Контроль – це головна умова для успішного ведення бізнесу. Працюючи з різними контрагентами, треба добре володіти інформацією та не забувати час від часу підтверджувати слова реальними цифрами. Саме для цього в сучасному документообігу існує акт звірки взаєморозрахунків.
Опис документа
Відносини між партнерами не можуть будуватися лише на довірі. Крім почуттів, мають бути реальні факти, які будь-якої миті зможуть підтвердити чи спростувати різні підозри. Будь-яка діяльність фактично пов'язана з придбанням чи реалізацією чогось. Одні роблять товар чи надають послуги, інші купують їх, уклавши відповідну угоду. І тим, і іншим періодично потрібно робити ревізію своїх витрат.
Для цього вони використовують акт звіряння взаєморозрахунків. У яких випадках виникає необхідність складати такий документ? Причини можуть бути різні:
- Якщо одна із сторін надає свій товар без попередньої оплати або з розстрочкою платежу.
- Якщо реалізується особливо цінна продукція.
- Підприємство має велику кількість партнерів, кожен з яких постачає товари в досить широкому асортименті.
- У разі тривалої та постійної співпраці контрагентів.
- У ситуації, коли обидві сторони вирішують розширити сферу своїх відносин, укладаючи нові домовленості.
Будь-яка з цих причин може стати приводом для того, щоб зажадати у свого партнера акт звірки взаєморозрахунків. У цьому не повинно вбачатися недовіра чи упередженість.
Важливі подробиці
Кожен бухгалтер знає, що таке акт звіряння взаєморозрахунків. Це й не дивно, адже саме їм доводиться складати його. У цій ситуації потрібен співробітник, який володіє певною інформацією. Для складання такого документа доводиться піднімати дані з різних рахунків:
- за виданими раніше авансами;
- за доходами;
- за взятими він зобов'язанням;
- за наявними недоліками.
Доступ до такої інформації має лише працівник бухгалтерії. За вказівкою керівника він збирає потрібні відомості та оформляє їх у вигляді документа певного зразка. Проте відповідальність за надані дані несе у результаті головний бухгалтер. Якщо між партнерами немає видимих розбіжностей, подібний бланк як підтвердження результатів діяльності за конкретний період. Деякі бухгалтери надходять, таким чином, у разі, коли з'ясовується, що втрачені первинні документи угод або їм просто ліньки їх шукати. Проте це не знімає з них відповідальності за інформацію, що надається.
Порядок дій
Як же слід складати акт звіряння взаєморозрахунків? Зразок заповнення буде послідовним викладом конкретних відомостей.
Будь-який подібний акт повинен містити таку інформацію:
- Назва документу.
- Період, протягом якого він складено.
- Найменування контрагентів.
- Підстава угоди (договір, угода).
- Дати, номери та конкретні цифри, взяті з первинних документів (платіжних доручень, рахунок-фактур та інших). Вони містяться інформація, яка підтвердить поставку чи оплату товару. Такі відомості для зручності сприйняття, як правило, збирають до таблиці, розділеної на дві частини. У цьому випадку кожна зі сторін мають можливість вказати дані, що є у неї окремо.
- Підписи представників кожної із сторін.
Документ складається обов'язково у двох примірниках, щоб кожна організація могла залишити його у себе. Підпис головного бухгалтера тут має бути обов'язковим. Причому іноді вона може бути єдиною. Так можна чинити в тих випадках, коли в даних немає розбіжностей. Найчастіше як підтвердження потрібен ще й підпис керівника підприємства.
Автоматизація бухобліку
Деякі працівники цікавляться, складаючи акт звіряння взаєморозрахунків, як заповнювати його у програмі «1С:Бухгалтерія»? Тут немає особливих складнощів. Завдяки комп'ютеру робота набагато спрощується.
Необхідно просто виконати кілька послідовних операцій:
- Зайти в розділ «Продаж» або «Покупки» (за потребою). Потім у вкладці "Розрахунки з контрагентами" вибрати "Акт звіряння".
- Перебуваючи всередині вибраного журналу, натиснути кнопку "Створити", а потім зайти на вкладку "Акт звіряння з контрагентами". Відобразиться діалогове вікно, яке можна заповнити двома способами: автоматично або вручну. Фахівець вибирає для себе саме той, який йому потрібний.
- Вибрати вкладку «За даними організації», потім натиснути «Заповнити» та конкретизувати запит клавішею «Заповнити за даними бухобліку». На екрані з'явиться список усіх здійснених операцій. Якщо потрібні відомості за всіма договорами за зазначений період, потрібно просто поставити галочку «Розбити за договорами».
- Зробити позначку «Звірка узгоджено».
- Знайти закладку «Додатково» та вибрати зі списку осіб, необхідних для підпису акта.
Залишиться лише записати цей документ, і можна буде надсилати його на друк.
Правила складання документа
Бухгалтерам часто доводиться робити акт звіряння взаєморозрахунків. Приклад складання та заповнення такого бланка суворо індивідуальний кожної організації. Враховуючи те, що закон не передбачає для цього якоїсь суворої уніфікованої форми, працівники будь-якого підприємства змушені самі формувати її, керуючись загальними правилами та вимогами:
- Починається будь-який акт «шапкою» із вихідною інформацією про партнерів.
- Далі йде стандартна фраза, яка використовується у всіх договорах. У ній йдеться про те, що представники двох сторін, які нижче підписалися, склали цей акт, підтверджуючи, що наступний стан бухобліку.
- Після цими словами йде вже відома таблиця. Першим рядком у ній стоїть «сальдо початку періоду». Далі йдуть операції, поділені на «дебет» (виконання робіт чи постачання товару) та «кредит» (оплата). Потім слідує сальдо на кінець даного періоду. А закінчується таблиця розрахунком заборгованості.
- Підпис уповноважених осіб має бути підтверджено круглою печаткою компанії.
Замість керівника акт може підписати й іншу особу. Для цього потрібна довіреність, яка надасть йому такі повноваження. До речі, у суді її відсутність може поставити під сумнів весь документ.
Досить поширеним у економічній діяльності суб'єктів підприємництва є акт звіряння взаєморозрахунків. Найпопулярніша сфера його застосування – договори постачання. Коли товари постачаються кількома партіями протягом певного періоду часу, а оплата слід пізніше.
Проте акт звірки взаєморозрахунків може застосовуватися і за будь-якими іншими договорами, коли необхідно зафіксувати документально заборгованість. Він може бути оформлений після, а також у будь-яких інших правовідносинах, що передбачають розрахунки між суб'єктами протягом певного періоду часу.
Приклад акта звіряння взаєморозрахунків
між ТОВ «Сільгоспмаш» та головою КФГ Ісаєвим Едуардом Юрійовичем
Ми, підписані нижче, головний бухгалтер ТОВ «Сільгоспмаш» Ладошкін Андрій Вікторович, з одного боку, і голова Селянського фермерського господарства Ісаєв Едуард Юрійович, з іншого боку, склали цей акт звірки за даними обліку наступне:
За даними ТОВ «Сільгоспмаш» заборгованість КФГ Ісаєв Е.Ю. на користь ТОВ «Сільгоспмаш» складає 181207 руб.
Генеральний директор ТОВ «Сільгоспмаш» Бурмістров С.І.
Головний бухгалтер ТОВ «Сільгоспмаш» Ладошкін А.В.
Глава КФГ Ісаєв Е.Ю.
Головний бухгалтер КФГ __________
Переконливе прохання підписувати акт звірки директором (ІП) та головним бухгалтером. У разі підписання акта уповноваженою особою необхідно додати копію. Підписаний оригінал акта звірки просимо повернути на адресу: 630015, м. Новосибірськ, вул. Куклачова, 19 305.
Для чого складається акт звіряння взаєморозрахунків
Призначення документа є очевидним – фактичне визнання заборгованості однієї сторони перед іншою. Складати акт звіряння взаєморозрахунків рекомендуємо:
коли співпраця між організаціями (сторонами договору) має довгостроковий, постійний характер
перед укладанням додаткових угод та інших договорів
при наданні відстрочки (розстрочення) платежу
Чи є акт звірки взаєморозрахунків? Безумовно, суд оцінює докази на внутрішнє переконання. Підписаний обома сторонами акт свідчить і про наявність правовідносин між сторонами, наявність заборгованості і навіть її розмір. У той же час акт звірки без підпису уповноваженої на те особи є спірним доказом. Суд досліджує такий документ та відповідні заперечення іншої сторони. І в будь-якому випадку в судовому розгляді мають бути досліджені первинні документи (транспортні накладні, платіжні доручення, товарно-транспортні накладні тощо).
Акт звіряння взаєморозрахунків складається бухгалтерами за допомогою програми 1-С. Проте індивідуальні підприємці часто покладають він обов'язки бухгалтера. У документ мають бути включені такі відомості:
найменування сторін;
підстави виникнення заборгованості (реквізити договору);
реквізити первинних документів;
власне прихід та витрата коштів між контрагентами;
підписи уповноважених осіб На документі обов'язково має бути підпис директора.
Якщо контрагент не бажає підписувати акт звірки взаєморозрахунків, отже, не має наміру визнавати борг, що може свідчити про необхідність направлення за договором поставки та подання позову до суду.
Акт звірки взаєморозрахунків- це документ, який складається з метою перевірки та підтвердження взаємних розрахунків між сторонами за якийсь період часу – місяць, квартал, рік. Іншими словами, це перевірка відвантажень, оплат за конкретним контрагентом та виявлення кінцевої суми заборгованості однієї сторони перед другою (якщо така є) на певну дату.
Як скласти акт звіряння взаєморозрахунків
Цей акт зазвичай складається бухгалтером. Бланк акта звірки взаєморозрахунків не закріплений законодавчо, тому кожна організація має право створювати його у довільній, зручній для неї формі.
У цьому документі в табличній формі відображаються за дебетом та кредитом усі операції за певний період часу по кожній з організацій: продаж, оплата, прихід (номер, дата проведення документа та сума), виводиться загальний оборот за період та кінцеве сальдо.
Акт звіряння взаєморозрахунків складається у двох примірниках, по одній копії для кожної сторони, підписується керівниками та скріплюється печатками організацій.
Відповідно до Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності до складання річний бухгалтерської (фінансової) звітності до обов'язковому порядку має передувати всіх активів і зобов'язань.
Звіряння взаєморозрахунків може проводитися як за конкретним договором, так і за сукупністю відносин з організацією-контрагентом за певний період.
В акті звіряння взаєморозрахунків мають бути зазначені номер, період звіряння, найменування організацій.
Акт звіряння взаєморозрахунків з контрагентами, як правило, повинен містити таблицю, в якій за дебетом та кредитом внесено дані за номерами та датами первинних документів, що підтверджують поставку, оплату товарів.
Наприкінці форми акта звіряння взаєморозрахунків з контрагентами мають бути зазначені дебетові та кредитові обороти за період та кінцеве сальдо, що показує підсумкову суму заборгованості.
Акт звіряння взаєморозрахунків із контрагентами складається бухгалтерією організації, підписується генеральним директором і засвідчується печаткою організації.
Акт звіряння взаєморозрахунків із контрагентами складають у двох примірниках, які згодом відправляються на адресу контрагента.
При цьому, щоб акт звіряння взаєморозрахунків із контрагентами став законним документом, він має бути підписаний з обох сторін уповноваженими особами.
Акт звіряння взаєморозрахунків із контрагентами може бути підписаний уповноваженими особами одноосібним виконавчим органом організації (наприклад, генеральним директором, фінансовим директором тощо) або представником, який діє на підставі виданої таким органом довіреності.
Залишилися ще питання щодо бухобліку та податків? Задайте їх на бухгалтерському форумі.
Звіряння розрахунків: подробиці для бухгалтера
- Звіряє розрахунки з контрагентами за договірними зобов'язаннями
Стаття розглянута питання проведення звірки розрахунків з контрагентами перед складанням... розрахункових зобов'язань здійснюється у вигляді звірки розрахунків. Сенс звіряння розрахунків – звірити дані сторін, ... Позначена процедура документально оформляється актами звіряння розрахунків із контрагентами, у яких... згода підписом. Чи є акт звіряння розрахунків первинним документом? Документами, що підтверджують... періодичність проведення звіряння розрахунків із контрагентами, а також форму акта звіряння розрахунків. 2. ...
- Про відображення в обліку та звітності переплати за екологічними платежами
Вплив на навколишнє середовище; акт звіряння розрахунків сум плати за негативний вплив... передбачена в таких випадках процедура звіряння розрахунків внесених та (або) нарахованих сум...
- Розрахунки КК з РСО при негативному обсязі КР на СОІ
Складання РСО та виконавцем акта звірки розрахунків за договором ресурсопостачання, а також... форма цього акта. Акт звірки розрахунків складається не рідше одного разу... обов'язок РСО щодо складання актів звірки розрахунків встановлено незалежно від наявності в... РСО має бути складений акт звірки розрахунків, з якого було б видно...
- Перевірка розрахунків з постачальниками та підрядниками
Заборгованість, а також наявність актів звірки розрахунків з дебіторами та кредиторами. Порядок... актах приймання-передачі, виконаних робіт, звірках розрахунків, не заповнено поле «основа» в...
- Як повернути переплату по податках та зборах
...). Тому бажано щокварталу проводити звірку розрахунків з ІФНС, заяву про бажання...
- Як уточнити нез'ясований платіж?
Платіжного документа, податковий орган після звірки розрахунків із платником вправі зробити запит... заяви платника податків та акта спільної звірки розрахунків (якщо вона проводилася) інспекція приймає...
- Готуємось до сплати страхових внесків по-новому
Поданої статті. Проведення звірки розрахунків із страхових внесків. Звіряння розрахунків із позабюджетними фондами є... зміни адміністратора. Слід зазначити, що звіряння розрахунків бажано проводити не рідше за один... застосовуються: форма 21-ПФР – якщо звірка розрахунків проводилася з територіальним відділенням ПФР... до заниження суми страхових внесків; звірки розрахунків із ФСС та ПФР. )