників у більшій продуктивності праці, у підвищенні якості виконання завдань, покладених на них, своєчасному та сумлінному виконанні трудових обов'язків, підвищення рівня відповідальності за доручену ділянку роботи

У положенні про матеріальне та моральне заохочення мають бути визначені:

1. Принципи заохочення.

2. Основні показники застосування заходів заохочення.

3. Форми та заходи (види) заохочення.

4. Порядок подання працівників до заохочення.

5. Компетенція керівництва організації щодо застосування того чи іншого заходу заохочення.

6. Підстави для застосування заходів заохочення (наказ керівника організації, розпорядження іншої посадової особи та інших.).

7. Порядок проведення заходів щодо заохочення (урочиста обстановка, збори трудового колективу та ін.).

8. Інші відомості.

Як правило, розробляє положення про матеріальне та моральне заохочення відділ організації та оплати праці спільно з юридичним відділом та відділом кадрів. Упорядкування може бути доручено і окремим фахівцям - інженеру з організації праці, інженеру з кадрів, юрисконсульту, економісту з праці та ін.

Підписуєположення заступника керівника організації з управління персоналом, візує начальник юридичного відділу або інша посадова особа, відповідальна за правову роботу.

Можливо і візування головним бухгалтером організації (особливо якщо у положенні передбачається значна кількість форм матеріального заохочення). Затверджує становище керівник організації.

Положення про атестацію- Документ, в якому регламентується атестація працівників підприємства: її цілі, принципи та методи, організація роботи атестаційних комісій, містяться форми характеристик (відгуків), атестаційних карт, атестаційних листів.

Адміністративно-організаційні документи призначені для забезпечення вирішення широкого кола завдань управління людьми та економічними об'єктами як глобального (міждержавного та державного) рівня, так і локального – підприємствами, організаціями, виробничими колективами тощо.

До адміністративно-організаційних документів належать: положення, плани, статути, правила, звіти, контракти, договори, інструкції та ін.

ПОЛОЖЕННЯ, ПРАВИЛО, ІНСТРУКЦІЯ

Положення - нормативний акт, що має зведений характер і визначає структуру, функції, компетенцію органу або системи органів (Положення про відділ головного конструктора, Положення про гімназію), або порядок їх дій у певних випадках (Положення про порядок скликання та проведення загальних зборів акціонерів закритого акціонерного товариства), або що регулює сукупність організаційних, майнових, трудових відносин з конкретного питання (Положення про порядок укладання та виконання договорів, Положення про порядок акредитації журналістів).

Правила - нормативний акт, яким регулюється організація та порядок діяльності у будь-якій певній сфері відносин. Зокрема, правилами встановлюється організація та порядок діяльності державного чи іншого органу, підприємства, установи (наприклад, Правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства). У правилах встановлюються норми та вимоги, обов'язкові для виконання.

Інструкція (від латів. instructio - пристрій, повчання):

1. Акт управління, що містить норми та правила, що регулюють порядок та умови провадження будь-якої діяльності, а також норми, що визначають порядок та умови реалізації нормативних актів, виданих даним або вищим органом (наприклад, Інструкція про порядок санаторно-курортного забезпечення у федеральних органах урядового зв'язку та інформації).

2. Нормативний акт, що визначає порядок та способи здійснення будь-якої діяльності (наприклад, Посадова інструкція завідувача складу).

Текст проекту положення (правил, інструкції) друкується загальному бланку.
Загальна структура документа:

1. Найменування органу, організації, установи, який випустив цей документ.
2. Гриф затвердження.
3. Заголовок.
4. Констатуюча частина.
5. Основний текст.
6. Підпис особи, яка підготувала проект документа, дата.

Обов'язковими є пункти 2 - 5. У ряді документів найменування організації включається до пункту 2 та не дублюється у пункті 1.
Пункт 6 зазвичай використовується, якщо документ готується та підписується керівником підрозділу, а затверджується вищою організацією.

Основні правила оформлення грифу затвердження, заголовка та підписи розглянуті у розділі «Вимоги до оформлення реквізитів документа». Тут ми зупинимося тільки на особливостях оформлення, властивих документам, що розглядаються.

Заголовок до тексту положення (правил, інструкції) відповідає на запитання «про що?», наприклад: Положення про порядок укладання та виконання договорів; Положення про персонал; Інструкція щодо порядку підготовки проектів наказу.

Заголовок до інструкції, що містить посадові вимоги та порядок проведення робіт (посадова інструкція), відповідає на запитання «кого?, чия?», наприклад: Посадова інструкція головного спеціаліста; Посадова інструкція завідувача складу.

У констатуючій частині положення (правил, інструкції) зазначаються підстави розроблення, основне призначення нормативного акта та сфера його поширення, відповідальність за порушення встановлених правил та технологій тощо.

Констатуюча частина оформляється у вигляді окремого абзацу перед основним текстом документа, або як розділ «Загальні положення» документа (див. приклади).

Основний текст положення (правил, інструкції) має такі мовні особливості:

• вживання спеціальних термінів, відмінних прийменників, слів, що належать канцелярському мовленню;
• переважне використання пасивних конструкцій;
• трафаретність у викладі тексту;
• застосування рубрикування, необхідного при перерахуванні положень статуту, пунктів плану та звіту, зобов'язань та прав договору та контракту. Текст документа може ділитися на розділи, пункти та підпункти. Розділи повинні мати назви. Глави нумеруються римськими цифрами. Нумерація пунктів та підпунктів проводиться арабськими цифрами;
• виклад у стиснутій формі від третьої особи однини чи множини. Типові дієслова, які у тексті: «повинен», «слід», «необхідно», «забороняється», «не допускається», «встановлює», «розроблено», «визнається», «покладається» тощо.

Правила оформлення положень

Положення передбачає нормативний акт, що дозволяє визначити порядок формування, внутрішню структуру, права, компетенцію, обов'язки, і навіть основні функції підприємства, її окремих служб, комісій (колегіальних органів).

• типовими (створюються керуючими органами (галузевими/державними) для компаній, виробничих та інших підприємств, комісій, які займаються однотипною діяльністю (зокрема, для господарської служби, бухгалтерського відділу)).
• індивідуальними (створюються певної підприємства з урахуванням специфіки її функціонування).
  Окремо можна також виділити положення про проведення певних заходів (положення УЗ «МКДЦ» щодо участі в огляді-конкурсі на звання «Кращого медпрацівника»).

Положення про організацію

З представленого документа функціонують все державні підприємства бюджетного типу. Зокрема, у ньому встановлюється статус підприємства, порядок його формування, структура, основна компетенція, обов'язки, місце, яке займає система управління, схема проведення процедури реорганізації.

Структура розглянутого документа часто включає частину, де прописуються питання щодо проведення контролю, перевірки діяльності, ревізії підприємства.

При оформленні компанією положення обов'язково потрібно вказувати повну назву вищестоящої компанії, назву самого підприємства, вид документації, № реєстрації, дату, гриф затвердження.

Якщо адміністративна практика підприємства передбачає наявність розгалуженої структури, застосовується дещо інший тип становища. У подібного роду ситуації основне його призначення – визначення/розпорядження компетенції, функцій окремих служб.
Положення про структурні підрозділи (служби)

Подані документи служать для:

• пояснення працівникам підприємства їх прав, обов'язків, компетентності;
• оцінки роботи персоналу, прийняття у майбутньому рішення про направлення його на навчання, а також про його переміщення, заохочення чи стягнення;
• визначення дій, які мають здійснюватись персоналом;
• контролю поточної діяльностіпідприємства;
• відбору кандидатів на вищу посаду;
• захисту працівників компанії, роботодавця, підприємства;
• забезпечення позитивної корпоративної культури
  Що стосується структури тексту положення, його формуляра, то вони є уніфікованими (регламентуються УСОРД).

Нагадаємо, що поданий нормативний акт оформляється на фірмовому банку компанії та містить таку інформацію:

Назва виду документації;

Положення про структурні підрозділи підписуються особою, яка є їх розробником. Потім папір візується юрисконсультом, затверджується керівництвом компанії. Документ набуває чинності з дати, зазначеної у грифі (засвідчується печаткою підприємства). Як правило, він містить низку розділів, а саме:

"Загальні положення"
Тут прописується ступінь підпорядкованості, рівень самостійності та служби, керуючий орган, якому вона підпорядковується. Тут же наводяться документи, якими має керуватися підрозділ у ході своєї роботи.

"Цілі і завдання"
У поданому розділі формулюється мета, перелік завдань цієї служби.

«Функції»
Тут всебічно характеризується робота служби, наводиться докладний перелік функцій, що забезпечують врегулювання питань, вирішення всіх поставлених завдань.

«Права, обов'язки»
Зазначений розділ включає перелік прав, якими наділено підрозділ (при цьому підкреслюється їх відповідність сучасним законам, нормативній, правовій документації, розробленій урядом, керуючими органами, паперами, що регламентують діяльність підприємства).

«Керівництво»
У поданому розділі прописується назва посади керівника служби, вимоги до його рівня освіти, стажу безперервної роботи в області, що розглядається. Водночас тут-таки визначаються його обов'язки, компетенція, права. Зокрема, керівник має координувати роботу персоналу, займатися плануванням діяльності служби, здійснювати контроль за роботою співробітників, брати участь у створенні методичних та інших матеріалів. При цьому він встановлює ступінь відповідальності заступників, затверджує певні папери, видає розпорядження щодо призначення/звільнення з посади та ін.

«Взаємини з іншими службами»
У поданому розділі прописуються взаємозв'язки, що виникають між окремими підрозділами під час управлінської, господарської діяльності, взаємні права, обов'язки сторін, періодичність обміну даними.
Загальні правила написання положень:

1) Текст положеньпотрібно писати від третьої особи (в єдиному або множині). При цьому він повинен включати слова типу "слід", "повинен", "потрібний", "необхідно", "не допускається", "забороняється".

2) Заголовок положення повинен відповідати питанням «що?».

3) Розділи документа потрібно нумерувати (з допомогою римських чи арабських цифр). Пункти можуть поділятися на підпункти, які, як правило, мають літерну/цифрову нумерацію.

Положення. Правила їх складання та оформлення

Найбільш різноманітну та найменш регламентовану групу організаційно-правових документів є положення, інструкції, регламенти, правила. Ці документи можуть розроблятися за будь-яким напрямом діяльності організації (правила внутрішнього розпорядку, положення про оплату праці, положення щодо захисту персональних даних працівників, інструкція з діловодства).

Становище- Це:

1) правовий акт, що встановлює основні правила діяльності організацій, їх структурних підрозділів, а також нижчестоящих (підвідомчих) установ, організацій та підприємств;

2) зведення правил, що регулюють певний напрямок діяльності (культурний, політичний, господарський та ін.).

В окрему групу слід виділити положення, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання, наприклад: «Типове положення про ведення діловодства за пропозиціями, заявами та скаргами громадян у державних органах, на підприємствах, в установах»; «Положення щодо ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації»; «Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку»; а також положення щодо проведення конкурсів, оглядів, фестивалів та інших заходів.

Положення бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляються організацією для однотипних підвідомчих структур, а індивідуальні — для конкретної організації, органу, структурного підрозділу та ін.

- Нормативний акт, основною метою якого є регламентація напрямів діяльності даного підрозділу.

Документ оформляється на загальному бланку організації і включає реквізити:

· Найменування виду документа,

· Реєстраційний номер документа,

· Заголовок до тексту,

Положення про структурний підрозділ, як правило, складається з наступних розділів:

1) "Загальні положення" - Наводяться повне та скорочене (якщо воно є) найменування структурного підрозділу, характеризується його місце (статус) в організаційній структурі організації, визначається ступінь його господарської та економічної самостійності. Тут же наводиться інформація про підпорядкованість даного підрозділу керівництву підприємства, конкретно вказується посада особи, яка безпосередньо керує підрозділом, порядок призначення та звільнення його з посади.

Окремим пунктом наводиться перелік основних нормативних, правових, директивних та інструктивних документів, якими підрозділ керується у своїй роботі. Якщо підрозділ містить якісь внутрішні поділки (наприклад, відділ підрозділяється на кілька секторів), до розділу входить пункт «Внутрішня структура». У ньому міститься перелік внутрішніх підрозділів, даються їх повне та скорочене найменування, найменування посади керівника кожного внутрішнього поділу із зазначенням, кому безпосередньо вони підпорядковуються.

Заключний пункт розділу «Загальні положення» містить інформацію про наявність у підрозділі друку, її опис, призначення та умови зберігання.

2) «Цілі та завдання підрозділу» — формулюються основні цілі та завдання підрозділу, його основне призначення, яке виправдовує існування підрозділу у структурі підприємства. Цілі мають бути довгостроковими, реальними та тісно пов'язаними як між собою, так і з цілями підприємства (організації) загалом.

3) «Функції» — міститься повний перелік функцій підрозділу із зазначенням, які їх виконуються підрозділом цілком, які — разом із іншими підрозділами. І тут уточнюється форма участі.

За наявності в підрозділі відділів у текст розділу вводяться відповідні назви підрозділи, в яких аналогічним чином дається опис функцій для кожного поділу.

4) "Права та обов'язки" - міститься перелік повноважень, що реалізуються цим підрозділом; дається характеристика специфічних прав, якими зазвичай не мають аналогічних структур. Під правом підрозділу щодо інших структурних підрозділів розуміється узаконена можливість вимагати (пропонувати, використовувати, забороняти) виконання будь-яких дій чи надання будь-якої інформації. Права підрозділу зазвичай встановлюються обсягом, необхідному для ефективної реалізації його функций.

5) «Відповідальність» - Встановлюються види дисциплінарної, адміністративної (у необхідних випадках - кримінальної) відповідальності, яку може нести керівник підрозділу у разі невиконання підрозділом своїх обов'язків. У розділі точно формулюється економічна відповідальність підрозділу у межах внутрішнього господарського розрахунку.

6) «Взаємини з іншими структурними підрозділами» - міститься характеристика різноманітних взаємозв'язків з іншими структурними підрозділами всередині підприємства (організації) і поза нею. Тут же регламентуються документаційні потоки підрозділу, вказується перелік основних документів, створюваних ним, та документів, що розробляються спільно з іншими підрозділами, а також періодичність та строки подання документів.

Положення про структурний підрозділ підписується його керівником та затверджується, як правило, першою особою підприємства (організації).

Положення про колегіальні та дорадчі органи- Організаційно-правовий документ, що має нормативний характер і визначальний склад, порядок формування, компетенцію, порядок роботи, права та відповідальність колегіальних та дорадчих органів. Колегіальні (дорадчі) органи можуть бути як керівні (рада директорів, правління), так і спеціалізовані (вчена рада, педрада, науково-технічна рада та ін.) (8).

Положення про колегіальний чи дорадчий орган визначає:

· Статус колегіального або дорадчого органу;

· Порядок планування роботи;

· Порядок підготовки матеріалів для розгляду на засіданні;

· Внесення матеріалів на розгляд;

· Порядок розгляду матеріалів та прийняття рішень на засіданні;

· Ведення протоколу засідання;

· Порядок доведення рішень до виконавців;

· Матеріально-технічне забезпечення засідань.

У низці комерційних організацій розробляється Положення про персонал.Це документ, у якому:

· Відбиваються питання професійного та соціального розвитку трудового колективу;

· Встановлюються основні принципи трудових взаємин між адміністрацією та персоналом;

· Визначаються способи організації праці;

· Розкривається кадрова концепція підприємства - системи та принципи найму, кадрового планування, стимулювання праці, соціальна політика підприємства;

· Формулюється взаємна відповідальність адміністрації та персоналу.

Положення про персонал - документ, запозичений із зарубіжної практики діловодства, - стало активно використовуватися для регулювання соціально-трудових відносин у період формування в сучасній Росії інституту приватної власності та появи перших комерційних організацій.

У розробці положення про персонал повинні взяти участь різні профільні спеціалісти - відділу організації та оплати праці, відділу кадрів, юридичного відділу та інших підрозділів організації. Очолює групу, як правило, директор із розвитку або заступник керівника організації з управління персоналом.

У Трудовому кодексі РФ не міститься вказівка ​​за цим документом. Тому положення про персонал не поширюється на осіб, які виконують роботу (надають послуги) на основі цивільно-правових відносин.

У положенні про персонал визначаються принципи взаємовідносин персоналу та адміністрації, основними з яких є:

· Дотримання ном законодавства;

· Повноваження представників сторін;

· Добровільність прийняття зобов'язань;

· недопущення примусової чи обов'язкової праці та дискримінації у сфері праці;

· Реальність забезпечення прийнятих зобов'язань.

При розробці положення про персонал необхідно враховувати ці, а також інші принципи взаємин персоналу та адміністрації, за недотримання яких можлива соціальна, але не юридична відповідальність.

Найчастіше власники компаній вимагають включити у становище зобов'язання персоналу не критикувати політику компанії під час спілкування з клієнтами і конкурентами, і навіть заборона повідомлення про тимчасові труднощі компанії комусь поза компанією, вчинення дій, підривають репутацію компанії.

Єдиних форм та макетів положення про персонал немає. У кожній організації вони розробляються самостійно.

Один із можливих макетів структури тексту наступний:

1. Загальні положення.

2. Основні принципи організації праці у компанії та взаємовідносин керівництва компанії та персоналу.

3. Порядок оформлення трудових відносин.

4. Основні права та обов'язки персоналу.

5. Основні правничий та обов'язки керівництва предприятия.

6. Робочий час та час відпочинку.

8. Соціальний пакет.

9. Підвищення кваліфікації персоналу.

10. Гарантії зайнятості персоналу.

11. Заходи дисциплінарного впливу (заохочення та стягнення).

12. Прикінцеві положення.

Оформляється Положення про персонал на загальному бланку організації із зазначенням виду документа, підписується керівником служби управління персоналом, погоджується на загальних зборах персоналу. Затверджується документ на Раді директорів.

Якщо організації є положення про персонал, то прийнятих працівників знайомлять із ним під розписку ще ДО підписання трудового договору.

Положення про тимчасові органи (наради, комісії, поради)створюються на період дії такого органу. Структура тексту нормативно не закріплено. Затверджується органом, до компетенції якого входить створення тимчасового органу.

Положення про матеріальне та моральне заохоченнялокальний документ, тому органи пенсійного та соціального страхування у разі виникнення спорів у відносинах тих чи інших виплат часто не беруть до уваги цей документ як аналог положення про преміювання.

Мета положення про матеріальне та моральне заохочення — зацікавити працівників у більшій продуктивності праці, у підвищенні якості виконання завдань, покладених на них, своєчасному та сумлінному виконанні трудових обов'язків, підвищенні рівня відповідальності за доручену ділянку роботи.

У положенні про матеріальне та моральне заохочення мають бути визначені:

1. Принципи заохочення.

2. Основні показники застосування заходів заохочення.

3. Форми та заходи (види) заохочення.

4. Порядок подання працівників до заохочення.

5. Компетенція керівництва організації щодо застосування того чи іншого заходу заохочення.

6. Підстави для застосування заходів заохочення (наказ керівника організації, розпорядження іншої посадової особи та інших.).

7. Порядок проведення заходів щодо заохочення (урочиста обстановка, збори трудового колективу та ін.).

8. Інші відомості.

Як правило, розробляє положення про матеріальне та моральне заохочення відділ організації та оплати праці спільно з юридичним відділом та відділом кадрів. Складання може бути доручено і окремим спеціалістам - інженеру з організації праці, інженеру з кадрів, юрисконсульту, економісту з праці та ін.

Підписуєположення заступника керівника організації з управління персоналом, візує начальник юридичного відділу або інша посадова особа, відповідальна за правову роботу.

Можливо і візування головним бухгалтером організації (особливо якщо у положенні передбачається значна кількість форм матеріального заохочення). Затверджує становище керівник організації.

Положення про атестацію- Документ, в якому регламентується атестація працівників підприємства: її цілі, принципи та методи, організація роботи атестаційних комісій, містяться форми характеристик (відгуків), атестаційних карт, атестаційних листів.

Положення як організаційно-правовий документ

Фундаментом організаційної діяльності будь-якої установи є організаційно-правові документи. Вони регламентують статус організації, її структуру, штатну чисельність, посадовий склад, а також визначають права, обов'язки, відповідальність та порядок взаємодії її відокремлених, структурних підрозділів та посадових осіб.

У цій статті ми докладно зупинимося на такому організаційно-правовому документі, як становище.

Наша довідка

До організаційно-правових документів належать:

• статут;
• установчий договір;
• положення про організацію;
• положення про структурні, відокремлені підрозділи, про колегіальний (дорадчий) орган організації тощо;
• регламент;
• штатний розклад;
• інструкція;
• посадова інструкція;
• правила внутрішнього трудового розпорядку та ін.

Усі організаційно-правові документи підлягають затвердженню або вищою організацією, або керівником чи колегіальним органом (якщо він є) – радою директорів, зборами акціонерів тощо. Усі норми, що містяться в цих документах, є обов'язковими для виконання.

Види положень

У комерційної організаціїможуть діяти кілька видів положень:

• Положення про організацію;
• положення про структурні підрозділи, наприклад, Положення про бухгалтерію або Положення про відділ кадрів;
• положення, що визначають діяльність комісії чи групи, наприклад, Положення про експертну архівну комісію;
• положення, що регламентують роботу посадових осіб, наприклад, Положення про генерального директора;
• положення, що регулюють організаційні відносини з будь-якого конкретного питання, наприклад, Положення про атестацію працівників або положення про роботу із заявами та претензіями фізичних осіб.

Практична користь положень полягає в тому, що в них максимально конкретно прописано, хто і що повинен робити, які завдання виконувати та за що відповідати. У свою чергу це значно полегшує контроль за виконанням доручень керівника. Коли два відділи організації «перекидають» один на одного виконання будь-якої задачі, затягуючи її рішення, і не можуть домовитися між собою, хто і що робитиме, допоможуть розібратися положення про підрозділи. Тому далекоглядні керівники зазвичай особисто зацікавлені в тому, щоб було підготовлено положення про їхній відділ і щоб воно було настільки докладним, наскільки це можливо.

Найпростіший приклад: відділ хоче здати до архіву неоформлені документи – у скорозшивачах або зовсім розсипом. Документи не відсортовані та невідомо, до яких справ вони належать. Начальник відділу наполягає на тому, що розбирати ці документи та формувати їх у справи має секретар. Секретар же, відкривши Положення про архів, звертає увагу начальника на те, що до архіву приймаються документи, сформовані у справи відповідно до номенклатури справ. Це внутрішньокорпоративний закон, і з ним доводиться рахуватися.

Положення про структурний підрозділ

Положення про структурні підрозділи, мабуть, найпоширеніший і затребуваний різновид положень. Оскільки вимог до положень про структурні підрозділи та правила їх розробки законодавчо не встановлено, кожна організація самостійно вирішує, які питання діяльності конкретного підрозділу мають бути врегульовані у цих локальних нормативних актах. Основні розділи стандартного Положення підрозділі представлені у таблиці.

Основні розділи Положення про підрозділ та їх зміст

Розділ становища

• повне найменування структурного підрозділу (далі – СП);
• найменування, номер, дата правового акта, на підставі якого створено СП;
• нормативні документи, якими СП керується у своїй діяльності;
• хто очолює СП;
• кому підпорядковується СП;
• порядок призначення та звільнення з посади керівника СП;
• наявність друку

Завдання, для вирішення яких створено та працює СП

Конкретні види робіт, що виконуються СП у рамках вирішення своїх основних завдань

Права та обов'язки

Права та обов'язки керівника та працівників СП при виконанні своїх функцій

Види відповідальності, яку може понести керівник та працівники СП у разі невиконання своїх обов'язків (дисциплінарний, адміністративний, а в деяких випадках і кримінальний)

Порядок взаємодії СП коїться з іншими підрозділами організації: у формі здійснюється, які документи у своїй створюються тощо.

Реквізити положення

Під час підготовки положення оформляються такі реквізити документа:

• найменування організації;
• найменування виду документа;
• заголовок до тексту;
• дата документа;
• місце складання чи видання документа;
• гриф затвердження документа;
• текст документа;
• візи узгодження документа.

Розглянемо докладніше особливості оформлення цих реквізитів у положеннях.

• Найменування організації.Назва організації-автора зазначається відповідно до установчих документів. Якщо цих документах поруч із повним є і скорочене найменування, воно також вказується (Приклад 1). Найменування мовами суб'єктів Російської Федерації або іноземних моввказуються нижче найменування російською або праворуч від нього однією рівні.

Авторами становища може бути дві і більше організації (наприклад, якщо створюється Положення про взаємовідносини). У цьому випадку найменування організацій розташовуються на одному рівні (якщо йдеться про компанії, які не підпорядковані один одному), як у Прикладі 2, і на різних рівнях (якщо одна установа підпорядкована іншому).

• Найменування виду документа.Цей реквізит друкується великими літерами: ПОЛОЖЕННЯ, точка після нього не ставиться.

• Заголовок до тексту.Набирається з нового рядка та відповідає на запитання: про що (про кого)?(Див. варіанти розташування реквізиту в Прикладах 1 і 2).
• Дата документу.Датою документа є дата його затвердження. Вона проставляється у відповідному полі затверджувальною посадовою особою. Якщо положення підписується двома і більше організаціями, його датою буде дата останнього затвердження (див. Приклад 2).

• Реєстраційний номер документа.Навіть якщо це перше і єдине у своєму роді, то номер йому все одно треба привласнити: державний стандарт вимагає нумерації абсолютно кожного документа, створеного в організації. Положення, створене двома організаціями, отримує два номери, які пишуться через дріб (див. приклад 2).

• Місце складання чи видання документа.Цей реквізит оформляється у разі, якщо місце видання становища не можна визначити за найменуванням організації. Так, наприклад, для ЗАТ "Томські комунальні системи" заповнювати його не потрібно, на відміну від ВАТ "Середньоволзька будівельна компанія". Якщо в першому випадку зрозуміло, де знаходиться підприємство, то за другим найменуванням точне місцезнаходження організації визначити неможливо.

З іншого боку, якщо документ видається філією ЗАТ «Томські комунальні системи», розташованому в районному центрі Томської області, саме цей районний центр і буде вказаний як місце складання документа (див. Приклад 1).

• Гриф затвердження документа.Зазвичай становища затверджуються керівником організації. Але в межах своєї компетенції та за наявності відповідних повноважень це може зробити й інша посадова особа. Наприклад, Положення про діловодство за зверненнями громадян може затвердити адміністративний директор. Гриф затвердження у положенні складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади особи, яка затверджує документ, його підписи, ініціалів, прізвища та дати затвердження (див. Приклад 1).

Крім того, положення може бути затверджено розпорядчим документом – зазвичай наказом щодо основної діяльності. У цьому випадку гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, найменування затверджуючого документа (у орудному відмінку), його дати та номера (див. Приклад 2).

Приклад 1

Верхня частина положення, виданого філією організації

Підготовка положення про структурний підрозділ

Підприємства, установи та організації (далі - організація) всіх форм власності у своїй діяльності, поряд з актами державної влади, керуються положеннями, статутами, інструкціями та правилами. Саме ці організаційні документи закріплюють конкретні функції, правничий та обов'язки органів управління на тривалий час.

Положення можуть бути типовимиі індивідуальними. Типові положення зазвичай розробляють організації вищого рівнядля підлеглих їм структур. Індивідуальні становища створюють у організаціях виходячи з типових.

У кожній організації повинні бути положення про всі її структурні підрозділи (департаменти, управління, відділення, відділи, сектори, служби, групи тощо).

За своїм статусом положення про структурний підрозділ(далі - становище) є внутрішнім нормативним документом, виходячи з якого організовують повсякденну діяльність цього підрозділу, оцінюють результати роботи, становлять посадові інструкції, визначають завдання, функції, правничий та обов'язки, а головне - відповідальність працівників.

Проект положення розробляє, як правило, керівник структурного підрозділу на підставі типового становищапро відповідну службу.

Розробником проекту положення за дорученням керівника може бути також робоча група спеціалістів за відповідним напрямом діяльності організації, працівник підрозділу або спеціаліст у галузі трудового права та управління.

Підготовлений проект положення обов'язково узгоджується з юридичною службою організації, у разі потреби - з кадровою службою, і навіть з керівниками інших структурних підрозділів чи посадовими особами, із якими підрозділ взаємодіє. Остаточно оформлене та погоджене з усіма заінтересованими службами положення підписується керівником структурного підрозділу (членами робочої групи), погоджується із заступником керівника організації відповідного напряму діяльності (за наявності) та затверджується керівником вищого рангу у порядку, встановленому для затвердження нормативних документів(Проставляється підпис і дата в грифі затвердження).

Вимоги щодо оформлення

Положення має бути оформлене на загальному або спеціальному бланку організації або на чистих листахпапери формату А4 Доцільно його оформити на бланку структурного підрозділу (за наявності таких бланків у створенні).

Якщо положення друкують на чистих аркушах паперу, мають бути такі реквізити:

• назва організації найвищого рівня (за наявності);
• Назва організації;
• назву структурного підрозділу;
• гриф затвердження;
• назва становища;
• місце видання чи створення;
• реєстраційний номер документа;
• заголовок до тексту становища;
• текст;
• підпис;
• гриф погодження;
• візи.

Текст становища можна розбивати розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Кожна частина тексту має мати свій номер. Нумерують арабськими цифрами. Номер кожної складової частини тексту повинен містити всі номери відповідних складових частин вищих ступенів поділу.

Структура положення про підрозділ установи

Положення кадрової служби може мати такі розділи:

1. Загальні положення.
2. Завдання.
3. Опції.
4. Права та обов'язки.
5. Керівництво кадрової служби.
6. Персонал кадрової служби.
7. Заключні положення.

У першому розділі "Загальні положення"має бути зазначено повне найменування структурного підрозділу; його статус, місце у організаційній структурі організації, підпорядкування; порядок створення, реорганізації та ліквідації; структура; посада керівника підрозділу та порядок його заміщення за відсутності; порядок зарахування та звільнення працівників підрозділу; порядок внесення змін та доповнень до положення; перелік основних законодавчих та нормативно-правових документів, інструкцій, стандартів, регламентів, якими має керуватися підрозділ у процесі роботи.

В окремий підпункт можуть бути винесені питання структури кадрової служби, який може включати такі підрозділи: керівні кадри та формування кадрового резерву; підготовка та підвищення кваліфікації кадрів; відділ роботи з кадрами; відділ соціального забезпечення; відділ безпеки життєдіяльності. До кадрової служби можуть входити: група реєстрації документів; підрозділ з обліку документів та контролю за їх виконанням; відділ автоматизації роботи із документацією; група розгляду листів (скарг); бюро перепусток. У штатному розкладі повноцінної кадрової служби можуть передбачатися посади соціолога, психолога, медичного працівника.

Чинниками, що визначають організаційну структуру кадрової служби, можуть бути:

• масштаби організації та способи досягнення поставленої перед нею мети;
• обсяг та асортимент продукції, що випускається;
• вид діяльності, тип організації (завод, транспортне підприємство, школа чи банк) та специфіка завдань;
• форма власності (державна чи приватна організація);
• фінансовий стан;
• стадії розвитку організації;
• загальна кількість працівників та кількість структурних підрозділів;
• територіальне розміщення підрозділів та обсяги їх робіт, кількість рівнів прийняття рішень та норми управління;
• прийнята система документування та організації руху документів;
• рівень механізації та автоматизації процесів роботи з документацією;
• традиції та стереотипи.

У другому розділі «Завдання»наводяться формулювання основних напрямів діяльності та зміст завдань, які мають виконувати підрозділи у процесі роботи. Таким чином, завдання кадрової служби можуть бути такі:

• прогнозування потреб, пошук та підбір персоналу;
• ефективне використання персоналу, сприяння розвитку та підвищення кваліфікації персоналу;
• розробка системи мотивації роботи та стимулювання, сприяння її введенню;
• контроль за ефективністю роботи персоналу шляхом запровадження систем оцінки його діяльності;
• направлення, координація, методичне керівництво та контроль за здійсненням кадрової роботи в підпорядкованих органах;
• проведення аналітичної та методичної роботи з питань діяльності кадрів, управління персоналом;
• документальне оформлення трудових відносин;
• забезпечення створення сприятливих умов роботи.

У третьому розділі «Функції»всебічно розкривається діяльність підрозділу та ступінь його самостійності у прийнятті управлінських рішеньза основними напрямами функціонування організації. Так, кадрова служба може виконувати такі функції:

• щодо прогнозування потреб, пошуку та підбору персоналу:
  • визначати поточну та перспективну потребу в персоналі;
  • здійснювати організаційно-методичне керівництво формуванням кадрового резерву, організовувати роботу з резервом кадрів, аналізувати та узагальнювати практику формування кадрового резерву у структурних підрозділах, вносити пропозиції щодо її удосконалення;
  • вивчати спільно з іншими структурними підрозділами особисті, професійні, ділові якості осіб, які претендують на зайняття посад;
  • здійснювати організаційне забезпечення конкурсного відбору;
• щодо контролю за ефективністю роботи персоналу державної служби:
  • здійснювати заходи щодо забезпечення та контролю за станом дотримання трудової дисципліни;
  • сприяти усуненню конфлікту інтересів;
  • здійснювати організаційне забезпечення та брати участь у проведенні щорічного оцінювання виконання службовцями покладених на них завдань та обов'язків, сприяти застосуванню його результатів у плануванні кар'єри;
• щодо розробки системи мотивації роботи та стимулювання, сприяння її впровадженню:
  • розробляти та погоджувати проекти нормативно-правових актів, що регулюють питання соціально-трудових відносин та оплати праці працівників;
  • брати участь у розробці та визначенні системи оплати праці персоналу;
  • спільно з іншими структурними підрозділами розробляти систему матеріального та нематеріального стимулювання праці працівників;
  • консультувати керівників структурних підрозділів, інформувати працівників про принципи та підходи у стимулюванні роботи;
  • розглядати пропозиції та готувати документи про заохочення, нагородження та присвоєння почесних звань працівникам;
• щодо спрямування, координації, методичного керівництва та контролю за здійсненням кадрової роботи у підпорядкованих підрозділах
  • здійснювати методичне та інформаційне забезпечення роботи кадрових служб підпорядкованих підрозділів;
  • узагальнювати та аналізувати практику роботи з персоналом державної служби у підпорядкованих підрозділах, розробляти рекомендації щодо її удосконалення;
  • організовувати навчання працівників кадрових служб підпорядкованих підрозділів;
  • здійснювати контроль за станом управління персоналом, кадровою роботою у підпорядкованих підрозділах, проводити перевірки з цих питань.

Четвертий розділ "Права та обов'язки"повинен містити перелік наданих структурному підрозділу прав, необхідних його працівникам для виконання певних завдань: перевіряти та контролювати, отримувати, брати, вносити, роз'яснювати, представляти інтереси тощо. У цьому розділі мають бути визначені обов'язки структурного підрозділу.

У п'ятому розділі «Керівництво структурного підрозділу»визначається посадова особа, яка здійснює керівництво підрозділом, а також перераховуються основні позиції, за якими працівники підрозділу організації несуть колективну відповідальність за несвоєчасне та незалежне виконання покладених на підрозділ завдань та функцій, недотримання вимог чи невикористання наданих прав, недостовірність даних в управлінській документації організації.

Відповідальність підрозділу організації обумовлюється відповідальністю його керівника та працівників залежно від посадових функцій. Насправді рідко формально закріплюються взаємозв'язку підрозділів, наприклад кадрового коїться з іншими структурами організації. У багатьох організаціях ці зв'язки налагоджені. Формальне закріплення взаємозв'язків структурних підрозділів є засобом запобігання конфліктних ситуаційу них.

Шостий розділ "Персонал структурного підрозділу"повинен містити інформацію про порядок призначення на посади та звільнення з посади; підпорядкування; освітня та кваліфікаційна вимога до керівництва та працівників; права та обов'язки; відповідальність.

Наприклад, у вимогах до керівника кадрової служби органу виконавчої передбачається зазначити, що:

• на посаду керівника кадрової служби призначається особа з повною вищою освітоювідповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста, магістра та стажу кадрової роботи не менше п'яти років;

В обов'язках керівника кадрової служби органу виконавчої влади слід зазначити, що він:

• організовує роботу кадрової служби та спрямовує її на виконання певних завдань та функцій;
• вносить керівнику органу виконавчої влади пропозиції щодо призначення на посади та звільнення з посад працівників кадрової служби, їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;
• розподіляє обов'язки між працівниками кадрової служби та контролює їх виконання;
• координує та контролює діяльність кадрових служб підпорядкованих органів;
• погоджує призначення посади керівників кадрових служб підлеглих органів, ініціює їх заохочення чи притягнення до дисциплінарної ответственности.

В останньому розділі "Заключні положення"повинні вказуватись особливості взаємодії даного підрозділу з іншими структурними підрозділами, а також особливості забезпечення його діяльності: розміри приміщення, забезпечення телефонним зв'язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами, довідковими матеріалами з питань, що належать до компетенції. підрозділи.

Дата затвердження становища, зазвичай, є датою набрання чинності. Якщо керівник організації затверджує положення про кадрову службу наприкінці календарного місяця (року), а набрання ним чинності планує з початку нового календарного місяця (року), доцільно розмістити під грифом затвердження відповідну відмітку про час набрання чинності документом.

Після затвердження один екземпляр становища повинен зберігатися у керівника підрозділу, другий – у кадровій службі організації.

При реорганізації чи зміні структури організації чи перерозподілі функцій між структурними підрозділами доповнення (зміни) до становища можуть вноситися лише наказом керівника організації. При зміні підпорядкування, найменування організації або її підрозділи розробляють нові положення про його структурні підрозділи.

Положення про структурні підрозділи організацій, документи яких надходять до державних архівів, зберігаються постійно, а тих, документи яких не надходять до державних архівів, - до ліквідації організації.

Ефективність роботи кадрових служб та обмеження зростання їх кількісного складу залежать від двох факторів: переведення роботи з кадрами на сучасну інформаційно-технічну базу та розвитку управлінської інфраструктури, що сприяє виконанню найскладнішої кадрової роботи.